Personalakte: Arbeitnehmer haben ein Recht auf Einsichtnahme!

Viele Arbeitgeber führen eine Personalakte, die die meisten Mitarbeiter noch nie gesehen haben. Dabei ist genau das Ihr gutes Recht!

Personalakte
Personalakten sind streng vertraulich! © Wolfilser / stock.adobe.com

Es gibt rein rechtlich keine Pflicht zur Führung von Personalakten. Dennoch führen sie die meisten Betriebe und Unternehmen. Sie enthalten vertrauliche Informationen über den jeweiligen Arbeitnehmer, die unmittelbar mit der Beschäftigung in Zusammenhang stehen. Die darin enthaltenen Daten sollen einen Überblick über den beruflichen Werdegang und das Arbeitsverhältnis geben. Daher sind die Daten gewissenhaft zu pflegen und dürfen keine Lücken aufweisen.

Aufgrund der vertraulichen Informationen in der Personalakte ist diese nur für einen beschränkten Personenkreis zugänglich zu machen. Aber wer gehört dazu und was ist bei der Einsichtnahme zu beachten?

Welche Angaben gehören in die Personalakte?

Bevor es darum geht, wer die Personalakte einsehen darf, möchte ich auf den Inhalt etwas näher eingehen. Denn es gibt Daten, die in der Akte aufgeführt werden dürfen. Andere wiederum dürfen darin nicht auftauchen!

Auch wenn es keine gesetzlichen Vorschriften gibt, welche Unterlagen genau in die Personalakte gehören, so gibt es aber die Maßgabe, dass diese nur für die Beschäftigung relevante Informationen enthalten darf. Hierzu gehören unter anderem:

• Bewerbungsunterlagen
• Zeugnisse und Zertifikate
• Eignungstests
• Personalfragebogen
Arbeitsvertrag
• besondere Vereinbarungen
• Mitgliedschaften im Betriebsrat
• Sozialversicherungsdaten
• Steuerunterlagen
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Lohnpfändungen
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
• Urlaubsanträge
• Schriftwechsel Arbeitgeber – Arbeitnehmer
• Aktennotizen über geführte Gespräche mit dem Arbeitnehmer
Abmahnungen und ggf. Stellungnahmen / Gegendarstellungen
Arbeitszeugnisse
• Kündigungsschreiben / Aufhebungsvertrag

Wie bereits erwähnt, dürfen einige Unterlagen nicht in der Personalakte auftauchen. Hierzu gehören Unterlagen, die in die Privatsphäre des Arbeitnehmers eingreifen, wie diese hier:

• politische Ausrichtung
• sexuelle Orientierung
• Religion, wenn nicht steuerlich relevant
• ärztliche und psychologische Unterlagen
• private Vorlieben
• Beiträge aus sozialen Netzwerken

Einsichtnahme in die Personalakte

Wie bereits angedeutet, enthalten Personalakten vertrauliche Daten, die nur von einem begrenzten Personenkreis eingesehen werden dürfen. Hierbei stellt sich die Frage, wer zu diesem Personenkreis gehört und unter welchen Umständen die Einsichtnahme möglich ist.

Wer darf die Personalakte einsehen?

Da die Personalakte vertrauliche Informationen über den Arbeitgeber enthält, hat dieser das Recht auf eine uneingeschränkte Einsicht in die Personalakte. Hierbei spielt es auch keine Rolle, ob es einen Betriebsrat gibt oder nicht.

Ansonsten dürfen nur die Mitarbeiter im Unternehmen, die Personalentscheidungen treffen müssen, die Personalakte einsehen. Allen anderen Mitarbeitern ist dies nicht gestattet. Ist ein Betriebsrat vorhanden, hat auch dieser kein Recht zur eigenständigen Einsicht. Jedoch kann gemäß § 83 Abs. 1 S. 2 BetrVG ein Betriebsratmitglied auf Bitte des Arbeitnehmers bei der Einsicht dabei sein. Das Betriebsratmitglied unterliegt dabei der Schweigepflicht, von der ihn nur der Arbeitnehmer entbinden kann.

Wünscht der Arbeitnehmer, dass Personen außerhalb des Unternehmens – beispielsweise ein Anwalt – der Akteneinsicht beiwohnen, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Unter Umständen kann der Arbeitgeber auch sein Hausrecht ausüben und einer Akteneinsicht Dritter widersprechen, wenn Gründe dagegen sprechen. Dies geht aus dem Urteil des Arbeitsgerichtes Stuttgart vom 29.11.2018 (10 Ca 1048/18) hervor.

Regelungen für die Einsichtnahme

Personalakte: Regelungen in der Betriebsvereinbarung
Betriebsvereinbarung können Regelungen enthalten – © eccolo / stock.adobe.com
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Bedingungen für die Einsicht in die Personalakte festzulegen. Diese können beispielsweise schon in einem Tarifvertrag geregelt sein oder im Rahmen einer Betriebsvereinbarung festgelegt sein. So können unter anderem der Ort und die Häufigkeit der Akteneinsicht geregelt sein. Hier kann es auch Regelungen zur Durchführung der Einsichtnahme geben.

» Tipp: Wichtige Informationen zur Betriebsvereinbarung finden Sie auf fachanwalt.de.

Tipp: Digitale Personalakte bietet Vorzüge gegenüber der Papierform

Werden Personalakten in Papierform geführt, ist die Einsichtnahme mit einigem Aufwand verbunden. Werden bestimmte Informationen benötigt, dauert es zum Teil recht lange, die benötigten Unterlagen zu finden. Digitale Personalakten bieten dagegen sowohl für die Mitarbeiter in der Personalabteilung als auch für den einsichtnehmenden Arbeitnehmer Vorteile. So ermöglicht die Software, wie sie beispielsweise auf haufe.de angeboten wird, die Möglichkeit, die Informationen nach Themen zu sortieren und schon allein dadurch die Suche stark zu vereinfachen. Zudem lassen sich die benötigten Unterlagen durch eine Suchfunktion noch schneller finden.

Welche Rechte haben Arbeitnehmer bei der Einsichtnahme ihrer Personalakte?

Viele Arbeitnehmer wissen überhaupt nicht, dass sie ihre Personalakte während der Arbeitszeit im Unternehmen einsehen dürfen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es dafür einen triftigen Grund gibt oder nicht. Es ist sogar erlaubt, dass Kopien von einzelnen Unterlagen gefertigt werden, um diese von einem Fachmann prüfen zu lassen.

Unter Umständen befinden sich Unterlagen in der Akte, die nach Ansicht des Arbeitnehmers nicht hineingehören oder nicht der Wahrheit entsprechen. In einem solchen Fall kann der Arbeitnehmer verlangen, dass diese Unterlagen entfernt werden oder eine Gegendarstellung hinzugefügt wird. Kommt der Arbeitgeber dieser Pflicht nicht nach, kann diese Forderung vor Gericht geltend gemacht werden.

Einschichtnahme nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses?

Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gibt es manchmal Klärungsbedarf – etwas bei Uneinigkeit beim Arbeitszeugnis. Zu diesem Zwecke kann der Arbeitgeber seine Personalakte auch zu diesem Zeitpunkt noch einsehen. Hierzu gibt es auch ein Urteil vom Bundesarbeitsgericht vom 12.07.2016 : 9 AZR 791/14.

Jedoch ist die Einsichtnahme nur für einen bestimmten Zeitraum nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses möglich. Für Personalakten gibt es zwar keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Jedoch können Arbeitnehmer innerhalb von drei Jahren arbeitsrechtliche Ansprüche gegen ihren ehemaligen Arbeitgeber geltend machen – beginnend mit Ablauf des 31. Dezember des Jahres, in dem der Arbeitsvertrag endete. Innerhalb dieser Zeit kann beispielsweise noch ein Arbeitszeugnis angefordert werden. Aus diesem Grunde ist die Personalakte mindestens drei Jahre aufzubewahren.