Personalunterlagen sicher aufbewahren

Personalunterlagen sicher aufbewahren
Die Personalunterlagen müssen sicher und geschützt aufbewahrt werden

Die zuverlässige und gesicherte Aufbewahrung von Personalunterlagen gehört in die unternehmenstechnischen Arbeitsbereiche, welche auch als Aktenmanagement bezeichnet werden. Innerhalb der ausgeführten Verwaltungstätigkeiten geht es nicht nur darum, Dokumente, wichtige schriftliche Unterlagen und Akten geordnet und sauber aufzubewahren, sondern sie auch einer sicheren Verwahrung zuzuführen.

In diesem Zusammenhang sollen gerade die Personalakten, welche ebenfalls den entsprechenden datenschutzrechtlichen Regelungen unterliegen, vor unbefugtem Zugriff und Einsicht durch Dritte geschützt werden. Dies betrifft ebenfalls Verlust der Personalakten durch Diebstahl oder unvorhergesehene Ereignisse.

Optimierung Ihrer Arbeit im Büro

Ein weiterer Effekt, welcher durch die sachgerechte und sinnvolle Verwaltung von Personalunterlagen erzielt wird, ist die Wirtschaftlichkeit im Umgang mit den Unterlagen und Dokumenten und die Erhöhung der Effizienz bürotechnischer Arbeiten. Die Optimierung von unternehmensbezogenen Prozessen durch ein effektives Dokumenten-Management ist hierbei das Ziel.

Personalhefter löst Registratur ab

Aus diesem Grund werden in einer sogenannten Personal-Registratur, wie sie vielfach aus vergangenen Zeiten bekannt ist, heute kaum noch Personalakten untergebracht. Die Registratur wurde abgelöst durch moderne innovative und platzsparende Vorrichtungen.
Eine praktische Neuerung für die sichere Verwahrung von Personalakten sind die als Personalhefter bezeichneten Lösungen. Sie besitzen integrierte Trennblätter und Vorrichtungen zum einfachen Abheften der unterschiedlichen Dokumente, aus denen eine Personalakte besteht. Günstig ist es, um eine schnelle Auffindbarkeit und Systematisierung der Unterlagen zu erreichen, diese nach den Personalien, nach den vertraglichen Vereinbarungen, den Tätigkeiten und dem Gehalt, der Kategorie Gesundheit und Anwesenheit zu ordnen.

Trennblätter sorgen für Übersichtlichkeit

Erweitert wird dieses Prinzip durch sogenannte Trennblätter für weiteren Schriftverkehr und sonstige Dokumente, welche eine Personalakte ergänzen. Die Trennblätter können je nach Bedarf außerdem noch personen- und unternehmensspezifisch erweitert werden.
Diese Personalhefter können mit einer sogenannten Checkliste kombiniert werden. Diese ermöglicht einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand der Personalunterlagen und deren Vollständigkeit. Für eine lange Lebensdauer der Personalhefter sorgt deren Beschaffenheit aus stabilem Kartonagenmaterial oder aus hochwertigen Kunststoffen.

Personalakten in Kassetten aufbewahren

Die Personalhefter können je nach System entweder als Ausführung passend für eine sogenannte Flachablage oder für das Einbringen in Dokumentenauszüge genutzt werden. Für die letztere Variante befinden sich entsprechende Hängeschienen an den Personalheftern. Unter Beachtung des Aspektes der sicheren Verwahrung von Personalakten ist es grundlegend, dass diese nicht gemeinsam mit den täglichen Schriftstücken für interne Vorgänge und Termine deponiert werden sollen. Eine praktische Lösung dafür stellen verschiedenartige Kassetten oder Aufbewahrungsbehältnisse dar, welche vorwiegend aus robustem und einbruchssicherem Stahl bestehen. Empfehlenswert sind in diesem Bezug auch die Stahlkassetten, welche zuverlässig verschließbar sind und je nach Umfang der einzubringenden Personaldokumente eingesetzt werden können. Ausgehend von den kleinsten Stahlkassetten eigenen sich diese zunächst für die Unterbringung von mindestens zwölf Personalheftern. Erweitert sich die Anzahl der aufzubewahrenden Dokumentenmappen, dann bieten zahlreiche Hersteller für die sichere, diskrete und vertrauliche Verwahrung sogenannte Akten- und Hängeregistraturen an. Diese sind ebenfalls enorm widerstandsfähig gegenüber mechanischer Beanspruchung und bewahren Akten gleichzeitig gegen Vernichtung oder Beschädigung durch offenes Feuer.

>> Landesarchiv Baden Württemberg informiert über Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Besonderer Schutz in stabilen Aktenschränken

Einen hochgradigen Schutz bieten die stabilen Aktenschränke und Hängeregistraturen gegen Datenklau, wodurch einem erhöhten Sicherheitsbedürfnis und zunehmender Sensibilität mit dem sicheren Umgang mit personalbezogenen Informationen Rechnung getragen werden kann.

Lose-Blatt-Ablage hilft Zeit sparen

In einigen Wirtschafts- und Bürobereichen hat sich das sichere Verwalten von Personalunterlagen, dabei kann es sich auch um sogenannte Massenbeläge handeln, in Umsetzung der sogenannten Lose-Blatt-Ablage bewährt. Die Vorteile dieser Verwaltungsform liegen darin, dass eine Lose-Blatt-Ablage der Personaldokumente in Abhängigkeit von der konsequenten Ausführung der entsprechenden Arbeitsgänge als sicher betrachtet werden kann. Zusätzliche Tätigkeiten wie das Lochen und Heften der Dokumente entfallen dadurch, dass das Dokument nur hineingelegt werden muss. Eine Einteilung der Personalakten erfolgt in unterschiedlichen Arten des Schriftgutes. Dabei werden sowohl umgfangreiche als auch dünne Akten gleich geordnet.

Fächermappen und Dehnmappen – Je nach Bedarf

Sogenannte Fächermappen werden für die nicht so dicken Akten verwendet. Für die Dokumentensystematisierung in den voluminösen Akten sind die als Dehnmappen bezeichneten Hilfsmittel sinnvoll. Insgesamt können diese Ordnungssysteme für das sichere Aufbewahren von Personalunterlagen in einer Zentralregistratur verschlossen untergebracht werden. Wird eine Akte oder Personalmappe entnommen, dann wird an deren leeren Platz eine sogenannte Out-Mappe eingefügt, um eine zügige Auffindbarkeit zu ermöglichen.

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