Rechnung schreiben als Privatperson – das gibt es zu beachten

Es ist zwar nicht die Regel, aber auch Privatpersonen können eine Rechnung ausstellen. Was es dabei zu beachten gibt, haben wir hier zusammen gefasst.

Rechnung privat
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Auch Privatpersonen, buchhalterisch üblicherweise natürliche Personen genannt, können in die Verlegenheit kommen, eine Rechnung ausstellen zu müssen. Dies kann zum Beispiel dann passieren, wenn etwa privat verkauft (auch Dienstleistung), der Käufer dafür aber eine Rechnung verlangt. Damit Sie dann nicht dumm dastehen, sondern umgehend und souverän reagieren können, lohnt es, sich näher mit dem Thema vertraut zu machen und die folgenden Tipps und Ratschläge für eine private Rechnungsstellung zu beachten.

Wann ist eine Privatrechnung nötig?

Wenn Privatpersonen etwas veräußern, werden Privatrechnungen ausgestellt. Diese können an andere Privatpersonen, wie auch an Unternehmen gerichtet sein. Private Rechnungen sind nicht an eine bestimmte Zahlweise oder Lieferart gebunden. Die Rechnung wird also auch bei Barzahlung oder Abholung der Ware ausgestellt. Auf der Rechnung wird ein Zahlungsziel vermerkt. Wird die Rechnung bis dahin nicht beglichen, sind auch private Personen berechtigt, Mahnungen auszustellen.

Wann ist eine Rechnung „privat“?

Von einer Privatrechnung wird gesprochen, wenn es sich um einmalige Verkäufe oder Dienstleistungen handelt. Werden mehrere Rechnungen in Folge ausgestellt, wird die Rechnungsstellung zur Regelmäßigkeit und die Privatperson durch die Gewerbeanmeldung zum Unternehmer.

Muss für die Privatrechnung ein Gewerbe angemeldet werden?

Für einmalige Rechnungen, beispielsweise für den Verkauf von gebrauchter Kleidung oder Heimelektronik, muss kein Gewerbe angemeldet werden.

💡 Tipp:
Die für Privatverkäufe erzielten Einnahmen sollten in der jährlichen Steuererklärung erfasst werden.

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Eine Gewerbeanmeldung wird erst dann notwendig, wenn es sich um regelmäßige Verkäufe handelt und dabei Gewinn erzielt wird. Entscheidend ist hierbei die Regelmäßigkeit, nicht die Höhe der Einnahmen.


Achtung, Fallstricke lauern

Es lässt sich nicht immer klar abgrenzen, ob es sich um eine einmalige oder regelmäßige Rechnungsstellung handelt. Wer nur zweimal jährlich für das Rasenmähen beim Nachbarn eine Rechnung schreibt oder häufiger bei Ebay Verkäufe tätigt, läuft Gefahr, in den Augen des Finanzamtes eine regelmäßige Tätigkeit auszuüben.

Werden auf Privatrechnungen Steuern fällig?

Auf Privatrechnungen darf keine Umsatzsteuer auftauchen, auch nicht, wenn der Empfänger darauf bestehen sollte. Bei einmaligen Privatrechnungen fallen in der Regel keine Steuern an.

Auch bei Privatrechnungen greift die Umsatzsteuerregelung für Kleinunternehmer, nach der die Bruttoeinnahmen im Jahr 17.500 Euro nicht übersteigen dürfen.

💡 Tipp:
Auch Gewerbetreibende oder Freiberufler zahlen nicht zwangsläufig Steuern, es kommt immer auch auf die Höhe der Rechnungssumme an.

Welche Regelungen gelten für das Ausstellen von Privatrechnungen?

Wer eine Privatrechnung ausstellt, kann sich dabei an Rechnungen orientieren, die von Unternehmen ausgestellt werden. Vom Aufbau her unterscheiden sich die Rechnungen kaum.

Folgende Angaben dürfen auf einer Privatrechnung nicht fehlen

  • vollständiger Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
  • Rechnungsdatum
  • Zeitpunkt der Warenlieferung oder Erbringung der Dienstleistung
  • Art und Umfang der Ware oder Dienstleistung
  • Verweis auf einen Privatverkauf

Welche Besonderheiten sind bei der Privatrechnung zu beachten?

Auf einer privaten Rechnung darf keine Mehrwertsteuer auftauchen. Es wird also lediglich der eigentliche Betrag genannt. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Rechnung ebenfalls an eine Privatperson gestellt wird oder es sich um ein Unternehmen, welches selbst steuerpflichtig ist, handelt.

Daher sollte jede Privatrechnung nochmals gesondert auf diesen Umstand hinweisen, etwa in folgender Form:

“Da es sich bei vorliegender Lieferung/ausgeführter Leistung um eine private Arbeit handelt, entfällt nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) die Berechnung der Umsatzsteuer.”

Wie viel darf auf Privatrechnungen verrechnet werden?

Privatrechnungen können in unbegrenzter Höhe ausgestellt werden. Steuerfrei bleiben Privatleistungen allerdings nur, wenn der Gewinn weniger als 730 Euro beträgt. Eine Pflicht zur Versteuerung besteht dann nur, wenn es sich um wiederkehrende Einnahmen handelt. Dies kann in § 23 EStG nachgelesen werden.

Bei wiederkehrenden Rechnungen handelt es sich nicht mehr um eine Privatrechnung. Der Rechnungsteller muss dann ein Gewerbe anmelden und wird zum nebenberuflich Selbstständigen, also zum Unternehmer. Dann fallen automatisch auch Einkommenssteuer, Abgaben zur Sozialversicherung usw. an.

Garantieleistungen bei privaten Rechnungen – ja oder nein?

Die gesetzlich festgelegte Garantie, bzw. das 14tägige Widerrufsrecht, welches für Käufe und Verkäufe innerhalb Deutschlands vorgeschrieben ist, greift hier nicht.

💡 Tipp:
Auf der Rechnung kann vermerkt werden: “Da es sich um einen Privatverkauf handelt, entfallen jegliche Garantieansprüche.”

Um Streitigkeiten zu vermeiden, besonders wenn es sich um gebrauchte Ware handelt, die nicht mehr dem Neuwert entspricht, sollte der Verkäufer bereits im Vorfeld auf bekannte Mängel des Artikels hinweisen.

Über Ringo Dühmke 632 Artikel
Gründer von Arbeitstipps.de und einigen anderen Websites. Gelernter Kaufmann mit großer Leidenschaft für (das Schreiben über) Unternehmen und Unternehmer aller Art, für Onlinemarketing, Digitalisierung und Automatisierung.

17 Kommentare

  1. Wie genau ist die Rechtslage denn bei einer arbeitslosen Person, die eine (einmalige) Privatrechnung schreibt? Gibt es da unterschiede? Ausserdem: Aus welchen Gesetzen (genau) ergibt sich das alles?

  2. Hallo. Laut unserem Finanzamt ist diese Variante des einmaligen Dazuverdienstes gänzlich unbekannt. (Abteilung Umsatzsteuer) Auch für absolut einmalige Arbeiten muss man einen Gewerbeschein haben. Auch bei vier Steuerkanzleien und einer Lohnsteuerhilfe später stehe ich immernoch im unklaren was jetzt stimmt und was nicht.

  3. Hallo
    Ich kann demnächst als freier Mitarbeiter in einer Schule aushelfen
    Soll aber Rechnungen schreiben.
    Da ich eine Privatperson bin und noch an meinem Lernatrainer arbeite wie geht so etwas ohne das Gesetz zu brechen
    Mit freundlichen Grüßen
    Ramona Kirchner

  4. Hallo Ramona,
    … dann sind Sie unternehmerisch tätig und je nach Tätigkeit – womöglich freiberuflich tätig (=ohne Gewerbe). Dennoch brauchen Sie eine spezielle Steuernummer, die Sie bei Ihren Rechnungen angeben. Umsatzsteuerpflicht entsteht erst dann, wenn Sie für mehr als 17.500 € im Jahr Rechnungen ausstellen.

  5. Hi,
    da ich für eine andere Firma als die wo ich eingestellt bin, eine einmalige Übersetzung gemacht habe, muss ich jetzt eine Rechnung schreiben. Es geht um eine Pauschal von 400 euro für diese einmalige Dienstleistung. Meine Fragen sind:
    – Muss ich diese Rechnung am ende des Jahres in meiner Steuererklärung berücksichtigen?

    – Fallen dann Einkommenssteuern auf dieser Gewinn an? Ich frage mich ob ich das für mein Pauschalsumme beachten soll, weil meine Anforderung ist das ich für dieser einmalige Tätigkeit 400 euro netto bekommen möchte.

    Vielen Dank im Voraus!

    MfG

    Alexandra

  6. Ich habe einen Minijob.putze in der Woche 3 std. Jetzt wollen die , bei denen ich putze, das ich eine Rechnung schreibe. Ich verdiene monatlich bei den Minijob 144 Euro. Was muss ich da jetzt machen? Muss ich ein Gewerbe anmelden ? Wenn ja muss ich dann steuern zahlen.kenne mich da ehrlich gesagt nicht aus.

  7. Als Privatperson vermiete ich meinem Büro (umsatzsteuerpflichtig) einen Büroraum in meinen Räumlichkeiten. Um die Steuern der Miete zu sparen würde die Unternehmerin gerne die Vermietung inkl. Mehrwertsteuer für den Vorsteuerabzug fürs Finanzamt. Ist das irgendwie möglich?

  8. Sehr geehrte Damen und Herren,

    meine ehemalige Mietwohnung wurde nach dem Auszug von einem angeblichen Fachbetrieb renoviert. Die Rechnung ist aber eine Privatrechnung des Vermieters(im Briefkopf steht sein Name und seine Anschrift), die auch eine Umsatzsteuer enthält. Angegeben ist aber nicht die korrekte Umsatzsteueridentifikationsnummer eines „Fachbetriebes“, sondern lediglich die allgemeine Steuernummer des Vermieters als natürliche Person.
    Ist so etwas Rechtskonform? Der Vermieter führt ja kein Unternehmen und kann daher auch keine Umsatzsteuer berechnen.
    Mit freundlichen Grüßen H.Cordes

  9. Danke für die informative Seite! Wie sieht es aber aus, wenn ich z.B. Materialkosten oder Fremdleistungen weiter verrechnen will, auf die ich USt. bezahlt habe?

  10. Alle Fragen die ich hier gelesen habe, gehören einem Steuerberater gestellt, denn dieser berät in Steuersachen und auch nur dieser darf das! Die Homepage hier wird einen Teufel tun und rechtsberatend tätig werden (ausser sie darf es).

    Leute, geht mit den Fragen zu eurem Steuerberater!

  11. Hallo Ringo,
    vielen Dank für diese vielen und guten Tipps. Du hast mir echt geholfen!
    Herzliche Grüße von Paulina

  12. Es gibt keine gesetzliche Garantie, sondern eine Gewährleistung. In Punkto Beweislast ist dies ein riesen Unterschied und sollte daher auch richtig gestellt werden.

  13. Hallo zusammen! Dürfen in einer privaten Rechnung der Stundenloh aufgeführt werden? Wir haben für jemanden Lampen gefertigt, was natürlich auch wahnsinnig viel Zeit in Anspruch genommen hat.
    Vielen Dank schon mal Vorab!

  14. Wenn ich eine Dienstleistung im grafischen Bereich von einer Privatperson annehme, wie kann ich diese dann bei meinen Ausgaben so eintragen, dass weder der Privatperson noch mir ein finanzieller „Schaden“ entsteht? Sonst müsste ich es ja quasi als Privatentnahme verbuchen, darf diese dann aber nicht zu den Ausgaben zählen. Habe demnach einen höheren Gewinn erzielt, welcher ja in Wirklichkeit weniger ist, durch die Entnahme der Summe X Y für die Dienstleistung.

  15. Für eine einmalige Veranstaltung bekomme ich ein Sponsoring in Höhe von 1000€. Die Firma möchte dafür eine Rechnung. Kann ich diese auch so als Privatperson austellen?

  16. Hallo!

    1) Ich bin derzeit als Trainerin im Fitnessstudio tätig und seit längerer Zeit in Kurzarbeit.
    2) Nebenbei arbeite ich auf selbstständiger Basis (Rechnung) für eine Content-Management-Firma. (ca. 600-800 Euro im Monat)
    3) Zusätzlich fange ich jetzt im Test-Centrum an. (ebenfalls in etwa 800 Euro auf Rechnung)
    4) Nun wurde ich gefragt, ob ich einer Influencerin helfen könne, ihren Content zu bearbeiten. Sie möchte das ich ebenfalls Rechnungen schreibe. Pro Monat soll ich hier 400 Euro bekommen).

    Meine Frage nun, was muss ich alles versteuern lassen, lohnt es sich überhaupt auf Rechnung zu arbeiten oder wäre ein 450 Euro Job sinnvoller, bleibt überhaupt nach meiner Steuererklärung was für mich übrig? Ich habe leider gar keine Ahnung … ich habe Angst, dass ich das Geld jetzt bekomme und ganz viel zurück zahlen muss.

    Freue mich über eine Auskunft!
    Danke und LG

  17. Hallo Jana,

    ich war lange selbständig, und mein Anfang klingt ein bisschen so wie bei Dir – ein Gemischtwarenladen von Leistungen.
    Damals habe ich mir als selbständiger (Einzelfirma) eine Steuernummer beim Finanzamt geben lassen.
    Das ist hier keine Steuerberatung, sondern 1-2 Erfahrungswerte, vielleicht hilft das. Nichts destoweniger solltest Du das aufgrund der Unterschiede der Tätigkeiten mit einem Profi beraten.
    Meine Erfahrungen:
    – ich habe von Anfang an versucht dem Sammelsurium an Arbeiten ein Dach zu geben, das war in dem Fall Beratung für Medien – such Dir was, unter dem Du im Idealfall alles ‚Gruppieren‘ kannst, das Ziel ist, dass diese Tätigkeit keinem Gewerbe unterliegt
    – Steuern musst Du immer zahlen, rechne damit, leg das Geld dafür zurück, ausser Du bist Allem definitiv unter dem Steuerfreibetrag.
    – Denk dran: es gibt nicht nur Steuern, sondern auch Krankenversicherung, Rentenversicherung etc. Auch das will und MUSS bezahlt werden. Du kannst mit deutlich weniger bei weg kommen als Selbständige/r und besser Absetzen und Investieren, aber Du musst das berücksichtigen. Manche Befreiungen (wenn überhaupt) greifen nur unter gewissen Voraussetzungen
    – denk an die korrekte Stellung der Rechnungen, nur dann wirst Du ordentlich bezahlt (ggfs. Gewerbeschein, BfA-Befreiung, falls zutreffend, Angabe der Steuer-ID vom Fiskus etc.)
    – es kann sein, dass Jahre später bei einer Prüfung ne Schelle kommt und ein Finanzbeamter sagt: „Dochdoch, wir sind nun der Meinung, dass diese und jene ihrer Tätigkeiten sehr wohl Gewerbesteuerpflichtig ist!“ und plopp haste die Summe nachträglich auf dem Kasten.

    => wenn das Fitnessstudio eine Festanstellung ist, dann betrifft das die Selbständigkeit nicht, möglicherweise bist Du aber darüber krankenversichert – das wäre ein grosser Vorteil, prüfen! Ausserdem musst Du zwar beides in der Steuererklärung angeben, unter dem Dach Deiner Tätigkeit musst/müsstest Du aber nur die kreativen Tätigkeiten vereinen (was für mich machbar klingt).
    => Kohle für die Sachen zurücklegen
    => steuerliche Beratung suchen
    => sei kreativ, aber mach Dich kundig. Steuerberater sind selten kreativ und veranlagen Dich gesetzeskonform, aber nicht zwingend steueroptimiert!
    => schau in den Katalog der Freiberufler, vielleicht ist da was für Dich dabei.
    => pass auf, dass Dich niemand in die Abteilung der Scheinselbständigen stecken kann. Recherchier das. Ist für den Pseudo-Arbeitgeber id.Regel wesentlich unangenehmer, aber Du willst auf nicht plötzlich angestellt sein, wo das vorher nicht Thema war, gibt nur Ärger.

    Viel Erfolg!

    P.S. Für 15 Jahre war das ganz witzig und auch einträglich, aber irgendwann war ich froh, mich um den ganzen Kram nicht mehr zu kümmern. Ich kann arbeiten wie ein Tier, aber der ganze Kram drumrum muss einem auch irgendwie liegen…

    PP.S: Denk an Deine Altersvorsorge. Das geht gern unter, v.a. wenn man sich von der bekloppten Rente hat befreien lassen. Ist sicher nicht schlecht, die taugt eh nicht viel (auch nicht nix, aber eben nicht viel) und man hat mehr Geld zur Verfügung, aber eben nicht ‚übrig‘ – man sollte einen Teil flexibel anlegen. Wenn alles gut läuft, baust Du Dir ein langfristiges Polster auf, wenn es mal hakt kannst Du notfalls dran. Ja, damit muss man sich ggfs. auch noch beschäftigen. …-)

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