Arbeitsplatzbeschreibung – Aufbau, Inhalte und Muster

Was ist eine Arbeitsplatzbeschreibung, was sind die Inhalte und wie ist der Aufbau? All das und zudem noch ein kostenloses Muster finden Sie in dem nachfolgenden Artikel.

Eine Arbeitsplatzbeschreibung ist die konkrete Beschreibung von Tätigkeiten, die der Stelleninhaber eines konkreten Arbeitsplatzes zu erbringen hat. Die Beschreibung der in einer Organisation vorhandenen Arbeitsplätze dient als Erweiterung des Organigramms. Es werden Aufgaben konkretisiert und die Über- und Unterordnungsbeziehungen zu anderen Stellen im Unternehmen festgelegt und spezifiziert.

Die Erstellung einer Beschreibung des Arbeitsplatzes erfolgt üblicherweise eigenständig durch den Beschäftigten selbst. Möglich ist auch, dass die relevanten Daten im Rahmen eines Interviews vom Beschäftigten erhoben, und die Arbeitsplatzbeschreibung von einem anderen Bereich – klassischerweise von der Personalabteilung – erstellt wird.

Wie ist eine Arbeitsplatz- oder Stellenbeschreibung aufgebaut?

Wie eine Beschreibung auszusehen hat, kann jedes Unternehmen selbst festlegen, definierte Standards gibt es nicht. Üblicherweise beginnt eine Arbeitsplatzbeschreibung mit der Erfassung der Daten des Stelleninhabers, gibt dann Aufschluss über das Tätigkeitsspektrum und endet mit einer Bewertung bzw. Eingruppierung des Arbeitsplatzes in das Tarifgefüge des Unternehmens.

Welche Inhalte umfasst die Arbeitsplatzbeschreibung?

Zum Inhalt einer Arbeitsplatzbeschreibung gehören zunächst rein organisatorische Daten, wie

• die Stellenbezeichnung (z.B. „Sekretärin des Bereichsleiters“)
• eventuell eine Organisationsnummer
• das Kürzel
• Standort und Adresse des Arbeitsplatzes
• Name des Stelleninhabers
• Titel und Erreichbarkeit.

Außerdem soll die organisatorische Einbettung in die Gesamtstruktur des Unternehmens wiedergegeben werden, ebenso, wer den Stelleninhaber im Krankheits- oder Urlaubsfall vertritt.

» Wichtig: Festlegen der Hauptaufgabe
Aus der Arbeitsplatzbeschreibung muss auch hervorgehen, welche Hauptaufgabe der Stelleninhaber wahrnimmt, welche Kompetenzen er hat und wer ihm gegenüber weisungsbefugt ist. Die Hauptaufgabe sollte möglichst genau beschrieben werden, um dem Stelleninhaber ein möglichst genaues Bild darüber zu geben, was von ihm erwartet wird.

» Nebenaufgaben nicht vergessen
Eventuelle Nebenaufgaben mit einer geringen Priorität dürfen gerne vage umschrieben werden, um Spielraum für Erweiterungen zu haben. Sofern möglich, sollte in der Aufstellung der Tätigkeiten auch festgelegt werden, mit welchem prozentualen Anteil an der Gesamtarbeitszeit die jeweilige Aufgabe zu bearbeiten ist. Eventuelle Nebenabreden – beispielsweise eine Teilzeitvereinbarung oder festgelegte Home Office-Zeiten – sollten ebenfalls nicht unerwähnt bleiben.

» Kompetenzen festlegen
Welchen Entscheidungs- und Ermessensspielraum der Stelleninhaber bei der Ausübung seiner Tätigkeiten hat, sollte aus der Beschreibung seines Arbeitsplatzes ebenfalls hervorgehen.
Aufgenommen werden müssen auch die Ziele, welche der Stelleninhaber erreichen soll. Das können ganz konkrete Ziele sein, wie etwa die Umsetzung eines bestimmten Projekts oder das Erreichen bestimmter Kennzahlen, es können aber auch unternehmensweite Ziele aufgenommen werden, etwa die Einhaltung bestimmter Standards bei der Erledigung von Aufgaben.

Die Aufgabenbeschreibung mündet in der Stellenbewertung bzw. in der Eingruppierung des Arbeitsplatzes in den Tarif des Unternehmens.

Warum sind Arbeitsplatzbeschreibungen wichtig?

Eine Arbeitsplatz- oder Stellenbeschreibung gibt einem Beschäftigten Sicherheit darüber, was das Unternehmen von ihm bzw. von der Einrichtung seines Arbeitsplatzes erwartet. Der Beschäftigte erhält außerdem Aufschluss darüber, welche Tätigkeit dem Unternehmen welche Eingruppierung wert ist – der Beschäftigte kann demnach ableiten, wie sich sein Aufgabenspektrum verändern müsste, um eine höhere Eingruppierung zu erlangen. Andersherum schützt eine sorgsam erstellte Stellenbeschreibung auch vor einer Abqualifizierung des Beschäftigten oder vor einer zu niedrigen Eingruppierung.

» Vorteile einer Arbeitsplatzbeschreibung
Ein wesentlicher Vorteil einer Stellenbeschreibung liegt für das Unternehmen darin, dass über sie die Arbeitsprozesse innerhalb der Organisation klar strukturiert werden. Außerdem kann sich das Unternehmen über eine Auswertung, der in den Beschreibungen erfassten Daten Informationen darüber verschaffen, welche Aufgaben verteilt sind, welche eventuell doppelt vergeben sind oder welche Aufgaben gar nicht verteilt wurden. Die Beschreibungen sind damit ein wesentliches Instrument der Informationsbeschaffung für das Unternehmen.

» Arbeitsplatzbeschreibung – Muster zum Ausdrucken
Damit Sie sich eine Arbeitsplatzbeschreibung praktisch besser vorstellen können, steht bei der Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg ein Formular zur Verfügung:
» Zum Download (für Angestellte und Beamte)

Unter Hamburg.de finden Sie eine Arbeitsplatzbeschreibung für Unternehmer:
» Zum Download