Arbeitstipps.de https://www.arbeitstipps.de Tipps die Ihnen die Arbeit erleichtern Mon, 21 Jun 2021 17:01:32 +0000 de-DE hourly 1 https://wordpress.org/?v=5.7.2 https://www.arbeitstipps.de/wp-content/uploads/2019/02/arbeitstipps-icon-75x75.png Arbeitstipps.de https://www.arbeitstipps.de 32 32 Personalakte: Arbeitnehmer haben ein Recht auf Einsichtnahme! https://www.arbeitstipps.de/personalakte-einsichtnahme.html Mon, 21 Jun 2021 17:01:32 +0000 https://www.arbeitstipps.de/?p=10884 Viele Arbeitgeber führen eine Personalakte, die die meisten Mitarbeiter noch nie gesehen haben. Dabei ist genau das Ihr gutes Recht! Es gibt rein rechtlich keine Pflicht zur Führung von Personalakten. Dennoch führen sie die meisten ...

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Viele Arbeitgeber führen eine Personalakte, die die meisten Mitarbeiter noch nie gesehen haben. Dabei ist genau das Ihr gutes Recht!

Personalakte
Personalakten sind streng vertraulich! © Wolfilser / stock.adobe.com

Es gibt rein rechtlich keine Pflicht zur Führung von Personalakten. Dennoch führen sie die meisten Betriebe und Unternehmen. Sie enthalten vertrauliche Informationen über den jeweiligen Arbeitnehmer, die unmittelbar mit der Beschäftigung in Zusammenhang stehen. Die darin enthaltenen Daten sollen einen Überblick über den beruflichen Werdegang und das Arbeitsverhältnis geben. Daher sind die Daten gewissenhaft zu pflegen und dürfen keine Lücken aufweisen.

Aufgrund der vertraulichen Informationen in der Personalakte ist diese nur für einen beschränkten Personenkreis zugänglich zu machen. Aber wer gehört dazu und was ist bei der Einsichtnahme zu beachten?

Welche Angaben gehören in die Personalakte?

Bevor es darum geht, wer die Personalakte einsehen darf, möchte ich auf den Inhalt etwas näher eingehen. Denn es gibt Daten, die in der Akte aufgeführt werden dürfen. Andere wiederum dürfen darin nicht auftauchen!

Auch wenn es keine gesetzlichen Vorschriften gibt, welche Unterlagen genau in die Personalakte gehören, so gibt es aber die Maßgabe, dass diese nur für die Beschäftigung relevante Informationen enthalten darf. Hierzu gehören unter anderem:

• Bewerbungsunterlagen
• Zeugnisse und Zertifikate
• Eignungstests
• Personalfragebogen
Arbeitsvertrag
• besondere Vereinbarungen
• Mitgliedschaften im Betriebsrat
• Sozialversicherungsdaten
• Steuerunterlagen
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Lohnpfändungen
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
• Urlaubsanträge
• Schriftwechsel Arbeitgeber – Arbeitnehmer
• Aktennotizen über geführte Gespräche mit dem Arbeitnehmer
Abmahnungen und ggf. Stellungnahmen / Gegendarstellungen
Arbeitszeugnisse
• Kündigungsschreiben / Aufhebungsvertrag

Wie bereits erwähnt, dürfen einige Unterlagen nicht in der Personalakte auftauchen. Hierzu gehören Unterlagen, die in die Privatsphäre des Arbeitnehmers eingreifen, wie diese hier:

• politische Ausrichtung
• sexuelle Orientierung
• Religion, wenn nicht steuerlich relevant
• ärztliche und psychologische Unterlagen
• private Vorlieben
• Beiträge aus sozialen Netzwerken

Einsichtnahme in die Personalakte

Wie bereits angedeutet, enthalten Personalakten vertrauliche Daten, die nur von einem begrenzten Personenkreis eingesehen werden dürfen. Hierbei stellt sich die Frage, wer zu diesem Personenkreis gehört und unter welchen Umständen die Einsichtnahme möglich ist.

Wer darf die Personalakte einsehen?

Da die Personalakte vertrauliche Informationen über den Arbeitgeber enthält, hat dieser das Recht auf eine uneingeschränkte Einsicht in die Personalakte. Hierbei spielt es auch keine Rolle, ob es einen Betriebsrat gibt oder nicht.

Ansonsten dürfen nur die Mitarbeiter im Unternehmen, die Personalentscheidungen treffen müssen, die Personalakte einsehen. Allen anderen Mitarbeitern ist dies nicht gestattet. Ist ein Betriebsrat vorhanden, hat auch dieser kein Recht zur eigenständigen Einsicht. Jedoch kann gemäß § 83 Abs. 1 S. 2 BetrVG ein Betriebsratmitglied auf Bitte des Arbeitnehmers bei der Einsicht dabei sein. Das Betriebsratmitglied unterliegt dabei der Schweigepflicht, von der ihn nur der Arbeitnehmer entbinden kann.

Wünscht der Arbeitnehmer, dass Personen außerhalb des Unternehmens – beispielsweise ein Anwalt – der Akteneinsicht beiwohnen, ist dies nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Unter Umständen kann der Arbeitgeber auch sein Hausrecht ausüben und einer Akteneinsicht Dritter widersprechen, wenn Gründe dagegen sprechen. Dies geht aus dem Urteil des Arbeitsgerichtes Stuttgart vom 29.11.2018 (10 Ca 1048/18) hervor.

Regelungen für die Einsichtnahme

Personalakte: Regelungen in der Betriebsvereinbarung
Betriebsvereinbarung können Regelungen enthalten – © eccolo / stock.adobe.com
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Bedingungen für die Einsicht in die Personalakte festzulegen. Diese können beispielsweise schon in einem Tarifvertrag geregelt sein oder im Rahmen einer Betriebsvereinbarung festgelegt sein. So können unter anderem der Ort und die Häufigkeit der Akteneinsicht geregelt sein. Hier kann es auch Regelungen zur Durchführung der Einsichtnahme geben.

» Tipp: Wichtige Informationen zur Betriebsvereinbarung finden Sie auf fachanwalt.de.

Tipp: Digitale Personalakte bietet Vorzüge gegenüber der Papierform

Werden Personalakten in Papierform geführt, ist die Einsichtnahme mit einigem Aufwand verbunden. Werden bestimmte Informationen benötigt, dauert es zum Teil recht lange, die benötigten Unterlagen zu finden. Digitale Personalakten bieten dagegen sowohl für die Mitarbeiter in der Personalabteilung als auch für den einsichtnehmenden Arbeitnehmer Vorteile. So ermöglicht die Software, wie sie beispielsweise auf haufe.de angeboten wird, die Möglichkeit, die Informationen nach Themen zu sortieren und schon allein dadurch die Suche stark zu vereinfachen. Zudem lassen sich die benötigten Unterlagen durch eine Suchfunktion noch schneller finden.

Welche Rechte haben Arbeitnehmer bei der Einsichtnahme ihrer Personalakte?

Viele Arbeitnehmer wissen überhaupt nicht, dass sie ihre Personalakte während der Arbeitszeit im Unternehmen einsehen dürfen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es dafür einen triftigen Grund gibt oder nicht. Es ist sogar erlaubt, dass Kopien von einzelnen Unterlagen gefertigt werden, um diese von einem Fachmann prüfen zu lassen.

Unter Umständen befinden sich Unterlagen in der Akte, die nach Ansicht des Arbeitnehmers nicht hineingehören oder nicht der Wahrheit entsprechen. In einem solchen Fall kann der Arbeitnehmer verlangen, dass diese Unterlagen entfernt werden oder eine Gegendarstellung hinzugefügt wird. Kommt der Arbeitgeber dieser Pflicht nicht nach, kann diese Forderung vor Gericht geltend gemacht werden.

Einschichtnahme nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses?

Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gibt es manchmal Klärungsbedarf – etwas bei Uneinigkeit beim Arbeitszeugnis. Zu diesem Zwecke kann der Arbeitgeber seine Personalakte auch zu diesem Zeitpunkt noch einsehen. Hierzu gibt es auch ein Urteil vom Bundesarbeitsgericht vom 12.07.2016 : 9 AZR 791/14.

Jedoch ist die Einsichtnahme nur für einen bestimmten Zeitraum nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses möglich. Für Personalakten gibt es zwar keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Jedoch können Arbeitnehmer innerhalb von drei Jahren arbeitsrechtliche Ansprüche gegen ihren ehemaligen Arbeitgeber geltend machen – beginnend mit Ablauf des 31. Dezember des Jahres, in dem der Arbeitsvertrag endete. Innerhalb dieser Zeit kann beispielsweise noch ein Arbeitszeugnis angefordert werden. Aus diesem Grunde ist die Personalakte mindestens drei Jahre aufzubewahren.

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Mobile Working – Bedeutung, Voraussetzung und Vorteile https://www.arbeitstipps.de/mobile-working.html Mon, 21 Jun 2021 06:58:45 +0000 https://www.arbeitstipps.de/?p=10917 Mit einem gewissen Maß an Vertrauen, profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer vom Mobile Working gleichermaßen. Je mehr Arbeitszufriedenheit, desto höher die Produktivität. COVID-19 hat unser Leben nicht nur im privaten Bereich stark verändert, auch beruflich ist ...

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Mit einem gewissen Maß an Vertrauen, profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer vom Mobile Working gleichermaßen. Je mehr Arbeitszufriedenheit, desto höher die Produktivität.

Mobile Working
© BullRun / stock.adobe.com
COVID-19 hat unser Leben nicht nur im privaten Bereich stark verändert, auch beruflich ist für viele eine neue Zeit angebrochen. Homeoffice, vor wenigen Jahren noch eher die Ausnahme, ist inzwischen Normalität geworden. Was ursprünglich das Ziel hatte, die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen, ist heute Teil eines durchdachten Arbeitskonzeptes. Mobile Working geht dabei noch einen Schritt weiter und ist, auch wenn es so klingt, nicht gleichzusetzen mit der Arbeit im Homeoffice.

Was bedeutet Mobile Working?

Mobile Working Homeoffice Unterschied Der Unterschied zum Homeoffice ist, dass der Arbeitnehmer keinen fest eingerichteten Arbeitsplatz hat. Er arbeitet quasi ortsunabhängig, dass kann im Büro sein, im Arbeitszimmer zu Hause, aber auch in einem Café, im Park und theoretisch sogar am Strand.

Kurz und knapp: Mobiles Arbeiten ist Leistungserbringung mithilfe von modernen Telekommunikationswerkzeugen ohne fest definierten Arbeitsplatz.

Mobile Working – was bringt es?

Ziel des Mobile Working ist es, den oder die Mitarbeiter zu motivieren. Durch die Ermöglichung des mobilen Arbeitens kann der Angestellte seine Zeit besser planen, also berufliche und private Belange besser koordinieren. Lange Anfahrtswege ins Büro entfallen und durch die freie Wahl des Arbeitsplatzes gewinnt der Arbeitnehmer mehr Selbstbestimmung, die wiederum ein Anreiz für mehr Leistung ist.

Die neu gewonnene Flexibilität führt somit auch zur Steigerung der Arbeitszufriedenheit. Bietet ein Arbeitgeber mobiles Arbeiten an, wird dies von den Mitarbeitern sehr geschätzt – seine Arbeitgeberattraktivität steigt.

Mobile Working – unter welchen Voraussetzungen?

Mobile Working Hardware
© fizkes / stock.adobe.com
Ähnlich wie Homeoffice, kann auch Mobile Working nicht überall praktiziert werden. Vornehmlich sind es Computerarbeitsplätze, die zu mobilen Arbeitsplätzen werden.

➔ Vertrauen contra Kontrolle

Für Arbeitgeber ist es an der Zeit loszulassen, loslassen von alten Verhaltensmustern. Die Chefetage muss lernen, dem Arbeitnehmer zu vertrauen, statt ihn permanent zu kontrollieren. Arbeitnehmer würdigen dieses Vertrauen mit Motivation und letztendlich auch mehr Leistung.

➔ Nutzung modernster IT

Ob Programmierer, Social Media Experte oder Webdesigner, wer einen mobilen Arbeitsplatz hat, ist auf eine entsprechend gute Internetverbindung und moderne Hardware angewiesen. Arbeiten im Zug, im Hotel oder im Freien – dafür braucht es ein gutes Notebook als zuverlässiges Arbeitsmittel – welches vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden sollte. Auch das Sichern und Übermitteln fertiger Projekte auf digitalem Wege muss sicher und problemlos möglich sein.

Welche Arbeitszeit gilt im Mobile Working?

Hochmotivierte Mitarbeiter neigen im Mobile Working gern einmal dazu, ihre reguläre Arbeitszeit zu überschreiten. Getreu nach dem Motto: Jetzt bin ich gerade im Flow, also mache ich das schnell noch fertig.

Laut Arbeitszeitgesetz § 3, darf die Regelarbeitszeit von 8 Stunden täglich auch beim mobilen Arbeiten nicht überschritten werden. Hinzu kommt, dass zwischen Ende der Arbeitszeit und neuem Beginn eine Ruhezeit von 11 Stunden liegen muss.

Gibt es ein Recht auf mobiles Arbeiten?

Nein, einen rechtlichen Anspruch mobil zu arbeiten gibt es für Arbeitnehmer nicht. Viele Unternehmen gehen aber mehr und mehr dazu über, Mobile Working anzubieten. Damit soll nicht nur die Flexibilität des Arbeitnehmers erhöht werden, auch das Unternehmen selbst profitiert – da Stellenausschreibungen weltweit geschaltet werden können.

Teamwork und digitale Meetings

Mobile Work Meeting
© ty / stock.adobe.com
Das Miteinander darf auch beim Mobile Working nicht zu kurz kommen. Ganz im Gegenteil, durch die räumliche Distanz sind regelmäßige Meetings auf digitalem Wege unerlässlich. Dazu bedarf es genauer Absprachen, wer wann wo erreichbar ist. Spontane Video-Calls sind im Mobile Working nicht immer möglich, zum Beispiel, weil der Mitarbeiter gerade im Zug oder Flugzeug unterwegs ist. Für solche Fälle sollten zeitnahe Rückrufe vereinbart werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Termindisziplin. Damit der eigene Tagesablauf und somit die gestellten Aufgaben nicht permanent unterbrochen werden, sind digitale Meetings am besten über einen Kalender, der von jedem Mitarbeiter einsehbar ist, zu planen.

Selbstdisziplin, Zeitmanagement, Isolation

Die Umstellung auf mobiles Arbeiten ist nicht immer leicht, vor allem dann, wenn man jahrelang jeden Morgen ins Büro gegangen ist. Einen regelmäßigen Rhythmus zu finden, ist die erste Herausforderung. Hinzu kommt, dass man sich von privaten Belangen nicht ablenken lässt. Ein Wochenplan hilft, die eigene Produktivität zu steigern.

Nicht jeder ist mit der neuen Jobsituation glücklich. Vielen fehlt der Kontakt zu den Kollegen, der Smalltalk auf dem Büroflur oder die persönliche Motivation seitens des Chefs. Es sollte also individuell abgewogen werden, wer ins Mobile Working passt und wer im Büro besser aufgehoben ist.

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Berufsbedingter Umzug: Tipps rund um Steuern, Mietvertrag und Zukunftsaussichten https://www.arbeitstipps.de/berufsbedingter-umzug-tipps.html Wed, 16 Jun 2021 09:09:17 +0000 https://www.arbeitstipps.de/?p=10899 Bei einem berufsbedingten Umzug können Sie die Kosten steuerlich geltend machen. Vorher stehen aber Aufgaben wie, Wohnungssuche und Recherche der neuen Lebenshaltungskosten an. Es gibt viele Gründe, warum Menschen einen Umzug in eine andere Stadt ...

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Bei einem berufsbedingten Umzug können Sie die Kosten steuerlich geltend machen. Vorher stehen aber Aufgaben wie, Wohnungssuche und Recherche der neuen Lebenshaltungskosten an.

berufsbedingter Umzug
© Andrey Popov / stock.adobe.com
Es gibt viele Gründe, warum Menschen einen Umzug in eine andere Stadt vornehmen. Neben Familie und Studium gehören ein neuer Beruf oder eine neue Arbeitsstelle zu den am häufigsten genannten Gründen für einen Ortswechsel. Der berufsbedingte Umzug geht mit einigen Besonderheiten einher, die wir Ihnen in diesem Ratgeber näher bringen möchten.

Die wichtigsten Punkte, die Sie bei einem berufsbedingten Wohnortwechsel berücksichtigen müssen

  1. Wohnung:
  2. Achten Sie darauf, dass Ihre Wohnung nicht allzu weit von Ihrem neuen Arbeitsplatz entfernt ist. Je nachdem, ob Sie mit dem Auto oder dem ÖPNV unterwegs sind, sollten Sie sich über Verkehrsanbindungen und die Verkehrslage zu Stoßzeiten informieren. Denken Sie zudem daran, dass bei der Standortwahl Ihrer neuen Wohnung Faktoren wie die Umgebung und der Zugang zu Geschäften eine wichtige Rolle spielen.

  3. Mietvertrag:
  4. Unterschreiben Sie Ihren Mietvertrag erst dann, wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber eine sichere Zusage erhalten haben und genau wissen, wo sich Ihr künftiger Arbeitsplatz befinden wird. Informieren Sie sich über die Nebenkosten und vergleichen Sie die Angaben mit den durchschnittlichen Nebenkosten an Ihrem neuen Wohnort.

  5. Umzugskosten:
  6. Jeder Ortswechsel ist mit Umzugskosten verbunden. Die gute Nachricht jedoch ist, dass sich die Umzugskosten von der Steuer absetzen lassen. Dabei können Sie entweder die Umzugskostenpauschale in Anspruch nehmen oder jeden einzelnen Posten mit Rechnungen und Nachweisen belegen.

  7. Veränderungen und Zukunftsaussichten:
  8. Bevor Sie einen Ortswechsel vornehmen, sollten Sie sich über die Veränderungen informieren, die auf Sie zukommen. Wie wird sich der Umzug auf Ihre Familie auswirken? Und welche Zukunftsaussichten erwarten Sie an Ihrem neuen Wohnort?

Der richtige Zeitpunkt, um einen berufsbedingten Ortswechsel zu planen

Wohnungssuche Zeitpunkt
© fizkes / stock.adobe.ocm
Als Erstes sei Ihnen ans Herz gelegt, nichts zu überstürzen: Unterschreiben Sie keinen Mietvertrag, wenn der Arbeitsvertrag noch gar nicht steht. Bevor Sie also mit der Planung Ihres berufsbedingten Umzugs beginnen, sollten die Arbeitsverhältnisse geklärt sein. Erst dann sollten Sie damit beginnen, Ihren Umzug zu planen.

Der Hausverwalter GCP steht Ihnen bei Ihrer berufsbedingten Wohnungssuche mit Rat und Tat zur Seite. Als Vermieter und Verwaltung für Wohnungen in ganz Deutschland ist GCP darauf spezialisiert, wenn nach bezahlbarem Wohnraum gesucht wird. Hier können Sie sogar den virtuellen Wohnungsbesichtigungsservice in Anspruch nehmen, um sich einen Überblick über die erhältlichen Mietobjekte zu machen.

Vor- und Nachteile eines Ortswechsels

Wenn Ihr Wohnortwechsel in eine andere Stadt berufsbedingt ist, liegt der erste Vorteil eigentlich auf der Hand. Sie nehmen eine Stelle an, die interessant ist und gute Zukunftsaussichten bietet. Außerdem kann es durchaus aufregend sein, an einem neuen Wohnort Fuß zu fassen.

Andererseits bringt jeder Umzug auch Nachteile mit sich: Wenn Sie nur der Arbeit wegen umziehen und Ihr neuer Wohnort von geringem Interesse ist, kann sich dies negativ auf Ihr Privatleben auswirken. Außerdem müssen Sie mit bestimmten Umzugskosten rechnen – ungeachtet dessen, dass diese zumindest teilweise von der Steuer absetzbar sind.

Mit welchen Umzugskosten Sie rechnen müssen

Umzugskosten
© gpointstudio / stock.adobe.com
Die Umzugskosten in eine andere Stadt sind von der Entfernung zu Ihrem aktuellen Wohnort abhängig. Außerdem kommt es auch darauf an, wie viele Gegenstände transportiert werden müssen. Haben Sie viele Möbel, die Sie an Ihren neuen Wohnort mitnehmen möchten, müssen Sie mit einigen Kosten rechnen.

Mit der Umzugskostenpauschale wird festgelegt, was Sie bei berufsbedingtem Umzug steuerlich absetzen können. Nach aktuellem Stand steht Verheirateten oder Alleinerziehenden eine Pauschale von 1.639 Euro zu, Singles können 820 Euro steuerlich geltend machen. Für jede zusätzliche Person gibt es 361 Euro.

Lebenshaltungskosten in der neuen Stadt berechnen

Es kann sein, dass Sie in eine Stadt ziehen, in der sich die Mietpreise sowie die Preise für Lebensmittel und andere Notwendigkeiten nicht von denjenigen an Ihrem aktuellen Wohnort unterscheiden. Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben über einen Haushaltsrechner ermitteln lassen. Falls Sie in eine Stadt ziehen, in der die Lebenshaltungskosten höher sind, sollten Sie dies vor allem in den ersten Wochen berücksichtigen.

Weitere wichtige Punkte beim berufsbedingten Umzug

Wohnung ummelden
© stockpics / stock.adobe.com
Ein berufsbedingter Wohnortwechsel bedeutet, dass Sie Ihre alte Wohnung auflösen müssen. Vergessen Sie zudem nicht, die verschiedenen Dienstleistungsanbieter über Ihre Adressänderung zu informieren. Auch müssen Sie sich am neuen Wohnort ummelden. Für die Ummeldung stehen Ihnen 14 Tage zur Verfügung, wobei die Frist mit dem Datum des Mietvertrags beginnt.

Checkliste für Ihren berufsbedingten Umzug

  • Vergewissern Sie sich, dass Sie eine feste Stelle haben.
  • Wählen Sie eine passende Wohnung.
  • Achten Sie bei der Wohnungssuche auf die Lage und die Umgebung.
  • Informieren Sie sich über die Lebenshaltungskosten an Ihrem neuen Wohnort.
  • Melden Sie sich innerhalb von 14 Tagen beim Einwohnermeldeamt um.
  • Nehmen Sie eine Umzugskostenpauschale in Anspruch, um die Umzugskosten zu decken.

Fazit
Ein berufsbedingter Ortswechsel ist mit entsprechenden Kosten und Veränderungen verbunden. Sobald Sie eine Zusage von Ihrem neuen Arbeitgeber erhalten haben, sollten Sie auch schon mit der Wohnungssuche beginnen. Sie können sich passende Objekte bereits im Vorfeld bei einer virtuellen Wohnungsbesichtigung ansehen. Die Umzugskosten sind von der Steuer absetzbar oder können durch eine Umzugskostenpauschale ausgeglichen werden.

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Buchhalter: So vielseitig ist die Arbeit in der Buchhaltung https://www.arbeitstipps.de/buchhalter.html Mon, 07 Jun 2021 08:26:05 +0000 https://www.arbeitstipps.de/?p=10843 Buchhaltung ist öde und trist? Mitnichten! Buchhalter haben einen sehr vielseitigen Aufgabenbereich, der je nach Abteilung und Unternehmen stark variiert. Die Buchhaltung enthält verschiedene Bereiche – © Friedberg / stock.adobe.com[/caption] Die Buchhaltung ist ein wichtiger ...

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Buchhaltung ist öde und trist? Mitnichten! Buchhalter haben einen sehr vielseitigen Aufgabenbereich, der je nach Abteilung und Unternehmen stark variiert.

Buchhalter
Buchhalter haben viele verschiedene Aufgaben – © Andrey Popov / stock.adobe.com
Die Buchhaltung enthält verschiedene Bereiche – © Friedberg / stock.adobe.com[/caption] Die Buchhaltung ist ein wichtiger Teil der Betriebsorganisation. Sie analysiert und dokumentiert alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens innerhalb eines Geschäftsjahres für interne und externe Zwecke. Damit bildet die Buchhaltung die Basis für den Jahresabschluss und kann zu Rechenschaftszwecken für dessen Richtigkeit heran gezogen werden.

Je nach Größe des Unternehmens kann die Buchhaltung sehr komplex sein. Während in kleinen Unternehmen die komplette Buchhaltung oftmals in einer Hand liegt, wird sie in großen Unternehmen von verschiedenen Buchhaltern übernommen:

  • Finanzbuchhalter
    – Debitorenbuchhalter
    – Kreditorenbuchhalter
    – Anlagenbuchhalter
  • Lohn- und Gehaltsbuchhalter
  • Bilanzbuchhalter

Übrigens: Der Buchhalter ist keine geschützte Berufsbezeichnung, da es sich dabei um keinen Ausbildungsberuf handelt. Vielmehr kann sich jeder Buchhalter nennen, der einen kaufmännischen Beruf erlernt hat und im entsprechenden Bereich tätig ist.

Finanzbuchhalter erfassen Einnahmen und Ausgaben im Unternehmen

Finanzbuchhalter
Finanzbuchhalter bearbeiten nicht nur Rechnungen – © nmann77 / stock.adobe.com
Als Teil des Rechnungswesens bildet die Finanzbuchhaltung die Grundlage für die externe Rechnungslegung und das interne Rechnungswesen. Der Finanzbuchhalter erfasst sämtliche Geschäftsvorfälle und bucht sie nach den Regeln der GoB auf die dazugehörigen Konten. Bei diesen Geschäftsvorfällen handelt es sich neben Eingangrechnungen, Ausgangsrechnungen um weitere Zahlungsbelege.

Abhängig von der Größe und der Struktur des Unternehmens übernimmt ein Finanzbuchhalter Aufgaben in diesen Bereichen der Buchhaltung:

  • Debitorenbuchhaltung
  • Kreditorenbuchhaltung
  • Anlagenbuchhaltung

In sehr großen Unternehmen sind verschiedene Buchhalter für die Erledigung der Aufgaben in den verschiedenen Bereichen zuständig:

» Debitorenbuchhalter

Die Debitorenbuchhaltung beinhaltet die Verwaltung von Forderungen und Gutschriften sowie die Realisierung von Außenständen. Ein Debitorenbuchhalter überwacht sämtliche über die Bank und die Kasse eingehenden Zahlungen, erstellt Ausgangsrechnungen sowie Mahnungen von Zahlungsrückständen und vereinbart mit den Kunden Zahlungs- und Kreditbedingungen. Zudem erfassen Sie Ausgangsrechnungen buchhalterisch, buchen Zahlungseingänge und klären Zahlungsdifferenzen.

Zusammengefasst ergeben sich für einen Debitorenbuchhalter diese Aufgaben:

  • Ausgangsrechnungen erstellen
  • Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge buchen und kontieren
  • Mahnwesen und Forderungsmanagement
  • Erstellung von Gutschriften
  • Klärung und Abstimmung von Konten

» Kreditorenbuchhalter

Anders als die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich die Kreditorenbuchhaltung mit Forderungen von Lieferanten und Dienstleistern. Zu den Aufgaben eines Kreditorenbuchhalters gehört neben der Buchung und der Kontierung auch die Prüfung eingehender Rechnungen auf Richtigkeit. Im einzelnen ergeben sich daraus zum Beispiel folgende Aufgaben:

  • Eingangsrechnungen kontrollieren, kontieren und buchen
  • Reisekostenabrechungen bearbeiten
  • Kreditkartenabrechnungen und Bürokassen bearbeiten und verbuchen
  • Zahlungsausgänge erfassen und veranlassen
  • Unterstützung bei der Erstellung von Monats-, Halbjahres und Jahresabschlüssen
  • Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt

» Anlagenbuchhalter

Die Anlagenbuchhaltung befasst sich mit den Vermögensgegenständen im Unternehmen. Hierzu zählen beispielsweise Firmenwagen, Mobiliar, Gebäude und Grundstücke, Firmenhardware (z.B. Computer, Diensthandy, Laptop) und Software-Programme. Anlagenbuchhalter bewerten jeden neu angeschafften Vermögensgegenstand nach bilanziellen Gesichtspunkten und nach der Abschreibungsdauer. Zudem gehören die Prüfung, Buchung und Kontierung von Anlagegütern sowie die regelmäßigen Anlageinventuren zu ihren Aufgaben.

Lohnbuchhalter verarbeiten Personalkosten

Lohnbuchhalter
Lohnbuchhalter erstellen unter anderem Verdienstbescheinigungen – © benjaminnolte / stock.adobe.com
Die Lohnbuchhaltung stellt die Schnittstelle zwischen Unternehmen, Mitarbeitern, Krankenkassen und Behörden dar. Der Lohnbuchhalter verwaltet die Bezüge der Mitarbeiter im Unternehmen. Hieraus ergeben sich verschiedene Aufgaben:

  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen vorbereiten, durchführen und nachbereiten
  • Melde- und Bescheinigungswesen
  • Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfung vorbereiten und betreuen
  • Melde- und Bescheinigungswesen Sozialversicherung
  • Stammdaten pflegen
  • betriebliche Altersvorsorge abwickeln und betreuen
  • Zugänge und Abgänge von Mitarbeitern bearbeiten
  • Ansprechpartner für Mitarbeiter, Krankenkassen und Behörden

Je nach Organisation und Größe des Unternehmens kann er auch die Ausstellung von Arbeitsverträgen, Kündigungen, Abmahnungen und Zeugnissen sowie die Formulierung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen zu den Aufgaben eines Lohnbuchhalters gehören.

Bilanzbuchhalter

Bilanzbuchhalter
Bilanzbuchhalter ermitteln zum Beispiel Gewinne und Verluste – © Jeanette Dietl / stock.adobe.com
Bevor wir zu den Aufgaben eines Bilanzbuchhalters kommen, eines vorweg: Anders als bei den anderen Buchhaltern handelt es sich beim Bilanzbuchhalter um einen öffentlich-rechtlich anerkannten Abschluss – vorausgesetzt, Sie haben eine Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter absolviert und diese erfolgreich mit einer Prüfung vor der IHK abgeschlossen.

In der Bilanzbuchhaltung laufen die Zahlen aller Teilbereiche im Jahresabschluss zusammen. Auf diese Weise trifft sie die entscheidende Aussage über den Unternehmenserfolg und zeigt auf, wie sich die Zahlen im Einzelnen zusammensetzen. Die Aufgaben eines Bilanzbuchhalters sind äußerst komplex. Denn mit der Erstellung von Abschlüssen endet sein Arbeitsbereich noch lange nicht. Er ermittelt wichtige Kennzahlen aus den Bilanzen, welche als Grundlage für betriebswirtschaftliche Entscheidungen dienen. Er erarbeitet Rentabilitätspläne und Liquiditätspläne und arbeitet eng mit Kreditinstituten und Investoren zusammen. Der Bilanzbuchhalter ist also an wichtigen Entscheidungsprozessen im Unternehmen beteiligt. Zudem organisiert er auch die Abläufe in den Buchhaltungsabteilungen und übernimmt Verantwortung für die Mitarbeiter.

Um zu verdeutlichen, wie vielfältig der Aufgabenbereich des Bilanzbuchhalters ist, hier eine Übersicht seiner Zuständigkeiten im Unternehmen:

  • Abläufe im Rechnungswesen organisieren
  • Monats- und Jahresabschlüsse ach dem HGB erstellen
  • Bilanzen nach Steuerrecht
  • Statistiken und Auswertungen erstellen
  • Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungen und Kontenabstimmung
  • Verantwortung für alle Einnahmen und Ausgaben, Erlöse und Kosten
  • Reporting des Monatsabschlusses
  • Mitarbeit bei Liquiditätsplanungen, Budgetplanungen, Kostenstellenrechnungen, Erfolgsrechnungen, Kalkulationen, strategischer Planung
  • Berichterstattung an Banken und Investoren
  • erster Ansprechpartner für Finanzbehörden, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Banken
  • Betriebsprüfungen der Finanzbehörden begleiten
  • Investitionsentscheidungen durch Vergleich von Finanzierungsoptionen vorbereiten
  • fachlicher Ansprechpartner für die Kollegen in der Buchhaltung und für andere Abteilungen
  • interne Prozesse und Systeme weiter entwickeln, z.B. Buchungsrichtlinien, Schulung von Mitarbeitern anderer Abteilungen
  • Steuererklärungen (für Umsatzsteuern, Lohnsteuer, Einkommens- und Körperschaftssteuer)
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IT-Sicherheit im Home Office: 9 wichtige Tipps für den Datenschutz https://www.arbeitstipps.de/it-sicherheit-home-office-tipps-datenschutz.html Thu, 03 Jun 2021 12:17:10 +0000 https://www.arbeitstipps.de/?p=10811 Im Home Office prallen Privat- und Arbeitsleben aufeinander, was ein Risiko für den Datenschutz und die IT-Sicherheit bedeutet. Hier müssen Sie aktiv werden. Von zuhause aus arbeiten? Das klingt für viele wie Musik in den ...

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Im Home Office prallen Privat- und Arbeitsleben aufeinander, was ein Risiko für den Datenschutz und die IT-Sicherheit bedeutet. Hier müssen Sie aktiv werden.

Laptop mit Warnung
© Rawf8 / stock.adobe.com

Von zuhause aus arbeiten? Das klingt für viele wie Musik in den Ohren. Das ist es sicherlich auch – allerdings nur dann, wenn man sich bewusst dafür entschieden hat. Denn die Corona-Krise hat leider sehr viele Arbeitnehmer dazu gezwungen von zuhause aus und somit im Home Office zu arbeiten. Und gerade das ist für viele eine schwierige Situation. Denn das Home Office und die Gesundheit können hier schnell zum Problem werden. Laut dem Wissenschaftlichen Institut der AOK haben Beschäftigte im Home Office zum Beispiel stärkere psychische Belastungen.

Doch das ist nicht das einzige Problem. Mitarbeiter müssen ihr Home Office zudem hinsichtlich der IT-Sicherheit auf Vordermann bringen und einen gewissen Schutz bieten. Denn nur so ist das Unternehmen effektiv vor Hackerangriffen und somit auch vor Datenverlust geschützt. Doch was, wenn man davon überhaupt keine Ahnung hat, aber schon morgen von zuhause aus arbeiten soll? Keine Panik. Wir erklären Ihnen ganz genau, wie Sie Ihren Arbeitsplatz sicher machen und somit die IT-Sicherheit des Unternehmens nicht gefährden.

Warum ist die IT-Sicherheit im Home Office so wichtig?

Nie war die Zahl der Cyberangriffe so hoch wie in den letzten Jahren. Laut der Sendungen „Tagesschau“ stieg die Zahl der Angriffe 2019 auf einen Höchststand. Schadenshöhe: mehr als 100 Milliarden Euro. Doch 2020/21 kommt es nun noch schlimmer. Denn aufgrund der Corona-Krise nehmen Cyberkriminelle nun nicht mehr nur Unternehmen und öffentliche Einrichtungen ins Visier, sie gehen auch den Umweg über das Home Office. Und warum? Weil dieser „Umweg“ doppelten Erfolg verspricht. Denn nicht nur die Firmen-IT lässt sich so angreifen, sondern auch der Mitarbeiter als Privatperson.

Während wir also alle zurückstecken und uns so gut es geht an die aktuelle Situation anpassen müssen, nutzen Cyberkriminelle die Corona-Krise und die Unsicherheit aller aus, um damit doppelt so viel Umsatz zu machen. Denn es reicht schon aus, wenn Sie eine einzige E-Mail öffnen, die Ihnen eigentlich vertrauenswürdig erscheint – und schon ist es passiert. Um sich genau davor zu schützen und nicht Schuld am Datenklau im Unternehmen zu sein, geben wir Ihnen nachfolgend Tipps, wie Sie für die bestmögliche IT-Sicherheit im Home Office sorgen.

Tipps rund um die IT-Sicherheit im Home Office

❍ Tipp 1 – Datenschutz im Home Office:

Unterlagen verschlossen im Schrank
© mnirat / stock.adobe.com

Bevor wir zu dem Punkt IT-Sicherheit kommen, möchten wir zunächst auf den richtigen Umgang mit sensiblen Daten im eigenen Heim eingehen. Stellen Sie sich einfach vor, Ihr Home Office wäre ein Büroraum in Ihrem Unternehmen. Um Daten zu schützen, sollten Sie also stets:

● die Tür schließen, wenn Sie das Home Office verlassen
● Bildschirme von PC, Laptop und Tablet mit Bildschirmschutzfolien versehen
● den Arbeitsplatz aufgeräumt hinterlassen
➥ Unterlagen nie frei zugänglich liegen lassen (am besten im Schrank einschließen)
● alle Geräte mit einem Passwort schützen
● bei Telefonaten und Videokonferenzen Fenster und Türen schließen
● alle Daten in regelmäßigen Abständen sichern

Gehen Sie am besten alles mit Ihrem Arbeitgeber durch. Dieser kann Ihnen genau sagen, was wichtig ist und in welchen Punkten er Sie eventuell zusätzlich mit Materialien oder anderen Mitteln unterschützen kann.

❍ Tipp 2 – private und geschäftliche Daten trennen:

Müssen Sie Ihren privaten PC oder Laptop für Ihre Arbeit nutzen, dann ist es sehr wichtig, dass Sie beide Bereiche voneinander trennen. Umsetzen können Sie das zum Beispiel, indem Sie zwei verschiedene Benutzerkonten (jeweils mit einem Passwort geschützt) anlegen. Private und geschäftliche Daten lassen sich so optimal voneinander trennen.

❍ Tipp 3 – Sicherer Zugriff auf das Firmennetzwerk:

Die meisten Unternehmen verfügen über ein so genanntes Firmennetzwerk. Müssen Sie von zuhause aus darauf zugreifen, dann sollte dies am besten immer über eine verschlüsselte VPN-Verbindung erfolgen. VPN bedeutet Virtual Private Networks und steht für einen sicheren Kommunikationskanal. Fragen Sie einfach Ihren Arbeitgeber bzw. beim IT-Manager nach den VPN-Verbindungseinstellungen.

❍ Tipp 4 – Sicherheitsprogramme nutzen:

Anti-Virus-Programm
© Rawpixel.com / stock.adobe.com

Um sämtliche Daten auf dem PC und Laptop zu schützen, sollten Sicherheitsprogramme zum Einsatz kommen. Sie schützen nicht nur vor Computerviren, sie bieten auch einen Phishing-Schutz (Datenklau über gefälschte E-Mails oder Websites), eine Firewall gegen unerwünschte Netzwerkzugriffe und vermeiden Spam. Dafür müssen Sie auch nicht einmal viel bezahlen. Ganz im Gegenteil. Es gibt sogar schon Sicherheitsprogramme für kleines Geld sowie antivirus kostenlos für PC und Co.

❍ Tipp 5 – Vertrauliche Informationen sicher entsorgen:

Können Sie im Home Office vertrauliche Informationen auf Datenträgern oder Dokumente nicht in geeigneter Weise entsorgen, dann bringen Sie diese zu Ihrem Arbeitgeber, damit dieser sich darum kümmert. Entsorgen Sie vertrauliche Informationen niemals über den normalen Hausmüll. Angreifer haben so schließlich leichtes Spiel. Sie gewinnen auf diese Weise Informationen, die sie für sich selbst, z.B. in Form von Erpressungsversuchen, ausnutzen und so Existenzen gefährden können.

❍ Tipp 6 – Software regelmäßig aktualisieren:

Softwareupdates sind wichtig, da sie Sicherheitslücken schließen und dafür sorgen, dass Programme sicher und stabil bleiben. Verzichten Sie jedoch auf Software-Aktualisierungen, haben Hacker leichtes Spiel, da sie Schwachstellen im Programmcode im Nu finden und für ihre Zwecke nutzen. Daher gilt: immer nur Software verwenden, die auf dem aktuellsten Stand ist.

Zusatztipp:
Viel zu oft wird bei Meldungen wie „Ein Software-Update ist verfügbar“ auf „Abbrechen“ statt auf „Installieren“ geklickt. Oftmals aus Zeitmangel und weil die meisten denken, dass sie sich später noch einmal damit beschäftigen werden. In den meisten Fällen passiert das aber nicht. Um dem aus den Weg zu gehen, ist es daher ratsam bei sämtlichen Programmen die Funktion Auto-Update einzustellen, damit sich diese automatisch aktualisieren. So müssen Sie sich um nichts kümmern.

❍ Tipp 7 – Daten regelmäßig sichern:

Datensicherung auf PC und Laptop
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Müssen Sie Daten lokal speichern, sprich also auf dem PC oder Laptop, dann ist es extrem wichtig, dass Sie regelmäßig Datensicherungen erstellen. Einen USB-Stick bzw. eine externe Festplatte für die Datensicherung zu nutzen, ist jedoch nicht sinnvoll. Es besteht schließlich die Gefahr, dass diese durch Stürze oder auch durch eine falsche Aufbewahrung Schäden nehmen und die Daten somit zerstört werden. Außerdem ist das Risiko eines Diebstahls des Datenträgers oder aber das „Liegen lassen“, wenn Sie unterwegs sind, einfach zu groß. Nutzen Sie daher lieber eine Backup-Software, welche die Daten gleich auch verschlüsselt.

❍ Tipp 8 – Bildschirmschutzfolien verwenden:

Haben Sie schon einmal etwas von „Shoulder Surfing“ gehört? Das bedeutet, dass vertrauliche Informationen gestohlen werden, indem Ihnen über die Schulter geschaut wird. Jetzt fragen Sie sich vielleicht „Wo soll das schon passieren?“. Ganz einfach: in Bahn und Flugzeug zum Beispiel. Arbeiten Sie auch unterwegs am Laptop, haben Angreifer leichtes Spiel. Einmal über die Schulter geschaut und schon können vertrauliche Informationen eingesehen und somit gestohlen werden. Aber auch Kameras könnten den Bildschirm Ihres Laptops aufzeichnen. Hier können Bildschirmschutzfolien weiterhelfen. Sie sorgen dafür, dass Leute, die von der Seite auf Ihren Bildschirm schauen, nur ein schwarzes Bild erkennen können. Sprich also ein gestochen scharfes Bild ist nur sichtbar, wenn Sie direkt auf den Bildschirm schauen.

❍ Tipp 9 – Schaden bzw. Verlust schnell melden:

Sollten Daten gestohlen, Geräte abhanden gekommen sein oder Sie den Verdacht haben, dass Sie gehackt wurden, dann melden Sie das Ihrem Unternehmen unverzüglich. Nur so kann es so schnell wie nur möglich eingreifen und notwendige Schritte einleiten.

Fazit:

Von zuhause aus zu arbeiten, ist an sich ein Kinderspiel. Dennoch müssen Home Office Angestellte so einiges beachten. Wichtig ist vor allem, dass Arbeitgeber ihre Angestellten für die Gefahren, die im Home Office lauern, sensibilisieren. Sie müssen sich bewusst machen, was passieren könnte, wenn sie Unterlagen offen liegen lassen, Datenträger kaputt gehen oder sie Opfer eines Hackerangriffs werden. Am besten erstellen Unternehmen einen Notfallplan für die unterschiedlichen Situationen. So wissen alle Mitarbeiter sofort, wie Sie im Notfall zu handeln haben.

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Teamgefühl im Home Office stärken – Mit diesen 7 Tipps klappt’s https://www.arbeitstipps.de/teamgefuehl-home-office-staerken-tipps.html Tue, 01 Jun 2021 09:39:07 +0000 https://www.arbeitstipps.de/?p=10828 Wenn alle Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten, leidet das Teamgefühl sehr darunter. Wie Führungskräfte das verhindern können, verraten unsere Tipps. Die aktuelle Situation hat leider dafür gesorgt, dass viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Home Office ...

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Wenn alle Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten, leidet das Teamgefühl sehr darunter. Wie Führungskräfte das verhindern können, verraten unsere Tipps.

Video Call im Home Office
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Die aktuelle Situation hat leider dafür gesorgt, dass viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Home Office schicken mussten. Für einen Teil der Angestellten mag sich auf diesem Wege endlich der Traum von der Heimarbeit erfüllt haben. Anderen wiederum hat das nicht gerade in die Karten gespielt. Denn wer von Natur aus gerne unter Menschen ist und auch generell viel lieber in das Büro fährt, statt sich zuhause vor den PC zu setzen und zu arbeiten, für den ist das Home Office nicht gerade der Jackpot. Von zuhause aus arbeiten, ist einfach nicht jedermanns Sache.

Expertin Josephine Hofmann leitet das Team „Zusammenarbeit und Führung“ am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. Im Interview mit dem Wirtschaftsmagazin makro sagte Hofmann, dass sie sich nicht vorstellen könne, dass Angestellte nach Corona wieder ins Büro zurückkehren möchten. Unter anderem haben aber auch die Unternehmen gesehen, wie viel Geld sie einsparen können, wenn die Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten. Auch Dienstreisen werden wohl in Zukunft deutlich weniger und überlegter durchgeführt. Homeoffice und Corona haben somit gezeigt, wo noch Einsparpotenzial liegt.

Was des einen Glück ist des anderen Leid

Unternehmen profitieren also gleich in mehreren Punkten von der Heimarbeit. Doch wichtig ist es hier auf jeden Fall auch mal einen „Blick hinter die Kulissen“ zu werfen. Denn Unternehmen dürfen nicht nur die Vorteile des Heimarbeitsplatzes sehen. Sie dürfen schließlich nicht vergessen, was das Home Office mit der Gesundheit macht. Nicht nur körperlich, sondern auch psychisch. Laut einer Pressemitteilung der Techniker Krankenkasse gaben 60 Prozent der Befragten einer Studie an, dass im Home Office die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben verschwimmen. 27 Prozent gaben zudem an, dass dies eine enorme Belastung für sie sei.

Was aber auch ein großes Problem ist: die fehlende Kommunikation und der soziale Austausch mit den Kollegen. Der kleine Plausch in der Teeküche, das gemeinsame Mittagessen, Meetings und Teamveranstaltungen – das alles fehlt nun. Bleiben Mitarbeiter hier nicht am Ball, geht der so genannte Teamspirit schnell verloren. Zeitgleich sinken Mitarbeitermotivation, -zufriedenheit und -commitment, sprich also die Begeisterung eines Mitarbeiters für das Unternehmen. Deshalb sollten Führungskräfte aktiv werden und das Teamgefühl im Home Office stärken. Die nachfolgenden Tipps verraten Ihnen, wie Sie das realisieren können.

So steigern Sie das Teamgefühl trotz Home Office

Teamwork
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Viele Mitarbeiter haben lange davon geträumt von zuhause aus arbeiten zu können. Doch jetzt, wo es Realität geworden ist, merken sie erst einmal, dass es auch ziemlich isolierend sein kann und nicht gerade förderlich für das Teamgefühl ist. Hier sollten Sie als Arbeitgeber anknüpfen und für ein paar Rituale sorgen.

❍ Tipp 1 – Mitarbeiterbefragungen durchführen:

Um herauszufinden, wie es Ihren Mitarbeitern mit der Gesamtsituation geht, was sie sich wünschen, was im Home Office verbessert werden könnte und auch um herauszufinden, wie es um die Gesundheit aller bestellt ist, kann es sinnvoll sein regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durchzuführen. Schließlich sind motivierte Mitarbeiter der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens.

Die Befragungen sollten natürlich am besten anonym stattfinden. Nur so fühlen sich die meisten frei genug, um ehrlich sagen zu können, was sie denken, fühlen und sich vielleicht sogar wünschen. Hierfür gibt es verschiedene Lösungen. Für Mitarbeiter im Home Office sind digitale Feedbacklösungen natürlich die beste und einfachste Wahl. Bei Effectory können Sie z.B. über spezielle Tools das Mitarbeiterengagement analysieren, eine Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung anfertigen lassen, Exit-Befragungen durchführen und noch vieles mehr. Die Ergebnisse dieser Befragungen liefern Ihnen anschließend wichtige Informationen darüber, wo es Verbesserungsbedarf gibt und wo Sie vielleicht sogar Änderungen vornehmen sollten.

❍ Tipp 2 – Morgenmeetings abhalten:

Kontakt mit den Kollegen und Kommunikation ist der wichtigste Baustein für ein gutes Team. Da gerade aber das im Home Office immer viel zu kurz kommt, kann es helfen, wenn Sie jeden Morgen ein kurzes Meeting per Videokonferenz abhalten. Trinken Sie eine Tasse Kaffee oder Tee zusammen, besprechen Sie die Ziele für den Tag oder reden Sie auch über Neuigkeiten, geplante Projekte sowie Ziele, die demnächst erreicht werden sollen. So behalten alle ihre Aufgaben im Blick und haben zudem auch einen Überblick darüber, was demnächst ansteht.

Sind derartige Meetings nicht jeden Tag möglich, dann versuchen Sie wenigstens ein bis zwei Mal die Woche ein Meeting mit Ihrem Team abzuhalten.

❍ Tipp 3 – Gemeinsame Kaffee-/Mittagspause:

Wenn keine Möglichkeit besteht direkt morgens ein Meeting abzuhalten, dann verbringen Sie wenigstens die Mittagspause oder eine kurze Kaffeepause zusammen per Videokonferenz. Die Betonung liegt hier aber wirklich auf dem Wort „Pause“. Plaudern Sie über private Dinge, teilen Sie Freude und auch Frust oder holen Sie sich Rat und Tipps ein. Vielleicht sprechen Sie ja auch mal über Ihre Wochenend- oder Urlaubsplanung. Es sollten in diesen kurzen Pausen auf jeden Fall lockere Gespräche stattfinden. Die Arbeit darf ruhig auch mal 10 Minuten warten – vor allem, wenn es den Teamgeist fördert.

❍ Tipp 4 – Wochenrückblick erstellen:

Wochenrückblick
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Ist die Arbeitswoche gemeistert, dann beenden Sie diese am besten mit einem Wochenrückblick. Was hat Sie besonders gefreut? Welche Aufgabe/n konnten Sie erfolgreich abschließen? Wo möchten Sie noch mehr Energie reinstecken? Derartige Rückblicke motivieren nicht nur Sie selbst, sondern können auch ein Ansporn für Ihre Kollegen sein, Ideen liefern oder auch nur interessant zu lesen sein.

❍ Tipp 5 – Mitarbeiter ausreichend informieren:

Für Arbeitgeber ist es zudem auch wichtig alle Mitarbeiter über Neuigkeiten im Unternehmen zu informieren. Gibt es einen neuen großen Kunden? Neuigkeiten von Partnern? Wurde etwas neues beschlossen? Und so weiter. Auf diese Weise ist jeder im Team auf dem gleichen Kenntnisstand und fühlt sich so automatisch gleichwertig mit allen anderen Teammitgliedern.

In der aktuellen Situation fühlen sich viele schnell von den Informationen aus Medien, Rundfunk und Fernsehen überfordert. Die Angst vor dem Jobverlust und auch Existenzängste können die Folge sein. Daher ist es wichtig, dass Arbeitgeber die Informationen aus den Medien für ihre Angestellten „übersetzen“ und über unternehmensrelevante Themen aufklären.

❍ Tipp 6 – An einem Strang ziehen:

Gerade diejenigen, die von zuhause arbeiten und nebenbei auch noch Kinder betreuen müssen, wissen, wie schwer es ist Beruf und Privatleben unter einen Hut zu bringen. Als Team ist es daher wichtig an einem Strang zu ziehen, wenn z.B. jemand unerwartet mal seine Arbeitszeiten verschieben muss. Besondere Situationen erfordern eben besondere Maßnahmen. Das bedeutet noch lange nicht, dass jemand eine „Sonderbehandlung“ erhält oder in gewisser Art und Weise bevorzugt wird. Die Arbeitsleistung wird erbracht, nur eben vielleicht erst dann, wenn die Kollegen schon Feierabend haben.

❍ Tipp 7 – Abschalten fördern:

Vor allem für diejenigen, die niemals im Home Office arbeiten wollten, ist es besonders schwer Privatleben und Job voneinander zu trennen. Vor allem, wenn man überhaupt kein Arbeitszimmer besitzt und das Home Office eine Notlösung ist. Um im Home Office psychisch gesund zu bleiben, ist es daher wichtig, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern ein paar Tipps geben, wie sie zuhause am besten abschalten können. Zu diesen Tipps zählen zum Beispiel nach der Arbeit:

  • alles, was mit der Arbeit zu tun hat, ins Büro zu räumen
  • die Tür zum Büro zu schließen
  • nicht noch ständig E-Mails zu checken
  • keine Recherche mehr nebenbei zu betreiben
  • Entspannungsübungen zu machen oder spazieren zu gehen
  • dem Hobby nachzugehen

Machen Sie nach Ihrem Feierabend also nichts mehr, was auch nur ansatzweise mit Ihrem Job zu tun hat. Die Tür zum Büro sollte am besten erst wieder geöffnet werden, wenn der neue Arbeitstag beginnt. Bis zu diesem Zeitpunkt ist es ratsam sich voll und ganz auf sich selbst und die Familie zu konzentrieren. Denn nur ausgeglichene und vor allem auch erholte Angestellte sind motivierte Mitarbeiter und somit ein Teil eines guten Teams.

Zusatztipp:
Wer zuhause kein eigenes Büro hat und stattdessen z.B. den Arbeitsplatz im Wohnzimmer integrieren muss, der sollte Arbeits- und Wohnbereich unbedingt voneinander trennen. Getreu dem Motto „Aus den Augen, aus dem Sinn“. Hierfür bieten sich z.B. ein leichter Vorhang, ein Raumteiler oder aber auch ein Paravent an.

Hier noch ein passendes Video zur Thematik:

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Moderne Arbeitskleidung in 2021 – Business Knigge & Tipps https://www.arbeitstipps.de/moderne-arbeitskleidung-business-knigge-tipps.html Wed, 26 May 2021 09:09:39 +0000 https://www.arbeitstipps.de/?p=10771 Dresscodes sind allgegenwärtig – auch in Unternehmen. Doch was ist erlaubt? Gibt es Regeln? Und vor allem: müssen es immer (Hosen-)Anzug und Blazer sein? Ein erfolgreiches Unternehmen macht nicht nur Gewinn, es zeichnet sich auch ...

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Dresscodes sind allgegenwärtig – auch in Unternehmen. Doch was ist erlaubt? Gibt es Regeln? Und vor allem: müssen es immer (Hosen-)Anzug und Blazer sein?

Kollegen
© alfa27 / stock.adobe.com

Ein erfolgreiches Unternehmen macht nicht nur Gewinn, es zeichnet sich auch dadurch aus, dass die Kollegen ein gutes Team sind, höflich mit Kunden umgehen und das Unternehmen bestens präsentieren. Und wie lässt sich das besser umsetzen als mit einem gepflegten Erscheinungsbild? Denn sind Mitarbeiter vernünftig gekleidet, vielleicht sogar einheitlich, können Kunden direkt Rückschlüsse auf das Unternehmen ziehen. Einheitliche Kleidung sorgt schließlich nicht nur für einen Wiedererkennungseffekt bei Kunden (Stichwort Corporate Identity), sie übermittelt zudem, dass alle Mitarbeiter gleichgestellt und Teil eines Teams sind.

Doch müssen es immer einheitliche Poloshirts, Anzüge und knielange Röcke sein? Wie sieht es mit der Business Knigge im Jahr 2021 aus? Und was bedeutet überhaupt Dresscode? Über all das möchten wir Sie in diesem Beitrag einmal aufklären.

Was versteht man unter einem Dresscode?

Dresscode bedeutet ganz einfach übersetzt „Kleiderordnung“. Und genau diese legt fest, wie Sie sich in einem Unternehmen zu kleiden haben. Während vor allem junge, trendorientierte Unternehmen in der Regel auf den Dresscode verzichten und sich Mitarbeiter so kleiden dürfen wie sie möchten, haben Versicherungen, Banken, Autohäuser und Co. feste Richtlinien, wie sich die Mitarbeiter zu kleiden haben.

Wird keine Arbeitskleidung ausgehändigt, die es sehr einfach macht sich dem Dresscode nach zu kleiden, ist es gar nicht mal so einfach die passende Kleidung auszuwählen. Fangen Sie an in einem Unternehmen zu arbeiten, wird Ihnen allerdings in der Regel schon vor dem ersten Arbeitstag gesagt, wie Sie sich zu kleiden haben. Man unterscheidet hier zwischen Business Attire, Business Casual, Smart Casual und Casual. Was es mit den verschiedenen Dresscode-Formen auf sich hat, erklären wir Ihnen nachfolgend etwas genauer.

Die verschiedenen Dresscodes und ihre Bedeutung

❍ Business Attire:

Business Attire Mode
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Business Attire ist der eleganteste Dresscode. Er ist aber auch sehr formell. Das sagt auch schon die Übersetzung aus. Denn Business Attire bedeutet nichts anderes als Geschäftskleidung. Zu finden ist dieser Dresscode vor allem in höheren Führungsebenen, Banken und Versicherungen. Pflicht ist er aber auch in konservativen Berufen bei denen die Mitarbeiter das Unternehmen nach außen hin präsentieren müssen und viel Kundenkontakt haben. Gern gesehen ist der Dresscode Business Attire zudem bei Treffen mit Geschäftspartnern oder auf Veranstaltungen, bei denen das Unternehmen bestens nach außen hin repräsentiert werden soll.

Der Dresscode Business Attire gibt klare Regeln vor. Daher sollten Sie Ihren Kleiderschrank am besten mit den folgenden Kleidungsstücken versehen:

Männer:

  • Anzug in gedeckten Farben (Schwarz, Dunkelblau, Grau, Braun)
  • Krawatte mit dezentem Muster
  • helles, einfarbiges Hemd
  • schlichter schwarzer Gürtel
  • Socken, die farblich auf die Schuhe abgestimmt sind
  • elegante Schuhe (mehr dazu unter www.menshealth.de)
Tipp:
Auch wenn es bei der Büromode für Herren und vor allem beim Dresscode Business Attire klare Regeln gibt, so können Sie Ihren Look dennoch etwas aufpeppen und individualisieren. Eine dezente Herrenuhr oder auch eine moderne Smartwatch sind durchaus erlaubt. Aber auch ein Einstecktuch in dezenten Farben und elegante Manschettenknöpfe verleihen Ihrem Look eine ganz individuelle Note.

Frauen:

  • Hosenanzug in gedeckten Farben (Schwarz, Dunkelblau, Anthrazit, Grau)
  • Kostüm
  • Rock in knieumspielender Länge
  • Feinstrumpfhose zum Rock
  • einfarbige Bluse in Weiss oder Pastelltönen
  • geschlossene, elegante Schuhe mit drei bis sechs Zentimetern Absatz (z.B. Pumps)
  • Alternative zu hohen Schuhen: feminine Schnürschuhe oder edle Budapester
  • dezentes Make-up
  • Hochsteckfrisuren (offene Haare nur bei einer Haarlänge, die bis zu den Schultern reicht)
Tipp:
Auch Frauen können ihren Look ein wenig aufpeppen. Zum Beispiel etwa mit Schmuck. Dieser sollte allerdings dezent sein. Perlenohrringe, kleine Stecker und zarte Ketten sind zum Beispiel optimal geeignet.

Tabu ist es hingegen zu viel Haut zu zeigen. Ein tiefer Ausschnitt ist somit auch ein absolutes No Go.

❍ Business Casual:

Business Casual Mode
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Der Dresscode Business Casual ist elegant, aber dennoch locker. Sie haben somit mehr Freiheiten bei der Wahl Ihres Outfits und können sich so auch wunderbar modern kleiden. Gerne gesehen ist dieser Dresscode vor allem in kleineren Unternehmen, Marketing- oder Medienunternehmen, auf Geschäftreisen oder auch bei lockeren Meetings und Geschäftsessen. Der Dresscode Business Casual ist somit die optimale Mischung aus Freizeitkleidung und strengem Anzug.

Business Casual gibt nur grob eine Richtlinie für das Outfit vor. Dieses darf zwar locker sein, dennoch müssen Sie mit Ihrem Outfit Stil beweisen. Männer und Frauen greifen zum Beispiel am besten auf folgende Kleidungsstücke zurück:

Männer:

  • einfarbige Hemden
  • Feinstrickpullover
  • Business-Sakko
  • Chinohosen in Blau, Beige oder Grau
  • geschlossene, elegante Schuhe
Tipp:
Auf eine Krawatte können Sie beim Dresscode Business Casual ruhig verzichten. Tragen können Sie hingegen aber ruhig einen eleganten Gürtel farblich passend zu den Schuhen, eine edle Armbanduhr und auch ein oder zwei Ringe.

Frauen:

  • Pantalone, Chino- oder Bundfaltenhose
  • Rock bis zu den Knien
  • elegantes, aber schlichtes Kleid (mindestens knielang)
  • hautfarbene, dünne Strumpfhose
  • Blusen (farbig oder auch mit Muster)
  • Polo-Shirts
  • Pullover
  • Pumps, Ballerinas, Loafer oder elegante Sandaletten
  • dezentes Make-up
  • dezenter Schmuck
Tipp:
Knallige Oberteile wie Blusen, Shirts oder dünne Pullover kombinieren Sie am besten mit einem einfarbigen Blazer. So wirkt das Ganze peppig, aber dennoch elegant.

Auch hier gilt wieder: zu viel nackte Haut und ein tiefer Ausschnitt sind Tabu. Das ist bei der Büromode für Damen das A und O.

❍ Smart Casual:

Smart Casual Mode
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Junge Unternehmen haben meist keinen strikten Dresscode. Freizeitkleidung ist dennoch tabu. Seriös muss der Look sein. Und genau hier kommt der Dresscode Smart Casual ins Spiel. Dieser ist noch einmal ein wenig lockerer als der Dresscode Business Casual. Bei diesem Dresscode können Sie selbst entscheiden, was Sie tragen. Wichtig ist nur, dass Ihre Kleidung dennoch elegant, modisch und ordentlich ist. Der Dresscode Smart Casual ist somit eine perfekte Mischung aus Eleganz und Sportlichkeit.

Bei diesem Dresscode haben Sie die freie Hand. Sie können vieles kombinieren, mit Farben spielen und auch verschiedene Stile kombinieren. Für Männer und Frauen bieten sich beispielsweise diese Kleidungsstücke an:

Männer:

  • dunkle, einfarbige Stoffhose
  • elegante, unifarbene schwarze oder dunkelblaue Jeanshose
  • unifarbenes oder dezent gemustertes Hemd
  • Sakko
  • Feinstrickpullover
  • Schnürschuhe, Loafers oder elegante Slipper
Tipp:
Dezente Farben und Muster sind für die Herren durchaus erlaubt. Entscheiden Sie sich jedoch für eine Jeanshose, dann sollte diese ohne Waschungen auskommen und nicht den so genannten Destroyed Look besitzen.

Frauen:

  • elegante, unifarbene schwarze oder dunkelblaue Jeanshose
  • Stoffhosen
  • Shirts ohne Print
  • Blusen
  • elegante Pullover
  • Strickjacken
  • Pumps, Loafers, Ballerinas, Chelsea-Boots
  • Sneakers (nur, wenn sauber und gepflegt)
  • Schmuck darf auch etwas auffälliger sein
Tipp:
Entscheiden Sie sich für ein sehr schlichtes Outfit in dezenten Farben, dann darf der Schmuck ruhig etwas auffälliger sein. Statement-Ketten oder auffällige Ohrringe sind beim Dresscode Smart Casual also durchaus erlaubt. Allerdings nur, wenn Ihr Outfit sonst sehr schlicht ist.

❍ Casual:

Casual Mode
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Auch wenn viele meinen, dass unter dem Dresscode Casual Freizeitkleidung zählt, so ist dem nicht so. Der Dresscode Casual eignet sich zum Beispiel optimal für kleinere Unternehmen, bei Jobs ohne Kundenkontakt oder auch für kreative Berufe. Manche Unternehmen bieten sogar den so genannten „Casual Friday“ an. An diesem Tag dürfen die Mitarbeiter dann leger gekleidet zur Arbeit kommen.

Im Prinzip können Männer und Frauen bei diesem Dresscode alles tragen, was sie möchten. Wichtig ist dabei jedoch, dass Sie bei der Kleiderwahl immer beachten, dass Sie nicht zum Grillabend bei den Nachbarn eingeladen sind, sondern zur Arbeit gehen. Ihr Outfit sollte somit dennoch seriös sein. Tabu sind daher:

❌ Jogginghosen
❌ viel nackte Haut
❌ ein tiefer Ausschnitt
❌ durchsichtige Kleidungsstücke
❌ Beachwear

Das gilt für alle Dresscodes

Egal welcher Dresscode in Ihrem Unternehmen gerne gesehen ist: achten Sie immer auf hochwertige, saubere Kleidung, sorgen Sie dafür, dass Ihre Fingernägel gepflegt sind und achten Sie auch auf eine ordentliche Frisur bzw. auf angemessene Haar-Stylings für den Büro-Alltag. Letzteres gilt auch für den Bart. Ein gepflegtes Äußeres ist einfach das A und O. Sie können sich noch so elegant kleiden – mit einem struppigen Bart oder einer unordentlichen Frisur machen Sie den ganzen top gestylten Look zunichte. Laut Münstersche Zeitung kommen der 3-Tage-Bart, Henriquatre und der Vollbart im Berufsleben beispielsweise besonders gut an.

Nachfolgend noch ein interessantes Video zum Thema „Kleiderordnung im Büro“:

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5S-Kaizen Methode: Mit strukturierter Ordnung effizienter arbeiten https://www.arbeitstipps.de/effizienter-arbeiten-5s-kaizen-methode.html Tue, 18 May 2021 15:34:05 +0000 https://www.arbeitstipps.de/?p=10760 5S-Kaizen ist eine Methode, um im Büro Zeit zu sparen, den Überblick und die Ordnung zu behalten sowie Aufgaben effektiv zu erledigen. Wie diese Technik genau funktioniert, erfahren Sie hier. Sie kennen es vermutlich: Gesucht ...

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5S-Kaizen ist eine Methode, um im Büro Zeit zu sparen, den Überblick und die Ordnung zu behalten sowie Aufgaben effektiv zu erledigen. Wie diese Technik genau funktioniert, erfahren Sie hier.

5S-Kaizen Methode
Effizienter arbeiten dank der 5S-Kaizen Methode – © Volker Witt / stock.adobe.com
Sie kennen es vermutlich: Gesucht werden die Unterlagen für das bevorstehende Meeting. Doch wo sind die jetzt schon wieder? Irgendwo zwischen Notizen und Akten werden Sie nach ein paar Minuten und einer kleinen Räumungsaktion aller Schubladen tatsächlich fündig. Während Sie die Zettel befreien, ärgern Sie sich über die fehlende Zeit zum Aufräumen. Doch seien wir mal ehrlich: Die krampfhafte Suche nach wichtigen Unterlagen kostet Sie tagtäglich neben wertvoller Zeit auch Energie und Nerven. Das Chaos auf dem Schreibtisch zieht die Effizienz Ihrer Arbeit erheblich in Mitleidenschaft. Eigentlich müssten an dieser Stelle Ordnung und Struktur her, die bekanntlich das A und O für effektives Arbeiten bilden.

Doch dem mag manch einer vielleicht widersprechen! Immerhin war auch Albert Einstein bekannt für seinen unordentlichen Schreibtisch. Nach kritischen Bemerkungen zu seiner Arbeitsweise, soll er mit folgendem Zitat gekontert haben: „Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was sagt dann ein leerer Schreibtisch über den Menschen, der ihn benutzt aus?”. Klingt schlagfertig, lässt sich aber auch diskutieren: Denn im Büroalltag verbinden Sie den vollen Schreibtisch nicht mit Ihrem herausragenden Intellekt, sondern vielmehr mit Kopfzerbrechen und Stress. Fehlende Konzentration und Effizienz sollten schnellstmöglich durch Struktur ersetzt werden – aber wie? Einmal alles aufräumen bringt nicht viel, wenn es nach einer Woche wieder genauso aussieht wie vorher. Es muss also eine andere Herangehensweise her, eine die sich als ständiger Prozess in den Arbeitsalltag integrieren lässt.

Wie funktioniert die 5S-Kaizen-Methode?

Diese Methode setzt auf einen durchgängigen Verbesserungsprozess und bringt mit dem 5S-Ansatz gleich einen Leitfaden für die praktische Umsetzung mit. Die 5S stehen hier für die fünf japanische Begriffe Seiri (= Aussortieren), Seiton (= Systematisieren), Seiso (= Säubern), Seiketsu (= Standardisieren) und Shitsuke (= Selbstdisziplin) – die zeitgleich die Etappen beschreiben. Diese Methode lässt sich einfach und praktisch in den Büroalltag integrieren und ebnet somit Ihren Weg zu mehr Effizienz durch Ordnung.

1. Seiri: (Aus-) Sortieren als Basis

5S-Kaizen Methode: Sortieren
Sortieren Sie rigoros aus, was Sie nicht mehr benötigen – © pressmaster / stock.adobe.com
Der erste Schritt ist bekanntlich der schwerste! Jetzt gilt, dass Sie das Problem an der Wurzel packen und sich aus dem Chaos lösen. Hierfür sortieren Sie den kompletten Schreibtisch, Regale, Schränke und Schubladen aus. So erhalten Sie einen Überblick über das Chaos und können dieses strategisch auflösen. Arbeiten Sie sich von Bereich zu Bereich vor und behalten Sie nur notwendige Objekte. Was nicht mehr benötigt wird, kommt weg – so einfach. Vertagen Sie die Entscheidung über den Status der Dinge nicht, sondern schaffen Sie in diesem Schritt eine geeignete Grundlage für die nächsten Schritte.

Das Inventar und die Akten, welche benötigt und behalten werden, sortieren Sie in weitere Kategorien. Was muss in Griffnähe sein? Welche Gegenstände können aufbewahrt werden? Was hat im Büro eigentlich gar nichts zu suchen? Auf diese Weise entsteht bereits Struktur in Ihrem Büro.

2. Seiton: Struktur und ein System schaffen

Nachdem Sie ausgemistet haben, beinhaltet der nächste Schritt, dass alle übrig gebliebenen Gegenstände einen festgelegten Platz bekommen. Wählen Sie diese sorgsam: Was muss griffbereit und in der Nähe sein? Sie benötigen den Ordner mit den Kundendaten vielleicht zwei-, dreimal im Jahr? Dann darf er im obersten Regal verschwinden und muss nicht auf der Fensterbank gelagert werden. Auf Ihren Kalender sind sie ständig angewiesen, um alle Termine im Griff zu haben? Dann sollten Sie nicht lang danach suchen müssen und ihm einen festen Platz auf dem Schreibtisch einräumen.

Damit Sie diese Ordnung in Zukunft auch beibehalten, sollten Sie sich einen Überblick über Ihr neues System verschaffen. Bevor Sie also bei der nächsten Suche nach Akten ewig durch mehrere Ordner blättern müssen, investieren Sie etwas Zeit in die sorgfältige Rückenbeschriftung mithilfe von selbstklebenden Ordneretiketten. Zudem empfiehlt es sich, auch Schubläden, Regale, Ablagefächer und Hängemappen übersichtlich zu markieren. So tun Sie nicht nur sich selbst einen Gefallen, sondern erleichtern damit Kolleg:innen und neuen Mitarbeiter:innen die Orientierung.

3. Seiso: Der Ordnung folgt Sauberkeit

Durch die ersten zwei Etappen haben Sie bereits für Ordnung gesorgt. Doch nicht nur Chaos, sondern auch mangelnde Sauberkeit stören die Effizienz beim Arbeiten. Ein Kaffeefleck am Schreibtisch, unzählige Notizen am Bildschirm, benutztes Geschirr am Aktenschrank und Mappen auf der Fensterbank stören das Auge und rauben die Aufmerksamkeit. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie zusätzlich auch auf Sauberkeit im Büro achten. Sorgen Sie deswegen dafür, dass alle benötigten Arbeitsmittel stets funktionsfähig und einsatzbereit sein.

Niemand ändert sich von heute auf morgen, weshalb Sie sich auch bei Ordnung und Sauberkeit des Arbeitsplatzes an eine gewissen Regelmäßigkeit gewöhnen sollten. Dafür können Sie sich feste Zeiten zum Aufräumen, Reinigen und Kontrollieren Ihres Arbeitsplatzes sowie der benötigten Arbeitsmittel nehmen, wie beispielsweise vor dem Feierabend.

4. Seiketsu: Das neue System wird zum Standard

5S-Kaizen Methode: System beibehalten
Finden Sie für alles einen festen Platz – © Racle Fotodesign / stock.adobe.com
Der Unterschied zwischen der 5S-Kaizen-Methode und anderen Ordnungsmethoden ist, dass die 5S nicht für einen kurzen Putztag, sondern langfristig gelten. Nachdem Sie Struktur und Sauberkeit erzielt haben, müssen Sie das neue System nur noch beibehalten. Mit den ersten drei Schritten haben Sie hierfür die ideale Basis geschaffen. Denn nun hat alles seinen Platz und muss nach der Verwendung nur noch dorthin zurückwandern. Die Zeit und Nerven, die Sie bisher im Suchen investiert haben, können Sie nun zum effizienten Arbeiten nutzen.

Legen Sie Standards und Regeln für Ihre Ablage, Ihre Checklisten, Formulare und Verantwortlichkeiten fest. Damit niemand Ihr neues System stört, führen Sie alle Mitarbeiter:innen in dieses ein und sorgen Sie dafür, dass es auch eingehalten wird.

5. Shitsuke: Selbstdisziplin für langanhaltende Ordnung

Damit die 5S-Kaizen-Methode als Prozess gelingt, werden Kontinuität und damit Selbstdisziplin gefordert. Somit müssen Sie Ihr neues System strategisch beibehalten und dürfen daher nicht in alte Verhaltensmuster fallen. Immerhin sind Sie nicht auf der Suche nach kurzen Aufräumtipps, sondern wollen dauerhaft mehr Effizienz im Büroalltag erreichen. Der Vorteil an den 5S ist aber auch, dass hier ständige Optimierung im Fokus steht. So ist immer Platz für Veränderung und neue Ideen – diese müssen aber ins System integriert und ebenso erhalten werden.

Es ist also nicht sinnvoll, ineffektive Arbeitsprozesse zu standardisieren. Überdenken Sie daher immer wieder Ihre Vorgehensweise und bleiben Sie für Verbesserungen offen. Sollten Sie Möglichkeiten zur Verbesserung erkennen, nutzen Sie diese und pflegen Sie sie im Sinne der Optimierung in die 5S ein.

Fazit:

Denken Sie nicht lange nach – fangen Sie an! Sie haben sich entschieden Ihre Büroorganisation zu verbessern oder wollen Ihren Schreibtisch neu organisieren? Dann starten Sie mit Ihrer 5S-Kaizen-Kampagne! Dadurch schaffen Sie mehr Transparenz in Ihrem Unternehmen und bieten Mitarbeiter:innen mehr Eigenverantwortung im jeweiligen Bereich – und das sorgt für Effizienz!

Jede Methode bringt aber auch ganz klar Nachteile mit sich: So ist es zwingend notwendig, mit genügend Selbstdisziplin an die Sache heranzugehen, um die Kaizen-Denkweise nachhaltig in die Praxis umsetzen zu können. Die Vorteile der 5S-Kaizen-Methode sprechen allerdings für sich, denn die Methode lässt sich einfach erlernen und in den Büroalltag sowie auch im Homeoffice problemlos integrieren. Zudem eignet sich diese Herangehensweise ebenso, um Teilbereiche des Büroalltags effizienter zu gestalten, wie beispielsweise das eigene E-Mail-Postfach zu strukturieren oder Dokumente digital zu managen.

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Betriebliche Gesundheitsförderung: 4 Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeitergesundheit https://www.arbeitstipps.de/betriebliche-gesundheitsfoerderung-massnahmen-steigerung-mitarbeitergesundheit.html Tue, 11 May 2021 13:31:18 +0000 https://www.arbeitstipps.de/?p=10730 Die betriebliche Gesundheitsförderung dient in erster Linie der Gesunderhaltung von Arbeitnehmern. Ganz nebenbei kann sie die Mitarbeitermotivation stärken. Damit ein Unternehmen erfolgreich ist, kommt es auf viele verschiedene Faktoren an. Zwei dieser Faktoren sind die ...

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Die betriebliche Gesundheitsförderung dient in erster Linie der Gesunderhaltung von Arbeitnehmern. Ganz nebenbei kann sie die Mitarbeitermotivation stärken.

betriebliche Gesundheitsförderung
Zufriedene Mitarbeiter sind seltener krank – © fizkes / stock.adobe.com
Damit ein Unternehmen erfolgreich ist, kommt es auf viele verschiedene Faktoren an. Zwei dieser Faktoren sind die Mitarbeitermotivation und die Gesundheit der Arbeitnehmer. Beide beeinflussen die Arbeitsqualität und letztendlich den Erfolg des Unternehmens maßgeblich.

Um die Mitarbeitermotivation zu stärken, gibt es diverse Möglichkeiten – hier finden Sie sechs Beispiele. Solche Maßnahmen können sich sogar positiv auf die Krankenstatistik im Unternehmen auswirken. Genau an diesem Punkt setzt auch die betriebliche Gesundheitsförderung an. Hierbei geht es darum, mit geeigneten Maßnahmen gezielt die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern. Ganz nebenbei erhöht sich durch die Fürsorge des Arbeitgebers auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Wie können Unternehmen die Mitarbeitergesundheit fördern?

Die betriebliche Gesundheitsförderung umfasst eine Vielzahl verschiedener Maßnahmen, die die Gesundheit der Mitarbeiter zum Ziel haben. Hierbei werden verschiedene Ansätze verknüpft – zum Beispiel die Optimierung von Bedingungen und der Organisation am Arbeitsplatz.

Im Jahr 2019 waren Muskel- und Skeletterkrankungen die häufigsten Gründe für krankheitsbedingte Arbeitsausfälle – dicht gefolgt von psychischen Störungen (Quelle: iwd.de). Um das Aufkommen solcher Arbeitsausfälle zu verringern, sind zum Beispiel folgende Maßnahmen sinnvoll:

  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Yoga-Kurse für den Rücken und zur Stressbewältigung
  • betriebliche Krankenversicherung
  • Burnout-Prävention

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Vereinbarkeit von Beruf und Familie
Mit entsprechenden Arbeitsmodellen lassen sich Beruf und Familie vereinbaren – © asbe24 / stock.adobe.com
In der heutigen Zeit ist es keine Seltenheit, dass Arbeitnehmer jeden Tag über 100 Kilometer zur Arbeit pendeln. Das ist schon sehr anstrengend, wenn man keine Kinder hat, aber es ist machbar. Sobald Kinder ins Spiel kommen, kann der lange Arbeitsweg aber eine echte Herausforderung darstellen. Dies trifft zum Teil auch auf die Arbeitnehmer zu, die zwar wohnortnah in Vollzeit arbeiten. Oft bleibt nicht viel Zeit für den Nachwuchs oder die Arbeitszeiten sind nicht konform mit den Öffnungszeiten der Kitas. Häufig wirkt sich dies auch auf die Psyche aus und ruft unnötigen Stress hervor, der sich negativ auf die Gesundheit und die Arbeitsleistung ausübt.

Um die Familie und den Beruf besser vereinbaren zu können, kommen diese vier Lösungsansätze in Frage:

» Flexible Arbeitszeiten

Können Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit entsprechend ihrer Bedürfnisse gestalten, lassen sich Beruf und Familie deutlich besser vereinen.

» Home Office

Je nach Arbeitsplatz lässt sich die Arbeit auch vom heimischen PC aus verrichten. Dies hat gleich zwei Vorteile für den Arbeitnehmer: Das Pendeln mit dem Auto entfällt. Dadurch bleibt mehr Zeit fürs Kind.

» Stunden verringern

Viele Unternehmen ermöglichen es Müttern und/oder Vätern, ihre Arbeitszeit zu verringern. Das ist eine gute Möglichkeit, die Familie und den Beruf besser unter einen Hut zu bekommen. Hierbei müssen Arbeitnehmer jedoch mit einem geringeren Einkommen zurecht kommen.

» Firmeninterne Kinderbetreuung

Ein ganz großen Problem in vielen Regionen stellt die Kinderbetreuung dar. Daher bieten einige Unternehmen eine betriebsinterne Kinderbetreuung an. Hieraus ergibt sich der Vorteil, dass Arbeitnehmer entspannter arbeiten können, da sie ihre Kinder sicher betreut wissen. Zudem können sie schnell reagieren, wenn das Kind krank ist und zum Arzt muss. Auch dieser Fakt sorgt für weniger Stress bei den Eltern.

Yoga-Kurse für den Rücken und zur Stressbewältigung

Yoga
Wer nach einer besonderen Möglichkeit zum Entspannen sucht, dürfte zwischen „Sonnengruß“ und dem „herabschauendem Hund“ fündig werden – Quelle: gorillasports.de

In der heutigen Zeit nehmen berufsbedingter Stress und damit verbundene Erkrankungen wie Rückenschmerzen und Burnout immer mehr zu. Dem gegenüber steht der fehlende Ausgleich zum stressigen Arbeitsalltag. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie wir gegen den Stress angehen können.

Aber auch auf Arbeitgeberseite gibt es verschiedene Optionen, um gestressten Mitarbeitern einen Stressausgleich zu bieten. So können sie ihre Mitarbeiter zum Beispiel mit Business-Yoga dabei helfen, den Stress abzubauen und sogar Verspannungen zu lösen. Einige Yoga-Lehrer haben sich auf Yoga-Kurse für Unternehmen spezialisiert. Sie bieten ein Yoga-Angebot, das direkt auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt ist. Für Büromitarbeiter sind zum Beispiel auch Übungen denkbar, die am Arbeitsplatz und mit wenig Ausrüstung, vielleicht mit einer Yogamatte, durchführbar sind.

Betriebliche Krankenversicherung

Die gesetzliche Krankenversicherung weist aufgrund von Leistungskürzungen im Rahmen von Gesundheitsreformen Lücken im Versicherungsschutz auf. Um diese Lücken zu schließen und damit auch eine bessere Gesundheitsvorsorge genießen zu können, bieten diverse Versicherungen eine zusätzliche private Absicherung an. Hierfür ist jedoch eine Gesundheitsprüfung erforderlich, sodass nicht jeder in den Genuss einer solchen zusätzlichen Krankenversicherung kommt. Besonders solche solche Arbeitnehmer würden von einer betrieblichen Krankenversicherung profitieren.

Bei der betrieblichen Krankenversicherung handelt es sich ebenfalls um eine Ergänzung zur gesetzlichen Krankenversicherung. Diese schließt der Arbeitgeber für seine beschäftigte im Rahmen des Arbeitsverhältnisses ab. Unter Beachtung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz und dem arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz können einzelne Mitarbeiter ausgewählt werden, die vom zusätzlichen Versicherungsschutz profitieren. Sinnvoller ist es jedoch, wenn die gesamte Belegschaft in diesen Genuss kommt. Schließlich kann der Arbeitgeber die Kosten als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen und profitiert dabei auch noch von der betrieblichen Krankenversicherung. Denn zum einen genießen die Angestellten einen besseren Gesundheitsschutz und sind dadurch nicht so oft krank. Zum anderen erhöht eine betriebliche Krankenversicherung auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter und wirkt sich dadurch auch positiv auf die Motivation der Mitarbeiter aus.

Bournout-Prävention

Burnout-Prävention
Lobende Worte sind wertvoller als ständige Kritik – © fizkes / stock.adobe.com
Zu viel Stress kann krank machen. Besonders gefährlich ist der Stress, wenn er zum Burnout führt. Dies geschieht jedoch nicht über Nacht. Vielmehr bauen sich die Symptome über einen langen Zeitraum hinweg auf, bis sich der Körper in einem geistigen, körperlichen und emotionalen Erschöpfungszustand befindet. Die Betroffenen sind meist über mehrere Monate Arbeitsunfähig. Hin und wieder kann ein Burnout die Betroffenen sogar in den Suizid treiben. Umso wichtiger ist es, es gar nicht erst soweit kommen zu lassen. Aus diesem Grunde ist es erforderlich, dass Führungskräfte das Burnout-Syndrom als ernst zu nehmende Krankheit anerkennen und die Signale (z.B. Überbelastung) rechtzeitig erkennen.

Im Rahmen der Burnout-Prophylaxe ist es enorm wichtig, dass das Thema Burnout kein Tabu darstellt! Um Arbeitnehmer und Führungskräfte für dieses Thema zu sensibilisieren, bietet sich zum Beispiel ein Seminar an, in welchem über den Umgang mit Stress aufgeklärt wird und wie sich der Stress im Team bewältigen lässt. Zudem kann der Arbeitgeber einige Maßnahmen ergreifen:

  • Arbeitnehmer ermutigen, Probleme offen anzusprechen, sodass Überbelastungen schneller erkannt und behoben werden können
  • Qualifizierung der Mitarbeiter, damit Sie gut auf neue Aufgaben vorbereitet sind
  • Abbau von Überstunden ermöglichen
  • familienfreundliche Arbeitszeiten (Homeoffice, flexible Arbeitszeiten oder Berücksichtigung der Zeitwünsche der Beschäftigten)
  • Anerkennung und Wertschätzung der Mitarbeiter, um das Betriebsklima zu verbessern und so auch den Stress zu verringern
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Teamgeist fördern: Wie aus Einzelkämpfern Teamplayer werden https://www.arbeitstipps.de/teamgeist-foerdern-wie-aus-einzelkaempfern-teamplayer-werden.html https://www.arbeitstipps.de/teamgeist-foerdern-wie-aus-einzelkaempfern-teamplayer-werden.html#comments Wed, 21 Apr 2021 12:17:50 +0000 https://www.arbeitstipps.de/?p=5012 Ratlosigkeit in der Chefetage! Die Mitarbeiter leisten gute Arbeit und trotzdem bleiben gesetzte Ziele unerfüllt. Der Grund: Es mangelt an Teamgeist. Haben Sie die Fußball WM 2014 verfolgt? Ja, Deutschland ist Weltmeister geworden und das ...

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Ratlosigkeit in der Chefetage! Die Mitarbeiter leisten gute Arbeit und trotzdem bleiben gesetzte Ziele unerfüllt. Der Grund: Es mangelt an Teamgeist.

Teamgeist fördern
Sie haben einige Möglichkeiten, um den Teamgeist in Ihrem Unternehmen zu stärken – © djile / stock.adobe.com
Haben Sie die Fußball WM 2014 verfolgt? Ja, Deutschland ist Weltmeister geworden und das zurecht. Vom Mittelstürmer bis zum Torwart hat diese Mannschaft zusammen gespielt. Sie waren ein Team! Genau das macht den Erfolg aus, im Fußball wie auch im Berufsleben.

Damit ein Unternehmen läuft, braucht es fähige und engagierte Mitarbeiter. Spielen diese aber nicht miteinander, leidet das Betriebsklima und vor allem die Produktivität. An dieser Stelle sind Sie als Vorgesetzter gefragt. Sie sind in der Pflicht, die Mitarbeiter so zu lenken, dass der schon in der Stellenausschreibung geforderte Teamgeist auch praktisch umgesetzt wird.

Wer passt zu wem?

Sie wissen genau, warum Sie einen Mitarbeiter eingestellt haben. Seine Kompetenzen müssen nun zu denen der anderen passen, bzw. passend gemacht werden. Das heißt natürlich nicht, dass Sie diese Personen ändern sollen. Beweisen Sie Feingefühl, indem Sie Schwächen und besondere Fähigkeiten jedes Einzelnen analysieren. So erkennen Sie genau, wer mit wem am besten harmonieren könnte. Denn das beste Team bringt keinen Erfolg, wenn ein Eigenbrödler alles wieder zunichte macht.

Gemeinsame Aktivitäten organisieren

„Nur gemeinsam sind wir stark“, betonte Kanzlerin Angela Merkel im Zuge eines vereinten Europas und auch die SPD nutzte diesen Spruch bereits 1994 für ihre Wahlkampagne. Viel Wahrheit steckt in diesen fünf Worten, die auch Sie als Unternehmer, umsetzen müssen um erfolgreich zu sein.

Das Problem: Ihre Mitarbeiter verbringen die meiste Zeit des Tages zusammen, kennen sich aber viel zu wenig. So werden Gemeinsamkeiten verkannt, die dem Arbeitsalltag nützen können.

Die Lösung: Um den Teamgeist zu fördern empfehle ich ab und an ein paar Aktivitäten außerhalb der Firmenräume. Professionell organisierte Events, wie zum Beispiel Kanufahrten, Klettertouren oder Quizturniere beleben die Kommunikation, stärken das Teambewusstsein und machen ganz nebenbei auch noch jede Menge Spaß. Siehe auch: teamgeist.com.

Betriebssport stärkt das Gemeinschaftsgefühl

Teamgeist fördern durch Betriebssport
Nichts stärkt das Wir-Gefühl mehr als eine gute Zusammenarbeit und ein gemeinsames Ziel – © RaMGoN / stock.adobe.com
Eingangs habe ich schon berichtet, dass ihr Teamgeist die Spieler der Deutschen Fußballnationalmannschaft in der WM 2014 zum Erfolg geführt hat. Dies können Sie auch für Ihren Betrieb nutzen – Sie müssen dafür aber nicht unbedingt eine Fußballmannschaft gründen.

Ich habe einige Jahre in einer Verwaltung gearbeitet, die jedes Jahr an einer Drachenboot-Regatta teilgenommen hat. Eigens dafür wurde eine Mannschaft gegründet, deren Mitglieder sich regelmäßig zum Training getroffen haben. Durch ihre gute Zusammenarbeit hat diese Mannschaft immer sehr gut abgeschnitten. Diese Zusammenarbeit ist es, die Sie in Ihrem Betrieb benötigen.

Es eignen sich wirklich viele Sportarten – wie zum Beispiel Volleyball oder Handball – zur Stärkung des Wir-Gefühles, weil alle an einem Strang ziehen müssen, um ans Ziel zu kommen. Zusätzlich können Sie dieses Gefühl bei Ihren Mitarbeitern mit einheitlichen Sporttrikots stärken. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, diese mit Ihrem Firmenlogo zu versehen. Bestellen Sie sich dazu zum Beispiel bei Aufnäher.de Ihr Firmenlogo zum Aufnähen, Aufbügeln oder zum Ankletten.

Tipp: Möchten Sie in sportlichen Wettstreit mit anderen Unternehmen treten, sollten Sie Mitglied beim Deutschen Betriebssportverband e.V. werden. Sollte es zu einem Unfall während des Wettstreites kommen, sind Ihre Mitarbeiter ansonsten nicht versichert.

Lassen Sie Ihr Team nicht allein

Innerhalb der Firmenwände gilt es immer ein Auge auf das Team zu haben. Bei regelmäßig stattfindenden Meetings geben Sie den Ton an, lassen aber auch jedes Teammitglied zu Wort kommen. Hören Sie zu und lassen Sie das Team mit entscheiden, wenn es um die Umsetzung neuer Ideen geht.

Kritisieren Sie, was Ihnen nicht gefällt. Lassen Sie aber auch Kritik untereinander zu. Wichtig hierbei ist, dass ein respektvoller Ton in der Gruppe herrscht und jegliche Belange ernst genommen werden.

Mitarbeitermotivation schafft gemeinsame Erfolge

Ein Team ist nur so gut, wie sein schwächstes Glied! Das heißt, ein Querschläger kann die gesamte Arbeit schnell zunichte machen. Die Motivation jedes Einzelnen ist daher Ihre oberste Priorität. Nur wer sich im Job wohl fühlt bringt auch Leistung. Es gibt kein Patentrezept für gute Mitarbeitermotivation, der Leitfaden von Fabian Beiner bringt für mich aber alles Wesentliche auf den Punkt. Fakt ist, dass Sie die räumlichen Voraussetzungen schaffen müssen und auch an Lob nicht sparen sollten.

Teamwork sollten wir von unseren Zellen und dem Flug der Gänse lernen.
Nur wenn die Stärkeren den Schwächeren helfen, erreichen alle das Ziel.
© Rena Lessner – Schriftstellerin

Bonus für gute Teamarbeit

Der finanzielle Anreiz hat schon so manch schlafenden Hund geweckt. Was will ich damit sagen? Bieten Sie für eine vom Team erfolgreich erfüllte Aufgabe einen Bonus an. Bleiben Sie gerecht und zahlen Sie für jeden den gleichen Betrag.

Extratipp: Sie können auch einen Gesamtbetrag ausschreiben, der dann gemeinsam verbraten werden muss. Ein Kegelabend oder Theaterbesuch sorgt für auflockernde Stimmung und fördert ganz nebenbei die Teamarbeit.

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