Aufbewahrungsfristen 2011 – Das dürfen Sie entsorgen!

Aufbewahrungsfristen 2011
Aufbewahrungsfristen 2011

Jedes Unternehmen bzw. jeder Inhaber eines Gewerbes muss über eine Buchführung verfügen und hat deshalb auch die Pflicht, sämtliche steuer- und handelsrechtlich relevanten Geschäftsunterlagen für eine festgelegte Zeit aufzubewahren. Je nach Bereich sind geschäftliche Unterlagen sechs oder zehn Jahre aufzubewahren. Für alle Unterlagen eines Unternehmens, die das Steuerrecht betreffen, ist der Zeitraum in der so genannten Abgabenordnung (AO) festgelegt, das Handelsgesetzbuch (HGB) gibt die Aufbewahrungspflichten für Unterlagen vor, die sich auf das Handelsrecht beziehen. Auch für Versicherungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungspflichten.

Aufbewahrungsfristen 2011 für Grundstückseigentümer

Allerdings müssen nicht nur Unternehmen und Gewerbetreibende Unterlagen aufbewahren, sondern auch Privatpersonen, wenn es beispielsweise um Baumaßnahmen auf einem eigenen Grundstück geht. Ab dem 31.7.2004 gibt es hier eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für alle Zahlungsbelege, Rechnungen und Unterlagen, mit denen Grundstückseigentümer erbrachte Leistungen Dritter (Planung, Bau, Renovierung usw.) nachweisen können. Wer also Ende 2009 Baumaßnahmen durchführen ließ, darf alle damit einhergehenden Unterlagen Ende 2011 entsorgen.

Welche Unterlagen unterliegen welchem Recht?

Durch Komplexität und Vielfalt der rechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist es manchmal nicht ganz einfach, zu entscheiden, welche Unterlagen welchem Recht unterliegen. Die folgende Unterteilung soll dabei helfen, die einzelnen Unterlagen der jeweils geltenden Aufbewahrungsfrist zuzuordnen.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen 2011

Unter die 10-jährige Aufbewahrungspflicht fallen folgende steuerrechtlich relevanten Geschäftsunterlagen:

Bilanzen 10 Jahre aus dem Jahr 2000
Geschäftsberichte 10 Jahre aus dem Jahr 2000
Inventarlisten 10 Jahre aus dem Jahr 2000
Steuererklärungen 10 Jahre aus dem Jahr 2000
Bankbelege (Kontoauszüge) 10 Jahre aus dem Jahr 2000
EDV-Buchführung (inklusive Handbücher) 10 Jahre aus dem Jahr 2000
Abrechnungsunterlagen 10 Jahre aus dem Jahr 2000
Rechnungen (Ein- und Ausgang) 10 Jahre aus dem Jahr 2000
Buchungsrelevante Belege 10 Jahre aus dem Jahr 2000
Prozessakten 10 Jahre aus dem Jahr 2000

 

Handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen 2011

Auch das handelsrecht verlangt von Unternehmen und Gewerbetreibenden die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. In diesen Bereich fallen folgende Unterlagen, die Sie nun entsorgen dürfen:

Handelsbücher 10 Jahre aus dem Jahr 2000
Verkaufsbücher 10 Jahre aus dem Jahr 2000
Grundbuchauszüge 10 Jahre aus dem Jahr 2000
Auszüge Handelsregister 6 Jahre aus dem Jahr 2004
Handelsbriefe (Geschäftsbriefe) 6 Jahre aus dem Jahr 2004

 

Versicherungsrechtliche Aufbewahrungspflichten 2011

Unternehmen müssen auch Unterlagen, die dem Versicherungsrecht unterliegen, 6 bzw. 10 Jahre aufbewahren. Dazu zählen und dürfen 2011 entsorgt werden:

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherung 10 Jahre aus dem Jahr 2000
Belege über Angestelltenversicherungen 10 Jahre aus dem Jahr 2000
Versicherungspolicen 6 Jahre aus dem Jahr 2004

 

Fristbeginn und Form

Die jeweils geltende Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung oder Veränderung vorgenommen wurde. Sämtliche Geschäftsunterlagen, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, müssen als Original aufbewahrt werden. Kopien sind nicht zulässig.

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