Jedes Unternehmen bzw. jeder Inhaber eines Gewerbes muss über eine Buchführung verfügen und hat deshalb auch die Pflicht, sämtliche steuer- und handelsrechtlich relevanten Geschäftsunterlagen für eine festgelegte Zeit aufzubewahren. Je nach Bereich sind geschäftliche Unterlagen sechs oder zehn Jahre aufzubewahren. Für alle Unterlagen eines Unternehmens, die das Steuerrecht betreffen, ist der Zeitraum in der so genannten Abgabenordnung (AO) festgelegt, das Handelsgesetzbuch (HGB) gibt die Aufbewahrungspflichten für Unterlagen vor, die sich auf das Handelsrecht beziehen. Auch für Versicherungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungspflichten.
Aufbewahrungsfristen 2011 für Grundstückseigentümer
Allerdings müssen nicht nur Unternehmen und Gewerbetreibende Unterlagen aufbewahren, sondern auch Privatpersonen, wenn es beispielsweise um Baumaßnahmen auf einem eigenen Grundstück geht. Ab dem 31.7.2004 gibt es hier eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für alle Zahlungsbelege, Rechnungen und Unterlagen, mit denen Grundstückseigentümer erbrachte Leistungen Dritter (Planung, Bau, Renovierung usw.) nachweisen können. Wer also Ende 2009 Baumaßnahmen durchführen ließ, darf alle damit einhergehenden Unterlagen Ende 2011 entsorgen.
Welche Unterlagen unterliegen welchem Recht?
Durch Komplexität und Vielfalt der rechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist es manchmal nicht ganz einfach, zu entscheiden, welche Unterlagen welchem Recht unterliegen. Die folgende Unterteilung soll dabei helfen, die einzelnen Unterlagen der jeweils geltenden Aufbewahrungsfrist zuzuordnen.
Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen 2011
Unter die 10-jährige Aufbewahrungspflicht fallen folgende steuerrechtlich relevanten Geschäftsunterlagen:
| Bilanzen | 10 Jahre | aus dem Jahr 2000 |
| Geschäftsberichte | 10 Jahre | aus dem Jahr 2000 |
| Inventarlisten | 10 Jahre | aus dem Jahr 2000 |
| Steuererklärungen | 10 Jahre | aus dem Jahr 2000 |
| Bankbelege (Kontoauszüge) | 10 Jahre | aus dem Jahr 2000 |
| EDV-Buchführung (inklusive Handbücher) | 10 Jahre | aus dem Jahr 2000 |
| Abrechnungsunterlagen | 10 Jahre | aus dem Jahr 2000 |
| Rechnungen (Ein- und Ausgang) | 10 Jahre | aus dem Jahr 2000 |
| Buchungsrelevante Belege | 10 Jahre | aus dem Jahr 2000 |
| Prozessakten | 10 Jahre | aus dem Jahr 2000 |
Handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen 2011
Auch das handelsrecht verlangt von Unternehmen und Gewerbetreibenden die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. In diesen Bereich fallen folgende Unterlagen, die Sie nun entsorgen dürfen:
| Handelsbücher | 10 Jahre | aus dem Jahr 2000 |
| Verkaufsbücher | 10 Jahre | aus dem Jahr 2000 |
| Grundbuchauszüge | 10 Jahre | aus dem Jahr 2000 |
| Auszüge Handelsregister | 6 Jahre | aus dem Jahr 2004 |
| Handelsbriefe (Geschäftsbriefe) | 6 Jahre | aus dem Jahr 2004 |
Versicherungsrechtliche Aufbewahrungspflichten 2011
Unternehmen müssen auch Unterlagen, die dem Versicherungsrecht unterliegen, 6 bzw. 10 Jahre aufbewahren. Dazu zählen und dürfen 2011 entsorgt werden:
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherung | 10 Jahre | aus dem Jahr 2000 |
| Belege über Angestelltenversicherungen | 10 Jahre | aus dem Jahr 2000 |
| Versicherungspolicen | 6 Jahre | aus dem Jahr 2004 |
Fristbeginn und Form
Die jeweils geltende Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung oder Veränderung vorgenommen wurde. Sämtliche Geschäftsunterlagen, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, müssen als Original aufbewahrt werden. Kopien sind nicht zulässig.
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