Für ein Unternehmen ist es notwendig, dass die Finanzverwaltung und Buchhaltung korrekt arbeiten, denn spätestens bei der Erstellung des Jahresabschlusses bzw. der Jahresbilanz müssen die korrekten Zahlen vorliegen und verbucht sein. Ist dies nicht der Fall, kann das Geschäftsjahr nicht abgeschlossen werden.
Allerdings macht jeder Fehler und die gilt es, frühzeitig zu finden und zu korrigieren. Denn sowohl die Bank, als auch der zuständige Arbeitnehmer eines Unternehmens kann Fehler machen. Um solche Fehler zu vermeiden, ist es für ein Unternehmen wichtig, in sehr regelmäßigen Abständen ein- und ausgehende Zahlungen anhand der Kontoauszüge zu kontrollieren.
1. Zahlungseingänge und -ausgänge kontrollieren
Kontoauszüge kontrollieren gehört also zu den Grundaufgaben der Finanzabteilung bzw. Buchhaltung eines jeden Unternehmens. Zu einer solchen Kontrolle gehört es unter anderem, überwiesene Beträge mit den dazugehörigen Rechnungen abzugleichen. Denn es genügt oft eine kleine Unachtsamkeit und schon hat sich unter anderem ein Zahlendreher eingeschlichen. Wird ein solcher Fehler nicht schnell bemerkt, stimmt die gesamte Buchhaltung nicht mehr.
Falsche Beträge finden sich aber nicht nur bei ausgehenden Zahlungen, auch Zahlungseingänge können einen nicht korrekten Betrag beinhalten. Alle fehlerhaften Beträge müssen also umgehend korrigiert werden, damit es nicht zu langwierigen Nachforschungen kommt, die meist sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.
2. Kontonummern prüfen
Wer Kontoauszüge kontrollieren muss, sollte stets auch die angegebenen Kontonummern in Augenschein nehmen. Immerhin sind falsche Kontonummern in sehr vielen Fällen Grund für Fehlbuchungen. Denn bei Angabe einer nicht korrekten Kontonummer wird der Betrag auf ein falsches Konto überwiesen und dort gutgeschrieben.
Leider ist die Bank seit einigen Jahren nicht mehr verpflichtet, zu überprüfen, ob die angegebene Kontonummer mit dem Empfänger übereinstimmt. Dies zu kontrollieren, liegt ausschließlich in der Verantwortung dessen, der eine Überweisung tätigt. Jeder Arbeitnehmer, der Kontoauszüge kontrollieren muss, hat also eine sehr verantwortungsvolle Aufgabe.
3. Einzugsermächtigungen überwachen
Die Kontrolle von Kontoauszügen in Unternehmen ist vor allem dann sinnvoll und notwendig, wenn Einzugsermächtigungen erteilt wurden, um Verbindlichkeiten zu begleichen. Diese Zahlungsform hat viele Vorteile, birgt aber auch Risiken. Denn der Begünstigte braucht dem Geldinstitut gegenüber lediglich versichern, dass er eine Einzugsermächtigung besitzt, schriftlich nachweisen muss er dies der Bank nicht. Hier kommt es immer wieder zu Betrügereien. Wenn ein Unternehmen eine unberechtigte Belastung nicht rechtzeitig stornieren bzw. zurückbuchen lässt, ist das Geld bedauerlicherweise verloren.
Kontoauszüge zu kontrollieren, zahlt sich also in jedem Fall aus, denn durch einen konzentrierten Blick auf eingehende und ausgehende Zahlungen kann man eigene Fehlbuchungen oder unberechtigte Abbuchungen Dritter verhindern bzw. fristgerecht rückgängig machen.
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