Bankverbindung ändern – Darauf müssen Sie achten

Das Ändern einer Bankverbindung ist innerhalb des Geschäftsverkehrs eine Sache, welche nicht immer ganz einfach und ohne Umstände zu erledigen ist.

Meist werden im Zusammenhang mit einer neuen Bankverbindung auch andere Tätigkeiten notwendig, welche für einen reibungslosen Zahlungsverkehr sinnvoll und grundlegend sind.

Geschäftsabläufe erleichtern

Wie im privaten Bereich, so laufen auch im Büro viele Geschäfts- und Buchungsvorgänge, insbesondere im Zusammenhang mit Finanzierungen über die Hausbank. Dabei werden die sogenannten Forderungen als auch die Verbindlichkeiten über den kostengünstigen und effizienten Bankverkehr abgewickelt. Ebendarum ändern sich mit der Umstellung einer Bankverbindung beispielsweise auch laufende Einzugsermächtigungen, Daueraufträge oder Lastschriften.

➡️ Schrift- und Briefverkehr aktualisieren

Außerdem muss daran gedacht werden, dass die für ein Wirtschaftsunternehmen oder ein Büro gültigen Bankverbindungen, welche gemeinsam mit den entsprechenden Kontodaten auf dem gesamten Schriftverkehr vermerkt sind, aktualisiert werden.

Auf sogenannten vorgedruckten Papieren, welche zum Beispiel im Schrift- und Briefverkehr genutzt werden, sind die Daten für die Konten eingetragen und die Bankinstitute benannt. Ändern sich die Bankverbindungen, so müssen die kompletten Vordrucke erneut erstellt werden, was wiederum Aufgabe der Druckerei ist. Diese muss jedoch rechtzeitig von den Neuerungen unterrichtet werden, um die Informationen im Druck verarbeiten zu können.

➡️ Geschäftskunden informieren

Günstig ist es, wenn Kontodaten geändert werden, alle Geschäftskunden über eine Umstellung rechtzeitig zu informieren. Dies beugt Missverständnissen und falschen Buchungen vor. Damit können wiederum Mahnkosten, unnötige Portogebühren oder Telefonate verhindert werden. Zusätzlich wird dadurch viel Zeit gespart.

Über neue Bankverbindungen können Kunden oder andere Geschäftspartner durch Anschreiben per Post oder mündlich über Telefonate informiert werden. Eine vorteilhafte Möglichkeit ist die Nutzung geschützter Internetverbindungen. Über die Vergabe von sogenannten Visitenkarten ist es ebenfalls möglich, geänderte Konto- und Bankverbindungen weiterzuleiten. Oder aber Sie nutzen ein kostenloses Formular, um ihren Geschäftskunden die geänderte Bankverbindung mitzuteilen. Siehe www.kostenlose-vordrucke.de.

➡️ Bankverbindung rechtzeitig ändern

Bewährt hat es sich in der Praxis, wenn eine Bankverbindung planmäßig geändert wird. Durch diese Voraussetzung können Probleme umgangen werden, welche mit noch zu erwartenden und von der Bank durchgeführten Kontenvorgängen im Zusammenhang stehen. So werden Unklarheiten vermieden und doppelte Zahlungen von vornherein ausgeschlossen. Die Normalität beim Finanzverkehr wird nicht unterbrochen und die Zahlungen treffen reibungslos und termingerecht ein. Dies betrifft auch das Begleichen von Verbindlichkeiten.

➡️ Vordrucke ändern

In einigen Büros, Dienstleistungen oder Unternehmen ist es üblich, bei Zahlungsaufforderungen die kundenfreundlichen Überweisungsvordrucke per Post zu schicken. Meist enthalten diese schon die eingedruckten Bankverbindungen. Auch diese Unterlagen müssen im Falle von Abweichungen geändert werden. Ratsam ist es, wenn der Zahlungsverkehr schnell wieder die Normalität erreichen soll, dass ein Kundenservice eingerichtet wird, welcher nicht nur die Änderung der Kontendaten ankündigt, sondern ebenfalls über eine erfolgte Umstellung informiert.

Erst neues Konto eröffnen, dann Altes kündigen

Viele Unternehmen oder Büros gestalten eine Änderung der Bankverbindung oder Kontoumstellung so, dass sie zunächst ein neues Konto eröffnen, danach Informationen ausgeben und dann das alte Konto kündigen. Dies ist vorteilhaft, weil es so nicht zu Engpässen kommt, bei welchen Finanzen auf der Bank liegen bleiben und der Zahlungsverkehr unterbrochen ist. Dies kann zu einer erheblichen Kostenfalle werden und den Unmut sowohl von Kunden als auch Gläubigern mit sich bringen. Außerdem können verschiedene Kosten durch die verwaltungstechnischen Aufwendungen der Finanzinstitute entstehen.

In Vorausschau auf die sich ändernde Bankverbindung ist es empfehlenswert, eine entsprechend aktuelle Checkliste anzufertigen, welche Institutionen und Geschäftsverbindungen für die unterschiedlichen Zahlungsabwicklungen relevant sind. Diese Checkliste kann dann nach und nach abgearbeitet werden.

Online-Banking nicht vergessen

Wenn sich Bankverbindungen ändern, dann erweist sich dieser Vorgang als nicht so vorteilhaft für den Geschäftsverkehr. Deshalb sollten diese Umstellungen gründlich bedacht werden. Eine neue Bankverbindung bedeutet immer, dass das Konto von einer Bank zur nächsten übertragen wird, wobei natürlich auch das Online-Banking für Geschäftskunden zur Verfügung steht. Hierbei ändern sich die Daten ebenfalls.

Ein Geschäftskonto stellt eine hohe finanzielle Aufwendung dar. Die Gebühren beziehen sich dabei jeweils auf eine einzelne Buchung. Änderungen können dabei teuer werden und die Büro- oder Firmenkassen enorm belasten. In Hinsicht darauf sollen unnütze oder doppelte Buchungen durch einen sinnvollen, planmäßigen und durchdachten Wechsel von Bankverbindungen so gering wie möglich gehalten werden.

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