Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst erstellen – Das müssen Sie beachten

Viele denken darüber nach die Lohn- und Gehaltsabrechnung auszulagern. Bei wenigen Mitarbeitern lässt sich das aber auch gut selbst abwickeln. Dabei müssen Sie nur ein paar Punkte beachten.

Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst erstellen
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In der Regel ist es doch so: die Verdienstabrechnung landet im Briefkasten der Mitarbeiter, wird nur schnell mal überflogen und gar nicht richtig kontrolliert, bevor sie weggeheftet wird. Wie viel Arbeit dahinter steckt, wissen nur die wenigsten. Denn Arbeitgeber müssen sich an einige wichtige Regeln bei der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen halten und dürfen auch keine Fehler machen, damit es keinen Ärger mit dem Finanzamt gibt. Und genau deswegen scheuen sich viele davor sich selbst an die Arbeit zu machen und lagern die Lohn- und Gehaltsabrechnung aus. Doch warum eigentlich? So schwer ist es nun auch nicht die Verdienstabrechnungen selber zu erstellen. Wenn Sie es erst einige Male gemacht haben, fällt Ihnen das sicherlich irgendwann ganz leicht. Denn wie heißt es so schön: Übung macht den Meister!

Was versteht man unter einer Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung?

Ein Arbeitnehmer bekommt je nach Arbeitsvertrag zum Monatsanfang oder zur Monatsmitte hin sein Gehalt oder seinen Lohn auf sein Konto überwiesen. Dazu erhält er außerdem noch eine Gehaltsabrechnung vom Arbeitgeber. Diese belegt in Textform, wie sich das Gehalt des Angestellten zusammensetzt. Dieser Nachweis ist wichtig für Arbeitnehmer, denn die Gehaltsabrechnung dient als Einkommensnachweis für beispielsweise die Steuererklärung, die Wohnungssuche oder auch für die Vergabe von Krediten.

Unterschied zwischen Lohn und Gehalt

Unter Lohn und Gehalt verstehen die meisten das Gleiche. Kein Wunder, denn unter beiden Begriffen versteht man generell die Bezahlung eines Arbeitnehmers für seine geleistete Arbeit. Dennoch gibt es zwischen Lohn und Gehalt einen Unterschied:

❍ Lohn:

Wer einen Lohn bezahlt bekommt, der bekommt dabei die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden bezahlt. Es existiert somit also ein fester Stundenlohn. Das ist unter anderem bei Minijobbern relevant, die in der Regel auf Stundenbasis arbeiten.

❍ Gehalt:

Wer ein Gehalt bezieht, der wird nicht nach den geleisteten Arbeitsstunden bezahlt. Der Arbeitnehmer erhält in diesem Fall einen festen monatlichen Betrag – egal, ob Überstunden geleistet wurden oder nicht.

Wie setzt sich das Gehalt bzw. der Lohn zusammen?

Für Arbeitnehmer ist es in der Regel wichtig was unterm Strich auf ihrem Konto überwiesen wird. Sprich also der Nettolohn. Es ist jedoch auch wichtig, dass Arbeitnehmer jederzeit nachvollziehen können, warum vom Bruttolohn nur noch Summe X übrig bleibt. Hierfür ist es wichtig die monatlichen Abzüge auf der Entgeltabrechnung zu notieren. Diese werden in Steuern und Sozialversicherungsbeiträge unterteilt.

Steuern & SozialversicherungsbeiträgeHöhe der Abzüge
Lohnsteuerhängt vom Einkommen und der Lohnsteuerklasse ab (Übersicht Lohnsteuerklassen)
KirchensteuerHöhe hängt vom Gehalt und dem Bundesland, in dem man arbeitet, ab
SolidaritätszuschlagAnteil der Lohnsteuer (nach aktuellem Stand 5,5 %)
Arbeitslosenversicherung3 % des Bruttolohns (Arbeitnehmer und Arbeitgeber übernehmen jeweils die Hälfte)
Rentenversicherung18,6 % des Bruttolohn (Arbeitnehmer und Arbeitgeber übernehmen jeweils die Hälfte)
Krankenversicherung14,6 % des Bruttolohns (Arbeitnehmer und Arbeitgeber übernehmen jeweils die Hälfte)
Pflegeversicherung2,55 % des Bruttolohns (Arbeitnehmer und Arbeitgeber übernehmen jeweils die Hälfte)

Im Endeffekt bleiben Ihnen also nach Abzug der Sozialversicherungen (nehmen ca. 19 Prozent in Anspruch) und nach Abzug der Steuern (nehmen ca. 22 Prozent in Anspruch) noch 59 Prozent vom Bruttolohn übrig.

Welche Angaben dürfen außerdem nicht fehlen?

In erster Linie ist es wichtig, dass Sie als Arbeitgeber auf dem Lohnzettel immer Auskunft über die Art und die Höhe der geleisteten Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge geben. Des Weiteren müssen auf dem Lohnzettel immer alle Zuschläge, Zulagen und sonstige Vergütungen notiert werden. Das ist ein absolutes Muss, denn ansonsten kann es passieren, dass Sie Ärger mit dem Finanzamt und/oder dem Sozialversicherungsträger bekommen.

Zusätzlich gibt es auch noch Stammdaten, die auf keiner Lohnabrechnung laut § 108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) fehlen dürfen. Dazu zählen:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID des Arbeitnehmers
  • Beginn und gegebenenfalls Ende der Beschäftigung
  • Abrechnungszeitraum
  • Bruttolohn bzw. -gehalt
  • Art und Höhe der Zuschläge
  • Zulagen und Abschlagszahlungen (z.B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld)
  • vermögenswirksame Leistungen und Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Freibeträge
  • Kirchensteuerabzug
  • Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
  • Aufwandsentschädigungen
  • Nettolohn

Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen selber erstellen oder auslagern?

Wer es ein mal gemacht hat, wird eigentlich schnell merken, dass es gar nicht so schwer ist die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen für seine Mitarbeiter selbst zu erstellen. Leider nimmt das Ganze aber einiges an Zeit in Anspruch, weshalb sich Arbeitgeber oftmals noch außerhalb der Arbeitszeiten hinsetzen und die Abrechnungen erstellen müssen. Um das schneller zu erledigen und auch um Fehler zu vermeiden, sollten Sie darüber nachdenken eine spezielle Software für die Lohnabrechnung zu benutzen. Derartige Softwarelösungen lassen sich in der Regel leicht bedienen. Außerdem führen Sie die Programme Schritt für Schritt durch die notwendigen Eingaben und erstellen Berechnungen zum großen Teil gleich selbst. Zudem bieten sie zahlreiche Checklisten rund um das Arbeitsrecht, damit Sie rechtlich immer auf der sicheren Seite bleiben.

Wem das dennoch zu kompliziert ist oder wer einfach nicht viel Zeit in die Erstellung der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen investieren möchte, der kann diese auch auslagern, sprich also einen Steuerberater damit beauftragen. So müssen Sie keine Angst haben, dass Sie Fehler bei der Erstellung der Entgeltabrechnungen machen. Schließlich gibt es in kaum einem anderen Bereich so viele Gesetzesänderungen wie hier. Da kann einem schon schnell mal ein Fehler unterlaufen. Und das könnte wiederum unangenehme Folgen haben. Also übergeben Sie diese Aufgabe lieber einem Fachmann, wenn Sie sich diese nicht zutrauen.

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