4 typische Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Werden Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung gemacht, drohen mitunter ernsthafte Konsequenzen. Vor allem, wenn vergessen wird, Beiträge fristgerecht abzuführen.

Was für den Arbeitgeber der Umsatz, ist für den Arbeitnehmer das Gehalt. Jeder möchte für seine Arbeit entlohnt werden und das penibel korrekt. Gehalt oder Lohn wurden im Arbeitsvertrag festgeschrieben, auf die einwandfreie Auszahlung des monatlichen Einkommens sollte sich der Arbeitnehmer verlassen können. Doch leider treten bei der Gehaltsabrechnung immer wieder Fehler auf. Welche sind das und wer übernimmt letztendlich die Verantwortung?

Ist eine Lohnabrechnung für Arbeitgeber verpflichtend?

„Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen“, heißt es in Paragraf 108 der Gewerbeordnung. Damit erklärt sich von selbst, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, jedem Arbeitnehmer zum Ende des Monats eine Gehaltsabrechnung zukommen zu lassen. Hieraus muss genau hervorgehen, wie sich der Bruttolohn jedes einzelnen Arbeitnehmers zusammensetzt und was Netto am Ende rauskommt. Fehlen Daten, oder werden diese nicht korrekt angegeben, drohen Strafen und der Arbeitnehmer wird das Vertrauen in Sie – als zuverlässigen Vorgesetzten – verlieren.

Deshalb mein Tipp: besser die professionelle Hilfe von Fachleuten in Anspruch nehmen und eine Gehaltsabrechnung erstellen lassen. Damit vermeiden vor allem Start-ups, die das erste Mal Angestellte haben, in Schwierigkeiten zu geraten.

Häufige Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Noch kurz ein Wort zum Unterschied zwischen Lohn und Gehalt. Ein Gehaltsempfänger bekommt jeden Monat das gleiche Geld, während ein Lohnempfänger nach seinen geleisteten Stunden bezahlt wird. Für die fehlerfreie Erstellung der Lohn- / Gehaltsabrechnung ist das aber nicht von Bedeutung, denn beide Arbeitnehmer haben das Recht auf Korrektheit.

❶ Falsche Berechnung und Abführung der Lohnsteuer

Steuerschuldner ist zwar der Arbeitnehmer, verantwortlich für die korrekte Berechnung und Abführung der Lohnsteuer ist allerdings der Arbeitgeber. Wird versehentlich zu viel abgeführt, hat der Arbeitgeber das Recht, den Differenzbetrag innerhalb von 3 Jahren vom Arbeitnehmer zurückzufordern.

Haben Sie als Arbeitgeber Zweifel, ob die in der Lohnabrechnung angegebenen Werte korrekt sind, können Sie sich an das für Sie zuständige Finanzamt wenden. Andersrum ist das Finanzamt berechtigt, eine sogenannte Lohnsteuer-Nachschau durchzuführen. Diese muss nicht angekündigt werden und die jeweiligen Beauftragten sind befugt, die gewerblichen Räume im Rahmen der Geschäftszeiten zu betreten.

» Wichtig:
Neben der Lohnsteuer, wird auch die Kirchensteuer, bei der Lohnsteuer-Nachschau geprüft.

❷ Formfehler sind keine Schönheitsfehler

Müller mit nur einem L oder ein Zahlendreher im Geburtsdatum, das klingt nach ganz normalen Tippfehlern, die jedem passieren können. Theoretisch ist das auch so, bei der Gehaltsabrechnung sollten solche formellen Fehler aber nicht auftreten. Vergleichen Sie am besten alle Daten noch einmal mit denen in der Personalakte. Ihr Arbeitgeber hat ein Recht auf die Angabe fehlerfreier, persönlicher Daten.

❸ Zuschläge und Sonderzahlungen

Neben dem vereinbarten Gehalt, bekommen manche Arbeitnehmer zusätzliche Zahlungen, zum Beispiel für Nachtschichten, Wochenenddienste, Arbeiten am Feiertag oder Boni. Auch diese müssen auf der Gehaltsabrechnung vermerkt werden. Hier sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen in der Pflicht, denn gibt ein Arbeiter seine zusätzlichen Schichten / Arbeitsstunden nicht an die Abrechnungsstelle weiter, kann der Arbeitgeber sie bei der Lohnabrechnung auch nicht berücksichtigen.

❹ Berücksichtigung neuer gesetzlicher Vorgaben

Nichts bleibt wie es ist, das haben wir gerade in der Hochsaison der Pandemie erlebt. Arbeitnehmer und auch Arbeitgeber mussten sich permanent mit neuen Vorgaben auseinandersetzen. Aber auch ohne Corona sollten Arbeitgeber sich stetig über Neuerungen – die die Lohnabrechnung betreffen – informieren.

So zum Beispiel die ab 2021 geltende, schrittweise Abschaffung des Solibeitrages, oder mögliche Tarifveränderungen, wenn Ihr Unternehmen an einen Tarifvertrag gebunden ist.