Arbeitnehmer sehen Sonderzahlungen immer gern. Dabei ist vielen gar nicht bewusst, dass es verschiedene Formen gibt, die sich auf die Abzüge vom Lohn auswirken.
Viele Arbeitnehmer kommen in den Genuss von Sonderzahlungen. Diese werden vom Arbeitgeber einmal oder mehrmals im Jahr gezahlt und können die Motivation der Arbeitnehmer steigern. Dabei gibt es grundsätzlich zwei Formen der Sonderzahlungen. Zum einen gibt es die Gratifikationen, zu denen das Weihnachtsgeld oder auch das Urlaubsgeld gehört. Dann gibt es noch das 13. Gehalt.
Beide Formen der Sonderzahlungen ähneln sich sehr und können leicht verwechselt werden. Dies ist besonders dann der Fall, wenn der Arbeitgeber bei der Auszahlung nicht klar zum Ausdruck bringt, um welche Leistung es sich handelt.
Wer aber hat ein Anrecht auf Sonderzahlungen und wie unterscheiden sich die Formen?
Rechtliche Grundlage für Sonderzahlungen
Grundsätzlich haben Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch auf Sonderzahlungen. Diese stellen vielmehr eine freiwillige Leistung durch den Arbeitgeber dar.
Arbeitgeber können auch Sonderzahlungen leisten, ohne diese im Arbeitsvertrag zu regeln. Hier kann jedoch durch Entstehen einer betrieblichen Übung eine rechtliche Bindung entstehen.
Erhalten Arbeitnehmer drei Jahre in Folge Sonderzahlungen, so besteht auch ein Anspruch auf Zahlung in den Folgejahren. Denn durch die regelmäßige Zahlung besteht eine betriebliche Übung und Arbeitnehmer können darauf vertrauen, dass sie die Zahlungen auch in der Zukunft erhalten werden.
Sollte die Zahlung durch den Arbeitgeber nach den drei Jahren ausbleiben, können Arbeitnehmer diese geltend machen – unabhängig davon, ob die Sonderzahlungen im Arbeitsvertrag geregelt sind, oder nicht. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob die Zahlungen immer in gleicher Höhe erfolgte oder nicht. Hierzu gibt es auch ein Urteil vom Bundesarbeitsgericht.
Ausnahme: Erklärt der Arbeitgeber mit jeder Sonderzahlung ausdrücklich die Freiwilligkeit dieser Zahlung, so wird selbst bei regelmäßiger Zahlung kein Anspruch für die Zukunft entstehen.
Sonderzahlungen können aber auch in Tarifverträgen oder in Betriebsvereinbarungen festgehalten werden. In diesem Fall würde sich aus der jeweiligen Regelung auch dann ein Anspruch für den Arbeitnehmer ableiten lassen, wenn der Arbeitsvertrag keine Regelungen zu Sonderzahlungen hergibt.
Die Betriebsvereinbarung stellt eine betriebliche Einigung zwischen dem Arbeitgeber und dem Betriebsrat, als Interessenvertretung der Belegschaft, dar.
Gratifikationen vs. 13. Gehalt
Oft wird das am Ende des Jahres gezahlte Weihnachtsgeld als 13. Gehalt bezeichnet. Dies ist jedoch nicht korrekt. Denn während es sich beim Weihnachtsgeld um eine Gratifikation zur Belohnung der Betriebstreue handelt, erfolgt mit dem 13. Gehalt eine Vergütung der im Jahresverlauf erbrachten Arbeitsleistung.
Während beim Weihnachtsgeld und bei allen anderen Gratifikationen Ausfallzeiten keine Rolle spielen, kann das 13. Gehalt aufgrund von Fehlzeiten (zum Beispiel Krankheit oder ähnliches) gekürzt werden. Das ist allerdings nur der Fall, wenn es eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag gibt.
Ein weiterer Unterschied liegt darin, dass beispielsweise das Weihnachtsgeld nur gezahlt wird, wenn der Arbeitnehmer bis zu einem bestimmten Stichtag im Unternehmen beschäftigt ist. Scheidet er vorher aus, entfällt sein Anspruch auf das Weihnachtsgeld. Außerdem kann eine Rückzahlungsklausel vereinbart werden für den Fall, dass der Arbeitnehmer vor einem im Arbeitsvertrag geregelten Stichtag aus dem Unternehmen ausscheidet.
Das 13. Gehalt entgegen wird grundsätzlich gezahlt – unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer zum Zahltermin noch im Unternehmen tätig ist oder nicht. Hier erfolgt dann eine anteilige Auszahlung. Eine Rückzahlungsklausel im Arbeitsvertrag wäre hier ungültig, da es sich hier um eine Vergütung für bereits erbrachte Leistungen handelt.
Auch in der Abrechnung gibt es einen grundlegenden Unterschied. Während Gratifikationen als sonstige Bezüge steuerlich geltend gemacht werden, wird das 13. Gehalt zum eigentlichen Gehalt dazu addiert. Im Schnitt bleibt daher von einer Gratifikation mehr Netto übrig als bei einem 13. Gehalt.
Die Anrechnung von sonstigen Bezügen auf den Monatslohn gestaltet sich recht kompliziert, da die Lohnsteuer nicht pauschal für die komplette Monatsleistung berechnet werden kann. Vielmehr muss die anteilige Lohnsteuer für sonstige Bezüge über mehrere Rechenschritte ermittelt werden:
➡ Ermittlung der Lohnsteuer für den voraussichtlichen steuerpflichtigen Jahreslohn inklusive sonstiger Bezüge vergangener Monate aber ohne die sonstigen Bezüge des aktuellen Abrechnungsmonats (Ermittlung laut Jahrestabelle)
➡ Ermittlung der Lohnsteuer für den voraussichtlichen steuerpflichtigen Jahreslohn inklusive sonstiger Bezüge vergangener Monate und des aktuellen Abrechnungsmonats
➡ Differenz aus der Jahreslohnsteuer mit sonstigem Bezug (Schritt 2) und ohne sonstigem Bezug (Schritt 1)
➡ Ergebnis: Lohnsteuer für die sonstigen Bezüge
Eine manuelle Abrechnung würde je nach Betriebsgröße und Mitarbeiterzahl einen enormen Zeitaufwand bedeuten. Viele Betriebe sind daher mit einem Lohnbuchhaltungsprogramm besser bedient, da dieses die Berechnungen allein vornimmt und dem Betrieb damit eine Zeitersparnis bei der Gehaltsabrechnung bietet.
