Jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf eine Leistungsbeurteilung in Form eines Arbeitszeugnisses. Dieses muss bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen.
Im Rahmen des umfangreichen Arbeitsrechts in Deutschland hat sowohl das Arbeitszeugnis als auch das qualifizierte Zwischenzeugnis einen hohen Stellenwert. Aufgrund von Streitigkeiten über den Inhalt im Arbeitszeugnis kommt es hierzulande zu mehr als 30.000 Gerichtsverfahren pro Jahr. Entsprechend hoch sollte die Aufmerksamkeit gegenüber rechtlichen Vorschriften für dieses bedeutsame Dokument sein.
Gesetzlicher Anspruch auf ein Arbeitszeugnis/Zwischenzeugnis
Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, hat dieser einen gesetzlichen Anspruch auf die Aushändigung eines Arbeitszeugnisses. Während der Arbeitgeber den Inhalt des Zeugnisses vorgibt, kann der Mitarbeiter wiederum über seine erbrachten Leistungen während der Beschäftigungsdauer eine schriftliche Beurteilung verlangen. Wünscht ein Mitarbeiter die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses, gilt der Grundsatz, dass dieses nur aus einem besonderen Grund vom Arbeitgeber ausgestellt werden muss. Wechselt beispielsweise der Vorgesetzte des Mitarbeiters, muss der Arbeitgeber ein Zwischenzeugnis ausstellen.
Die Unterscheidung zwischen einem qualifizierten und einem einfachen Zwischenzeugnis findet im betrieblichen Alltag nahezu nicht statt. Hierbei gilt das qualifizierte Zeugnis als Standard und enthält die Dauer sowie die Art der Beschäftigung. Vom Arbeitgeber wird sowohl das Verhalten des Mitarbeiters als auch dessen Arbeitsleistung bewertet und schriftlich fixiert. Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verjährt nach drei Jahren.
Formelle Vorgaben und Aufbau eines Arbeitszeugnisses
Die Erstellung des Arbeitszeugnisses unterliegt strengen rechtlichen Richtlinien, um Gültigkeit zu erhalten. Neben formellen Vorgaben muss der Arbeitgeber auch Gestaltungsgrundlagen einhalten. Werden die Richtlinien nicht eingehalten, kann der Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis gerichtlich anfechten oder mit der Bitte um Verbesserung zurückweisen. Um einen die Rechtssicherheit bei der Zeugniserstellung zu sichern, nutzen viele Unternehmen spezielle Software-Produkte, um die Korrektheit der eingebrachten Formulierungen zu gewährleisten.
Der Haufe Zeugnis Manager ermöglicht auch durch den in die Software integrierten Workflow die direkte Einbindung des Linienvorgesetzten in den Zeugnisprozess. So kann auch die Zeitersparnis gewährleistet werden.
Im Bereich der formellen Vorgaben ist es wichtig, dass der Arbeitgeber bzw. ein Vertreter das Arbeitszeugnis unterschreibt und das Datum für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses genannt wird. Das Dokument muss darüber hinaus mittels Computer auf dem offiziellen Unternehmenspapier erstellt sein. Die Angaben im Arbeitszeugnis müssen zudem wahrheitsgetreu und die Tätigkeiten vollständig vom Arbeitgeber aufgeführt werden. Eine wohlwollende Formulierung ist für alle Arbeitgeber verpflichtend. Durchgestrichene Wörter oder verschmutztes Papier dürfen Arbeitnehmer nach Erhalt des Zeugnisses umgehend bemängeln und Nachbesserung verlangen.
Bedeutung der Formulierungen
Immer wieder verwenden Unternehmen in einem Arbeitszeugnis unbewusst oder bewusst gesetzlich verbotene Formulierungen. Die Rechtsprechung besagt in diesem Zusammenhang eindeutig, dass das Arbeitszeugnis verständlich und klar formuliert sein muss. Die Formulierungen dürfen demnach nicht den Zweck haben, eine „ersichtliche Aussage“ zum Arbeitnehmer zu treffen.
Sogenannte Verschlüsselungstechniken sind hingegeben erlaubt und beschreiben beispielsweise Schulnoten in Worten. Personaler verwenden also wohlwollende Formulierungen, die für den Gesetzgeber nicht anfechtbar sind. Der Satz „Sie hat alle Leistungen zur vollen Zufriedenheit ausgeführt“ entspricht in etwa der Note drei. Ein sehr gut erhält ein Mitarbeiter von seinen Arbeitgebern, wenn in dem Arbeitszeugnis die Formulierung „Er hat alle Leistungen stets zur vollsten Zufriedenheit erfüllt“.
Häufig vorkommende Fehler und Optimierungspotential bei Arbeitszeugnissen
Folgende Fehler sind in einem Arbeitszeugnis häufig zu finden:
- Unvollständige Angaben, um der Gefahr einer Klage aus dem Weg zu gehen.
- Übertriebenes Lob, um etwas eine Insolvenz oder eine betriebsbedingte Kündigung zu verschleiern.
- Unprofessionelle Schreibweise, die darauf schließen lässt, dass der Arbeitnehmer das Zeugnis selbst verfasst hat und lediglich unterschreiben ließ.
Um den gesetzlichen Ansprüchen gerecht zur werden und um das Potential an Korrekturen aufgrund von Mängeln oder Unvollständigkeit auf ein Minimum zu reduzieren, sollten Unternehmen eine spezielle Software nutzen. Mit ihrer Hilfe lassen sich Vorlagen erstellen und rechtlich sichere Textbausteine in das Arbeitszeugnis einsetzen.
