Vorbei sind die Zeiten von Papierkram und langen Durchlaufzeiten. Wer sich für eine Enterprise Content Management Software entscheidet, arbeitet produktiver und auch schneller.
Wenn man nur mal seinen Alltag etwas genauer betrachtet, ist es doch schon Wahnsinn, wie digital unser Leben heute gestaltet ist. Werbeanzeigen werden kaum noch geklebt, sondern digital angezeigt, Fahrkarten, Konzerttickets und Ähnliches müssen nicht mehr ausgedruckt oder zugesendet werden, sondern können einfach mit dem Smartphone vorgezeigt werden. Bewerbungsgespräche sowie Schulungen können online geführt und Bilder mit der ganzen Familie über eine Cloud geteilt werden.
Wenn das alles heute schon so unkompliziert und schnell funktioniert, warum nicht auch sämtliche Arbeitsabläufe im Unternehmen digitalisieren und so viel effizienter und produktiver arbeiten? Das spart Zeit, Nerven und das ganze Papierchaos verschwindet auch endlich. Wie das geht? Ganz einfach: mit einer Enterprise Content Management Software (ECM). Was genau das ist und welche Vorteile es Ihnen und Ihrem Unternehmen bietet, haben wir nachfolgend für Sie einmal zusammengefasst.
Inhalte
Was versteht man unter Enterprise Content Management?
Enterprise Content Management umfasst Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten – so definiert es zumindest die AIIM (Association for Information and Image Management international). Um es einfacher zu sagen: eine Enterprise Content Management Software ist im Prinzip dazu da, um das gesamte Wissen Ihres Unternehmens zu verwalten, zu bewahren und auf unterschiedlichen Kanälen und Ebenen bereitzustellen. So kann z.B. jeder Mitarbeiter über diese ECM-Software auf Rechnungen, Verträge, Angebote, Personalakten usw. zugreifen und diese bearbeiten – und das ganz ohne dazu Aktenordner zu suchen oder in Abteilung XYZ anrufen zu müssen.
Doch das ist natürlich noch längst nicht alles. Eine Enterprise Content Management Software bietet nicht nur eine Art zentralen Speicherort für alle Ihre Daten und Dokumente – mit einer derartigen Software unterstützt es Ihr Unternehmen auch mit technischen Werkzeugen und digitalen Funktionen.
ECM-Software und ihre Komponenten genauer erklärt
Wie Sie schon erfahren haben, definiert der internationale ECM-Verband AIIM fünf Komponenten eines Enterprise Content Management Systems. Diese heißen und bedeuten:
❍ Erfassung (Capture):
Grundlage einer Enterprise Content Management Software bildet die Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten und Daten. Das kann beispielsweise durch das Scannen oder automatische Erkennen und Auslesen von Informationen geschehen.
❍ Speicherung (Store):
Sind alle Dokumente und Daten digitalisiert, geht es nun darum sämtliche Inhalte zentral abzulegen und somit zu speichern. Hierfür stehen in der Regel zwei Bereiche zur Verfügung, die abhängig von der Dauer der Aufbewahrung sind. Man spricht von Archiv und Ablage.
❍ Verwaltung (Manage):
Hierbei handelt es sich um das zentrale Element der Enterprise Content Management Software. Denn in diesem Bereich geht es um die Verwaltung, Nutzung und Bearbeitung der Dokumente und Daten.
❍ Bewahrung (Preserve):
Im Gegensatz zur Speicherung geht es bei der Bewahrung darum Inhalte langfristig und revisionssicher aufzubewahren – und das unter Einhaltung von gesetzlichen Grundlagen und Aufbewahrungsrichtlinien. So unterscheidet sich die revisionssichere Langzeitarchivierung von der einfachen Speicherung.
❍ Bereitstellung (Deliver):
Diese Komponente dient zur Bereitstellung und Bearbeitung der Dokumente und Daten. Und das von mehreren zugriffsberechtigten Personen zu jeder Zeit oder gleichzeitig und sogar unabhängig vom Arbeitsort und -gerät.
Vorteile von Enterprise Content Management im Überblick
Wie Sie nun schon erfahren haben, können Sie beispielsweise mit einer Enterprise Content Management Software von SER (Europas führendem ECM-Hersteller) die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen enorm vereinfachen. Richtig eingesetzt, können Sie so von den folgenden Vorteilen profitieren:
- Kosten für Aufbewahrung, Verteilung und Bearbeitung von Inhalten werden reduziert
- Geschäftsprozesse werden beschleunigt und standardisiert
- kurze Suchzeiten
- zeit- und ortsunabhängiger Zugriff
- Produktivität der Mitarbeiter wird erhöht
- ECM verbessert die Nachvollziehbarkeit von Abläufen
- Dokumente und Daten werden nach gesetzlichen Vorgaben und Fristen archiviert
- gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten und Daten durch mehrere Mitarbeiter möglich
- papierbasierte Arbeitsabläufe werden reduziert
- weniger Personalaufwand
Eine Enterprise Content Management Software verbannt somit große Aktenschränke und die fast schon eingestaubte Papierablage aus Ihrem Unternehmen. Sie schaffen jedoch nicht nur Platz, Sie arbeiten dank der Software auch schneller und produktiver.
Fazit:
Eine Enterprise Content Management Software im Unternehmen einzuführen, ist für alle Mitarbeiter und natürlich auch für Sie selbst sicherlich erst einmal eine große Umstellung. Haben sich jedoch alle eingearbeitet, werden Sie schnell merken, welche Vorteile das papierlose Büro mit sich bringt.
