Papier im Büro zu verbrauchen, lässt sich nicht vermeiden. Was sich aber vermeiden lässt, ist unnötiger Papierverbrauch.
Für jedes Unternehmen ist es überlebensnotwendig, so wirtschaftlich wie möglich zu arbeiten und Kosten zu sparen. Der sparsame Umgang mit Ressourcen betrifft nicht nur die Bereiche Personal-, Miet- oder Stromkosten, sondern auch das Inventar sowie die Kosten für Bürobedarf und Papierverbrauch. Wie Sie im Büro Papier sparen können, zeigen diese 10 Tipps.
Tipp 1 – Papier sparen durch doppelseitigen Druck
Eine gute Methode, die Kosten für Papier drastisch zu reduzieren, ist der beidseitige Druck. Bei mehrseitigen Schriftstücken wie beispielsweise Protokollen, Verträgen oder längerer Korrespondenz bietet es sich an, beide Seiten zu bedrucken und nicht nur eine Seite. Dadurch lassen sich die Druckkosten nahezu halbieren und man kann mit wenig Aufwand Papier sparen.
Tipp 2 – Kopien nach Bedarf
Nicht jedes Schriftstück muss ausgedruckt und kopiert werden. Man könnte beispielsweise vor einem Meeting die notwendigen Unterlagen als pdf-Datei zusammenstellen und den Teilnehmern per Mail zuschicken. So können diese sich bereits im Vorfeld alles anschauen und man kann sich viele Kopien sparen. Wer dennoch eine Kopie haben möchte, der kann diese ja extra anfordern.
Tipp 3 – Meetings ohne Papier
Wer mit der Organisation eines Meetings beauftragt ist und Papier sparen möchte, der hat die Möglichkeit, den Teilnehmern auf elektronischem Weg Einsicht in die Materialien zu verschaffen. Dazu brauchen die einzelnen Dokumente nur eingescannt und in einem Ordner gespeichert werden. Man muss dann lediglich für die, die keinen Computer nutzen, Kopien erstellen.
Tipp 4 – Weniger Papier durch CD
Im Zeitalter der elektronischen Medien kann es sinnvoll sein, benötigtes Material nicht mehr zu kopieren, sondern es auf eine CD zu brennen. Diese kann man dann Kunden oder Teilnehmern eines Meetings zukommen lassen. Mitunter kann auch ein dezenter Hinweis an diese hilfreich sein, auf den Druck des Materials zu verzichten.
Tipp 5 – Erst auswählen, dann drucken
Beim Druck von Dokumenten sollte man immer auch darauf achten, ob es notwendig ist, eine ganze Datei auszudrucken, oder ob nur bestimmte Seiten in Papierform benötigt werden.
Tipp 6 – Papier mehrfach verwenden
In vielen Büros entstehen immer wieder Berge von einseitig bedrucktem Papier, das dann nur noch selten verwendet wird. So ein Papier kann man ohne Weiteres verwenden, um auf der leeren Rückseite zum Beispiel Notizen zu machen oder andere Dinge auszudrucken. Auch diese Wiederverwendung hilft dabei, Papier zu sparen.
Tipp 7 – Vor dem Druck Schrift verkleinern
Um im Büro Papier zu sparen, reicht es oft auch, vor dem Ausdruck die Schriftgröße des jeweiligen Dokumentes zu verkleinern und damit die Anzahl der zu druckenden Seiten zu verringern. Allerdings sollte man darauf achten, dass die Schrift nicht zu klein gewählt ist, da sie sonst nicht mehr oder nur noch schwer lesbar ist.
Tipp 8 – Mehr Seiten pro Blatt drucken
Mit dem Computer kann man heute vieles möglich machen. Wer Unterlagen ausdrucken und dabei Papier einsparen möchte, der kann vor dem Druck die Funktion „mehr Seiten pro Blatt“ verwenden. Dadurch werden zwei Seiten auf ein Blatt gedruckt, was den Papierverbrauch deutlich reduzieren kann und die Lesbarkeit nicht zu negativ beeinflusst.
Tipp 9 – Überflüssige Papierprodukte meiden
Um Papier zu sparen, sollte auf alle unnötigen Papierprodukte verzichtet werden. Dazu gehören nicht nur selbst hergestellte Notizzettel, sondern auch Unterlagen für den Schreibtisch, auf denen man in der Regel auch Dinge notiert, die einem wichtig erscheinen. Die Alternative ist ein elektronischer Kalender, wie er bei fast jedem Computer vorhanden ist.
Tipp 10 – Notwendigkeit prüfen
Vor jedem Ausdrucken sollte die grundsätzliche Überlegung stehen, ob es wirklich nötig ist, ein Dokument in Papierform zu haben. Viele Unterlagen lassen sich elektronisch speichern und bei Bedarf einfach aufrufen.
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