Wer viel mit Dokumenten und Schriftstücken aller Art zu tun hat, braucht ein gutes Ablagesystem. Sonst sammeln sich Papierstapel an, die einem Angst und Bange machen können. Dagegen anzukämpfen kann aber eigentlich so leicht sein.
Viele von Ihnen kennen sicher folgende Situation: Sie betreten das Büro und das Erste, was Sie sehen, ist Ihr überfüllter Schreibtisch. Doch meistens ist das nicht nur ein Problem, dass sich auf den Arbeitsplatz beschränkt, sondern schon im heimischen Arbeitszimmer beginnt.
Aus Bequemlichkeit werden zunächst alle eingehenden Dokumente auf demselben Stapel verwahrt, mit dem guten Vorsatz, diesen schnellstmöglich abzuarbeiten. Doch die Tage vergehen und der Stapel wird nicht kleiner – stattdessen sammeln sich weitere unerledigte Aufgaben an. Wenn Sie jedoch Ihre Ablage effizient organisieren, werden Sie nie wieder Probleme damit haben, ein wichtiges Dokument auf Anhieb zu finden.
Mit einer Ursachenanalyse den Grund für die Unordnung finden
Zunächst stellt sich die Frage, was genau die zentrale Grundlage für die eigene Unordnung ist. Denn obwohl die Suche nach den richtigen Unterlagen meist sehr lange andauern kann, werden die neuen Dokumente dennoch erneut auf den Stapel ungelesener Schriftstücke gepackt. Dabei ist sich jeder bewusst, dass wachsende Papierstapel über kurz oder lang enormen Stress produzieren.
So schnell wie Sie anfallende Aufgaben abgelegt haben, so langsam werden Sie wichtige Dokumente finden. Und woran liegt das? Überwiegend am Stress oder Zeitdruck auf der Arbeit und an der Bequemlichkeit in den eigenen vier Wänden. Ablegen ist zunächst einmal schneller als Durchsehen und effizient zu ordnen.
Doch selbst diejenigen unter Ihnen, die Ablagemöglichkeiten besitzen, nutzen sie in der Regel nicht. Das liegt oft daran, dass die Ablagen nicht nach Aktualität geführt werden und keine thematischen Strukturen aufweisen. Ein gut funktionierendes Ablagesystem muss nämlich gepflegt werden. Wer daher mit zu wenigen Unterteilungen oder ohne Beschriftungen arbeitet, verliert schnell den Überblick und die Dokumente landen wieder auf dem Papierstapel.
Mit einem effizienten Ablagesystem entspannter durch den Tag
Das ist gar nicht so schwer, wie es sich anhört. Denn mit wenigen Griffen erschaffen Sie sich ein Ablagesystem, das Sie sowohl im Büro als auch Zuhause nutzen können. Und wenn Sie es gut führen, werden Sie nie wieder Probleme mit Stapeln von Papier haben, die Ihren Schreibtisch einnehmen. Dann ergeben sich auch für Sie folgende Vorteile:
- Ordnung und Übersichtlichkeit – beinahe von Geisterhand
- sekundenschnelles Suchen und Finden
- Entspannung am Arbeitsplatz
- schnelleres, effizienteres, optimiertes Arbeiten
- gesteigerte Effektivität
Der Anfang vom Ende
Beginnen Sie damit, Ihre herumliegenden Papiere zu sortieren und Stapel zu machen. Sie werden sich jetzt sicherlich fragen, wieso Sie Haufen erzeugen sollen, wenn Sie ihnen doch eigentlich Herr werden wollen. Unterteilen Sie die Stapel dennoch zunächst in folgende Kategorien:
➡️ Ablage
Hier lagern Sie alle Unterlagen, von denen Sie wissen, dass Sie sie häufig nutzen und sie somit griffbereit brauchen.
➡️ Archiv
Hier finden die Papiere Ihren Platz, die bereits erledigte Aufgaben beinhalten und die Sie definitiv nicht mehr so schnell benötigen.
➡️ Papierkorb
Alle Dokumente, auf die Sie nicht mehr angewiesen sind oder bei denen Sie keine Aufbewahrungsfrist haben, werfen Sie am besten direkt weg.
➡️ Erledigen
Wie der Name schon sagt, sind dies Schriftstücke, die Sie noch abarbeiten müssen. Sofern es sich um Aufgaben handelt, die Sie innerhalb weniger Minuten erledigen können, tun Sie es gleich. Dann haben Sie es erledigt.
Sie sind auf einem guten Weg
Nachdem Sie sich nun einen Überblick über Ihre Unterlagen verschafft haben, können Sie die Dokumente fürs Archiv in Aktenordner mit Trennwänden nach Datum, Themen, Projekten oder Kunden einsortieren. Schreibtischcontainer oder Beistelltische bieten beispielsweise genug Stauraum für Ihre Unterlagen und können in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes deponiert werden. Wenn Sie etwas suchen, sind die Ordner nicht weit.
Die von Ihnen häufig genutzten Papiere sollten Sie ebenfalls in Ihrer Nähe verstauen. Dafür eignen sich entweder Ablagen, die man übereinanderstapeln kann oder Einstellmappen – wie wir sie bei diesem Anbieter gefunden haben. Letztere haben den Vorteil, dass sie große Beschriftungsmöglichkeiten bieten und schnell zur Hand sind. In Ihrem privaten Arbeitszimmer empfehlen wir für Ihre persönlichen Unterlagen Fächermappen. So haben Sie alle wichtigen Dokumente in einer Mappe und permanent griffbereit. Auch die Papiere aus dem Ablageordner können Sie in Einstellmappen nach Projekten oder Kategorien ordnen und so viel Zeit sparen.
Der Anfang ist gemacht – bleiben Sie dran
Nun haben Sie Ordnung in Ihre Unterlagen gebracht. Damit dies auch so bleibt, sollten Sie sich zwei Ablagefächer übereinander auf den Schreibtisch stellen. Immer an die Seite des Tisches, die Ihrer Greifhand am nächsten liegt. Vergessen Sie bitte nicht, Ihre Ablagen zu beschriften – Dafür empfehlen sich zum Beispiel „Ausgang“ und „To-do“. Die Ablage Eingang stellen Sie an die andere Tischseite. So erhalten Sie sich Ihre neu gewonnene Ordnung und haben immer noch ausreichend Platz zum Arbeiten.
Für eine bessere Übersicht bieten sich auch Datumsstempel, wie Sie sie hier finden können, an. Durch das Abstempeln Ihrer Unterlagen behalten Sie stets im Blick, wann die Unterlagen bei Ihnen eingetroffen sind und bis wann Sie Ihre Aufgaben abgearbeitet haben müssen. Gleichzeitig handelt es sich um eine effektive Kontrolle des Posteingangs.
Ein kleiner Tipp zum Schluss: Versuchen Sie Ihre Ablagen maximal bis zu 80 Prozent zu befüllen und setzen Sie das Einsortieren spätestens dann auf Ihre To-do-Liste. Dann bleibt Ihr Schreibtisch dauerhaft frei von Papierstapeln.
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