Archiv anlegen schafft Ordnung auf dem Schreibtisch

Archiv anlegen Ordnung Schreibtisch Tipps
Ein Archiv sorgt für mehr Ordnung auf dem Schreibtisch

In einem Unternehmen fallen jeden Tag unzählige Schriftstücke an, die man nicht einfach wegwerfen kann. Die gesamte Firmenkorrespondenz, also beispielsweise ein- und ausgehende Rechnungen, Anträge, Bewilligungsbescheide, Einladungen, Terminbestätigungen und vieles mehr kann nicht einfach recycelt werden. Wichtige Unterlagen müssen nach dem Willen des Gesetzgebers für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden.

Um die unterschiedlichen Schriftstücke gut sortiert zu lagern, kann man ein Archiv anlegen. Auf diese Weise hat man nicht zahllose Papiere am Arbeitsplatz herumzuliegen und schafft Ordnung auf dem Schreibtisch.

1. Erstellen Sie eine Struktur

Um ein Archiv anlegen zu können, ist es notwendig, sich zuvor eine Struktur zu überlegen, genügend Platz zu schaffen und die nötigen Utensilien bereitzustellen. Als Platz kann eventuell ein leeres Büro oder ein trockener Kellerraum dienen. Um eine grobe Struktur zu schaffen, kann es hilfreich sein, Regalwände zu verwenden, deren einzelne Flächen z.B. für bestimmte Themengebiete genutzt werden. Hat man die Regale beschriftet, kann das Archiv fast schon angelegt werden. Zu überlegen ist auch, ob man für die Unterlagen Aktenordner, Hängemappen, Schubladen oder so genannte Archiv-Stehsammler verwendet.

2. Firmenkorrespondenz nach Name archivieren

Die Firmenkorrespondenz könnte auch nach Adressaten geordnet werden, so dass man die gewünschten Unterlagen unter dem Namen der jeweiligen Firma findet.

3. Archivierung nach Datum

Eine andere Möglichkeit der Archivierung ist eine Sortierung und Aufbewahrung nach Eingangs- oder Ausgangsdatum. Auf diese Weise muss man lediglich das richtige Datum finden und hat sofort alle Unterlagen griffbereit, die an einem bestimmten Tag erstellt wurden. Natürlich bedarf es bei einem solchen Archiv einer untergeordneten Sortierung, beispielsweise nach der Art des Schriftstückes (z.B. Rechnung, Bankschreiben, Gesprächsnotiz).

4. Bankdaten separat archivieren

Bankunterlagen sollten stets einen eigenen Bereich in einem Archiv einnehmen oder auch in einem ganz eigenen Archiv aufbewahrt werden, da sie die mit Abstand am häufigsten benötigten Unterlagen sind. Zudem enthalten Bankunterlagen fast immer sensible Daten, zu denen nicht jeder Zugang haben sollte.

5. Platzsparend aber aufwendig – Das digitale Archiv

In vielen Unternehmen gibt es schon digital angelegte Archive. Um ein solches Archiv anlegen zu können, müssen sämtliche Unterlagen erst einmal eingescannt und dann als Datei auf einem Computer mit möglichst großer Speicherplatte abgelegt werden. Zudem benötigt man gerade für ein digitales Archiv eine gute Struktur, damit man die gewünschten Unterlagen jederzeit wieder findet. Man sollte aber niemals vergessen, regelmäßige Sicherungskopien vom Archiv zu erstellen, damit bei einem eventuellen Ausfall der Technik (z.B. Computerschaden) nicht das gesamte Archiv vernichtet wird.

Wichtig!
Leider kann man viele Originale der so archivierten Unterlagen nicht einfach vernichten, sondern muss sie ebenfalls aufheben, da man sie nach geltendem Recht aufbewahren muss. Auf diese Weise Ordnung auf dem Schreibtisch zu schaffen heißt also eigentlich doppelte Arbeit.

Für welche Form des Archivs man sich auch entscheidet, es hilft auf jeden Fall dabei, wieder Ordnung auf dem Schreibtisch zu schaffen und die täglich anfallenden Unterlagen schnell und sicher abzulegen.

1 Kommentar

  1. Das beschriebene Archiv ist kein Archiv. Mal davon abgesehen, sind alle Dokumente mit personenbezogene Daten sensible Daten/Dokumente. Es ist davon abzuraten zu archivierende Dokumente in einen Kellerraum zu lagern, auch wenn dieser „trocken“ erscheint. Je nach Gesetzeslage müssen Ihre Dokumente einer höheren Behörde, bzw dem für Sie zuständigen Archiv angeboten werden. Je nachdem wo sie arbeiten haben sie die Pflicht dies zu tun und können ebenso Informationen dort einholen, wie Sie ihre Dokumente archivgerecht aufbereiten/vorbereiten auch wenn Sie diese nicht abgeben müssen. Ein großes Ziel ist die Bestandserhaltung, je nach Lagerungsdauer ist davon abzuraten Metallklammern, Büroklammern aus Metall sowie Ringordner, Klebstoffe und Gummibänder zu verwenden. Dies rostet sich auch in kürzerer Zeit durch Ihre Dokumente. Tun Sie sich also selbst einen Gefallen :-) Hängen Sie mal eine Zeitungsseite an Ihr Bürofenster und beobachten Sie es einen Monat lang, dann sehen Sie wie empfindlich papier eigentlich ist. (kein Muss – nur eine Idee)
    Natürlich müssen Finanzdokumente ggf. nicht 40 Jahre aufgehoben werden, aber auch wenn es nur 10 Jahre sind – oder gar 3, lohnt sich die ein oder andere Plastikklammer. Wenn es hier gar nicht um Archivierung (dauerhafte Aufbewahrung) geht- dann löschen Sie bitte die Informationen.
    Eine digitale Archivierung sollte nur mit Beratung stattfinden, Ihr Computer ist für manche ein offenes Buch und sensible Daten gehören geschützt.

    MfG

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