Mit Zeiterfassungssystemen behalten Unternehmen einen Überblick über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter. Jedes dieser Systeme hat seine Daseinsberechtigung.
Ich habe in meiner beruflichen Laufbahn aufgrund befristeter Arbeitsverträge Bekanntschaft mit einigen Arbeitgebern gemacht. Dabei ist mir aufgefallen, dass jedes Unternehmen die Erfassung der Arbeitszeiten unterschiedlich handhabt. In den meisten Fällen erfolgte diese elektronisch. Bei manchen Arbeitgebern musste ich meine Arbeitszeit manuell erfassen und am Monatsende im Personalbüro abgeben. Und dann gab es da auch noch ein kleines Unternehmen, indem es überhaupt keine Arbeitszeiterfassung gab.
Für mich als Arbeitnehmer ist die manuelle Arbeitszeiterfassung natürlich mit einem gewissen Aufwand verbunden. Deutlich angenehmer finde ich die elektronische Erfassung. Aber um die Befindlichkeiten des Arbeitnehmers sollte es bei der Wahl des passenden Zeiterfassungssystems nicht gehen. Denn jedes einzelne bietet sowohl Vorzüge als auch Nachteile, die es gegeneinander abzuwägen gilt. Welche das im einzelnen sind, werde ich im Folgenden darlegen.
Inhalte
Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit
Wie bereits angedeutet, gibt es in einigen Betrieben keine Arbeitszeiterfassung. Gemäß § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist dies auch nur dann notwendig, wenn Arbeitnehmer Überstunden leisten. Dem entgegen steht jedoch das Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom 14.05.2019 (EuGH 14.5.2019 – C-55/18). Danach müssen EU-Staaten Arbeitgeber verpflichten, ein Zeiterfassungssystem einzurichten. Dieses soll die Arbeitszeiten der Mitarbeiter genau erfassen. Neben dem Arbeitsbeginn und dem Arbeitsende sind auch Beginn und Ende der Pausenzeiten und Dienstgänge zu erfassen.
Da es bei uns noch keine Gesetzesänderung bezüglich der Verpflichtung zur Zeiterfassung gibt, gibt es in vielen Unternehmen noch immer keine Zeiterfassung. Das Urteil des Arbeitsgerichtes Emden vom 20.02.2020 zeigt aber, dass Arbeitgeber besser beraten sind, auch ohne Gesetzesänderung eine Zeiterfassung in ihrem Unternehmen einzuführen. Unter Umständen könnten auch andere Arbeitsgerichte im Falle eines Rechtsstreits diesem Beispiel folgen:
Im Rechtsstreit zwischen einem Bauunternehmen und einem Bauhelfer ging es darum, dass das Bauunternehmen nach Ansicht des Bauhelfers zu wenige Arbeitsstunden vergütet hat. Er berief sich dabei auf seine Aufzeichnungen der täglichen Arbeitszeiten. Sein Arbeitgeber setzte dem das Bautagebuch entgegen, aus dem die täglichen Arbeitsstunden auf der Baustelle ersichtlich sind. Das Arbeitsgericht sah das Bautagebuch jedoch nicht als qualifizierte Arbeitszeiterfassung an. Denn aufgrund der fehlenden Arbeitszeiterfassung konnte er die tatsächliche Arbeitszeit des Bauhelfers nicht nachweisen. Aus diesem Grunde bekam der Bauhelfer Recht und sein Arbeitgeber musste ihm die nicht vergüteten Arbeitsstunden nachvergüten.
Systeme für die Zeiterfassung
Bei der Zeiterfassung unterscheidet man manuelle und elektrische Systeme. Beide Formen haben Ihre Daseinsberechtigung, eignen sich jedoch nicht für alle Unternehmen gleichermaßen.
Manuelle Zeiterfassung
Bei der manuellen Zeiterfassung tragen die Arbeitnehmer ihre Arbeits- und Pausenzeiten in eine Liste ein. Dazu erhalten die Angestellten eine Vorlage zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit, welche sie von Hand ausfüllen müssen. Alternativ dazu gibt es noch die Möglichkeit, dass die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten in einer Exceltabelle erfassen. Die erfassten Arbeitszeiten sind dem Arbeitgeber am Monatsende zu übergeben. Dieser muss dann jeden einzelnen Arbeitszeitnachweis auswerten und gegebenenfalls auch noch in ein Lohnprogramm oder ähnliches übertragen.
Die manuelle Zeiterfassung ist besonders in kleinen Betrieben Gang und Gäbe, aber auch einige größere Unternehmen nutzen diese Form der Zeiterfassung. Dies ist in Anbetracht der Vorteile wenig verwunderlich. Jedoch bietet sie auch einige Nachteile, die nicht unbedingt für diese Form der Zeiterfassung sprechen.
✔ sehr geringe Anschaffungskosten
✔ intuitive Nutzung durch selbsterklärende Tabellen
✘ hoher Schreibaufwand für Arbeitnehmer
✘ Arbeitgeber muss Arbeitszeiten manuell auswerten
✘ Mitarbeiter könnten Zeiterfassung manipulieren
Elektronische Zeiterfassung
Bei der elektronischen Zeiterfassung haben sich vier Methoden etabliert:
- Hardware zur Zeiterfassung
- Software zur Zeiterfassung
- Zeiterfassung über mobile Apps
- Online-Zeiterfassung
Wer hier auf der Suche nach der perfekten Lösung für sein Unternehmen ist, findet im Netz auch diverse Anbieter, die alle vier Methoden der Zeiterfassung in ihrem Repertoire haben. Hierzu gehört auch Timemaster. Hier finden Sie flexible Zeiterfassungssysteme, die die unterschiedlichsten Anforderungen erfüllen. Egal, ob in großen oder in jungen, dynamisch wachsenden Unternehmen – Timemaster bietet eine passende Lösung zur Zeiterfassung.
Zeiterfassung mittels Hardware
Die Zeiterfassung mittels Hardware bietet neben einer Vielzahl von Vorzügen auch ein paar Nachteile:
✔ sehr einfache Bedienung
✔ genaue Zeiterfassung
✔ Manipulation der Arbeitszeiten durch den Arbeitnehmer nahezu ausgeschlossen
✔ automatische Berechnung der Arbeitszeiten
✘ relativ hohe Anschaffungskosten
✘ nur stationär einsetzbar
Software zur Zeiterfassung
Eine solche softwarebasierte Zeiterfassung bietet zwar einige Vorzüge, jedoch sollte man auch die Nachteile bei der Suche nach dem passenden Zeiterfassungssystem nicht vernachlässigen:
✔ viele Einstellungsmöglichkeiten vermeiden nachträglichen Verwaltungsaufwand
✔ einfache Bedienung
✔ automatische Berechnung der Arbeitszeiten
✔ Manipulation der Arbeitszeiten durch den Arbeitnehmer nahezu ausgeschlossen
✔ für die Zeiterfassung im Home-Office geeignet, wenn die Software auf den heimischen PC aufgespielt wird
✘ meist regelmäßige Lizenzgebühren
✘ nur stationär einsetzbar
✘ an einen PC oder Laptop gebunden (fährt dieser nicht hoch, kann man sich nicht anmelden)
Mobile Apps zur Zeiterfassung
Wer viel im Außendienst arbeitet, wird sich über eine mobile Möglichkeit der Zeiterfassung freuen. Per App auf dem Smartphone haben Arbeitnehmer das Zeiterfassungssystem immer bei sich und können von überall aus die Zeiterfassung starten. So ist es nicht erforderlich, vor einem Außeneinsatz extra zum Unternehmen zu fahren und die Zeiterfassung zu starten. Die erfassten Daten werden automatisch verarbeitet.
Neben der Zeiterfassung bieten solche mobilen Apps auch die Möglichkeit, weitere Daten zu erfassen. Beispielsweise können Außendienstmitarbeiter zusätzlich zu den Arbeitszeiten auch Informationen zu den Aufträgen festhalten. Ebenso lassen sich mit solchen Anwendungen in Kombination mit der GPS-Lokalisation des Smartphones Standortdaten aufzeichnen. Und auch das Führen eines Fahrtenbuches und die Erfassung von Auftragszeiten können mit der App erfolgen. Über eine Online-Anwendung kann der Arbeitgeber die erfassten Daten überprüfen und auswerten.
Solche mobilen Apps zur Erfassung der Arbeitszeit besitzen zweifelsohne eine beeindruckende Anzahl an Funktionen. Aber auch sie weisen einige Nachteile auf:
✔ nicht an einen Standort gebunden
✔ automatische Berechnung der Arbeitszeiten
✔ einfache Bedienung
✔ viele nützliche Zusatzfunktionen
✘ Smartphone notwendig (wenn kein Diensthandy, dann das eigene)
✘ Manipulation der Arbeitszeiten durch den Arbeitnehmer möglich
Online-Zeiterfassung
Die Online-Zeiterfassung kann in vielen Punkten überzeugen, aber sie bietet auch zwei Nachteile:
✔ mobil nutzbar
✔ automatische Berechnung der Arbeitszeiten
✔ über den Browser erreichbar
✔ unabhängig vom verwendeten System, daher keine Kompatibilitätsprobleme
✘ Daten werden online gespeichert
✘ Manipulation der Arbeitszeiten durch Arbeitnehmer möglich (z.B. Außendienst oder Home-Office)
Fazit
Noch gibt es keine gesetzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten. Arbeitgeber sind aber mit einem Zeiterfassungssystem gut beraten. So sind sie immer auf der sicheren Seite, falls es zu einem Streit bezüglich der Arbeitszeiten kommt.
Für welches System zur Zeiterfassung sich ein Arbeitgeber entscheidet, bleibt ihm überlassen. Es gibt aber für jedes Unternehmen eine passende Lösung. So bietet sich zum Beispiel für sehr kleine Unternehmen die manuelle Zeiterfassung an. Hier hält sich der Verwaltungsaufwand in Grenzen. Zudem würden sich teure Systeme überhaupt nicht lohnen. In großen Unternehmen lohnt sich dagegen die Anschaffung einer Hardware-Lösung zur Zeiterfassung.