Arbeitszeiterfassung: Vorzüge und Nachteile der verschiedenen Systeme

Mit Zeiterfassungssystemen behalten Unternehmen einen Überblick über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter. Jedes dieser Systeme hat seine Daseinsberechtigung.

Arbeitszeiterfassung Systeme
Es gibt verschiedene Systeme zur Zeiterfassung – © Olivier Le Moal / stock.adobe.com

Ich habe in meiner beruflichen Laufbahn aufgrund befristeter Arbeitsverträge Bekanntschaft mit einigen Arbeitgebern gemacht. Dabei ist mir aufgefallen, dass jedes Unternehmen die Erfassung der Arbeitszeiten unterschiedlich handhabt. In den meisten Fällen erfolgte diese elektronisch. Bei manchen Arbeitgebern musste ich meine Arbeitszeit manuell erfassen und am Monatsende im Personalbüro abgeben. Und dann gab es da auch noch ein kleines Unternehmen, indem es überhaupt keine Arbeitszeiterfassung gab.

Für mich als Arbeitnehmer ist die manuelle Arbeitszeiterfassung natürlich mit einem gewissen Aufwand verbunden. Deutlich angenehmer finde ich die elektronische Erfassung. Aber um die Befindlichkeiten des Arbeitnehmers sollte es bei der Wahl des passenden Zeiterfassungssystems nicht gehen. Denn jedes einzelne bietet sowohl Vorzüge als auch Nachteile, die es gegeneinander abzuwägen gilt. Welche das im einzelnen sind, werde ich im Folgenden darlegen.

Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit

Wie bereits angedeutet, gibt es in einigen Betrieben keine Arbeitszeiterfassung. Gemäß § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist dies auch nur dann notwendig, wenn Arbeitnehmer Überstunden leisten. Dem entgegen steht jedoch das Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom 14.05.2019 (EuGH 14.5.2019 – C-55/18). Danach müssen EU-Staaten Arbeitgeber verpflichten, ein Zeiterfassungssystem einzurichten. Dieses soll die Arbeitszeiten der Mitarbeiter genau erfassen. Neben dem Arbeitsbeginn und dem Arbeitsende sind auch Beginn und Ende der Pausenzeiten und Dienstgänge zu erfassen.

Da es bei uns noch keine Gesetzesänderung bezüglich der Verpflichtung zur Zeiterfassung gibt, gibt es in vielen Unternehmen noch immer keine Zeiterfassung. Das Urteil des Arbeitsgerichtes Emden vom 20.02.2020 zeigt aber, dass Arbeitgeber besser beraten sind, auch ohne Gesetzesänderung eine Zeiterfassung in ihrem Unternehmen einzuführen. Unter Umständen könnten auch andere Arbeitsgerichte im Falle eines Rechtsstreits diesem Beispiel folgen:

ArbG Emden, Urt. v. 20.02.2020 – Az.: 2 Ca 94/19

Im Rechtsstreit zwischen einem Bauunternehmen und einem Bauhelfer ging es darum, dass das Bauunternehmen nach Ansicht des Bauhelfers zu wenige Arbeitsstunden vergütet hat. Er berief sich dabei auf seine Aufzeichnungen der täglichen Arbeitszeiten. Sein Arbeitgeber setzte dem das Bautagebuch entgegen, aus dem die täglichen Arbeitsstunden auf der Baustelle ersichtlich sind. Das Arbeitsgericht sah das Bautagebuch jedoch nicht als qualifizierte Arbeitszeiterfassung an. Denn aufgrund der fehlenden Arbeitszeiterfassung konnte er die tatsächliche Arbeitszeit des Bauhelfers nicht nachweisen. Aus diesem Grunde bekam der Bauhelfer Recht und sein Arbeitgeber musste ihm die nicht vergüteten Arbeitsstunden nachvergüten.

Systeme für die Zeiterfassung

Bei der Zeiterfassung unterscheidet man manuelle und elektrische Systeme. Beide Formen haben Ihre Daseinsberechtigung, eignen sich jedoch nicht für alle Unternehmen gleichermaßen.

Manuelle Zeiterfassung

Stundenzettel
Stundenzettel sind nicht nur für den Arbeitnehmer mit Arbeit verbunden – © Arbeitstipps.de

Bei der manuellen Zeiterfassung tragen die Arbeitnehmer ihre Arbeits- und Pausenzeiten in eine Liste ein. Dazu erhalten die Angestellten eine Vorlage zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit, welche sie von Hand ausfüllen müssen. Alternativ dazu gibt es noch die Möglichkeit, dass die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten in einer Exceltabelle erfassen. Die erfassten Arbeitszeiten sind dem Arbeitgeber am Monatsende zu übergeben. Dieser muss dann jeden einzelnen Arbeitszeitnachweis auswerten und gegebenenfalls auch noch in ein Lohnprogramm oder ähnliches übertragen.

Die manuelle Zeiterfassung ist besonders in kleinen Betrieben Gang und Gäbe, aber auch einige größere Unternehmen nutzen diese Form der Zeiterfassung. Dies ist in Anbetracht der Vorteile wenig verwunderlich. Jedoch bietet sie auch einige Nachteile, die nicht unbedingt für diese Form der Zeiterfassung sprechen.

Vorzüge
sehr geringe Anschaffungskosten
intuitive Nutzung durch selbsterklärende Tabellen
Nachteile
hoher Schreibaufwand für Arbeitnehmer
Arbeitgeber muss Arbeitszeiten manuell auswerten
Mitarbeiter könnten Zeiterfassung manipulieren

Elektronische Zeiterfassung

Bei der elektronischen Zeiterfassung haben sich vier Methoden etabliert:

  • Hardware zur Zeiterfassung
  • Software zur Zeiterfassung
  • Zeiterfassung über mobile Apps
  • Online-Zeiterfassung

Wer hier auf der Suche nach der perfekten Lösung für sein Unternehmen ist, findet im Netz auch diverse Anbieter, die alle vier Methoden der Zeiterfassung in ihrem Repertoire haben. Hierzu gehört auch Timemaster. Hier finden Sie flexible Zeiterfassungssysteme, die die unterschiedlichsten Anforderungen erfüllen. Egal, ob in großen oder in jungen, dynamisch wachsenden Unternehmen – Timemaster bietet eine passende Lösung zur Zeiterfassung.

Zeiterfassung mittels Hardware

Zeiterfassung mittels Hardware
Solche „Stechuhren“ finden sich in vielen großen Unternehmen – © Ralf Geithe / stock.adobe.com
Bereits im späten 18. Jahrhundert waren die ersten Stechuhren zur Erfassung der Arbeitszeit im Einsatz. Später gab es die ersten Stempeluhren, die sich technisch immer weiter entwickelt haben und heute ganz ohne Papier auskommen. Heute identifizieren sich die Mitarbeiter in der Regel mittels Transponder (als Chip-Karte oder Chip-Token) und sogar die Identifizierung mit dem Fingerabdruck ist möglich. Halt man den Transponder gegen das Gerät oder lässt man seinen Fingerabdruck einlesen, löst man damit einen digitalen Zeitstempel im Gerät aus. Die erfassten Arbeitszeiten werden nachvollziehbar miteinander verrechnet und lassen sich über die dazugehörige Software oder Webschnittstelle auslesen. In vielen Fällen bietet die Hardware dem Arbeitnehmer auch die Möglichkeit, sein Arbeitszeitkonto über ein Display zu überprüfen.

Die Zeiterfassung mittels Hardware bietet neben einer Vielzahl von Vorzügen auch ein paar Nachteile:

Vorzüge
sehr einfache Bedienung
genaue Zeiterfassung
Manipulation der Arbeitszeiten durch den Arbeitnehmer nahezu ausgeschlossen
automatische Berechnung der Arbeitszeiten
Nachteile
relativ hohe Anschaffungskosten
nur stationär einsetzbar

Software zur Zeiterfassung

Zeiterfassungssoftware
Eine Zeiterfassungssoftware im Büro ist recht praktisch – © vectorfusionart / stock.adobe.com
Besonders an PC-Arbeitsplätzen haben sich in vielen Bereichen Softwarelösungen zur Zeiterfassung bewährt. Ein Administrator legt in der Software jeden einzelnen Mitarbeiter mit den individuellen Arbeitszeiten an. Zusätzlich wird diese Software auf den PCs der Mitarbeiter aufgespielt. Mit einem Mausklick lassen sich Arbeitsbeginn, Pausenzeiten und das Arbeitsende erfassen. Die Software verarbeitet die Daten und verrechnet diese selbstständig. Über eine Administartorenoberfläche können Arbeitgeber auf die erfassten Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zugreifen. Zudem lassen sich hier auch Feiertage und Krankentage sowie Urlaub eintragen.

Eine solche softwarebasierte Zeiterfassung bietet zwar einige Vorzüge, jedoch sollte man auch die Nachteile bei der Suche nach dem passenden Zeiterfassungssystem nicht vernachlässigen:

Vorzüge
viele Einstellungsmöglichkeiten vermeiden nachträglichen Verwaltungsaufwand
einfache Bedienung
automatische Berechnung der Arbeitszeiten
Manipulation der Arbeitszeiten durch den Arbeitnehmer nahezu ausgeschlossen
für die Zeiterfassung im Home-Office geeignet, wenn die Software auf den heimischen PC aufgespielt wird
Nachteile
meist regelmäßige Lizenzgebühren
nur stationär einsetzbar
an einen PC oder Laptop gebunden (fährt dieser nicht hoch, kann man sich nicht anmelden)

Mobile Apps zur Zeiterfassung

Wer viel im Außendienst arbeitet, wird sich über eine mobile Möglichkeit der Zeiterfassung freuen. Per App auf dem Smartphone haben Arbeitnehmer das Zeiterfassungssystem immer bei sich und können von überall aus die Zeiterfassung starten. So ist es nicht erforderlich, vor einem Außeneinsatz extra zum Unternehmen zu fahren und die Zeiterfassung zu starten. Die erfassten Daten werden automatisch verarbeitet.

Neben der Zeiterfassung bieten solche mobilen Apps auch die Möglichkeit, weitere Daten zu erfassen. Beispielsweise können Außendienstmitarbeiter zusätzlich zu den Arbeitszeiten auch Informationen zu den Aufträgen festhalten. Ebenso lassen sich mit solchen Anwendungen in Kombination mit der GPS-Lokalisation des Smartphones Standortdaten aufzeichnen. Und auch das Führen eines Fahrtenbuches und die Erfassung von Auftragszeiten können mit der App erfolgen. Über eine Online-Anwendung kann der Arbeitgeber die erfassten Daten überprüfen und auswerten.

Solche mobilen Apps zur Erfassung der Arbeitszeit besitzen zweifelsohne eine beeindruckende Anzahl an Funktionen. Aber auch sie weisen einige Nachteile auf:

Vorzüge
nicht an einen Standort gebunden
automatische Berechnung der Arbeitszeiten
einfache Bedienung
viele nützliche Zusatzfunktionen

Nachteile
Smartphone notwendig (wenn kein Diensthandy, dann das eigene)
Manipulation der Arbeitszeiten durch den Arbeitnehmer möglich

Online-Zeiterfassung

Online-Zeiterfassung
Eine Online-Zeiterfassung ist nicht an einen Standort gebunden – © Andrey Popov / stock.adobe.com
Die Online-Zeiterfassung ist ebenso flexible nutzbar wie die mobilen Apps. Mitarbeiter können von überall aus über einen Browser auf das System zugreifen und ihre Arbeits- und Pausenzeiten erfassen. Die erfassten Daten können vom Vorgesetzten in einer Übersicht abgerufen und ausgewertet werden.

Die Online-Zeiterfassung kann in vielen Punkten überzeugen, aber sie bietet auch zwei Nachteile:

Vorzüge
mobil nutzbar
automatische Berechnung der Arbeitszeiten
über den Browser erreichbar
unabhängig vom verwendeten System, daher keine Kompatibilitätsprobleme

Nachteile
Daten werden online gespeichert
Manipulation der Arbeitszeiten durch Arbeitnehmer möglich (z.B. Außendienst oder Home-Office)

Fazit

Noch gibt es keine gesetzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten. Arbeitgeber sind aber mit einem Zeiterfassungssystem gut beraten. So sind sie immer auf der sicheren Seite, falls es zu einem Streit bezüglich der Arbeitszeiten kommt.

Für welches System zur Zeiterfassung sich ein Arbeitgeber entscheidet, bleibt ihm überlassen. Es gibt aber für jedes Unternehmen eine passende Lösung. So bietet sich zum Beispiel für sehr kleine Unternehmen die manuelle Zeiterfassung an. Hier hält sich der Verwaltungsaufwand in Grenzen. Zudem würden sich teure Systeme überhaupt nicht lohnen. In großen Unternehmen lohnt sich dagegen die Anschaffung einer Hardware-Lösung zur Zeiterfassung.