Vergeudete Arbeitszeit und schlechte Personalplanung sind Kostenfaktoren, die sich kein Unternehmen leisten kann. Die richtige Software löst das Problem.
Personalkosten sind in vielen Betrieben der größte Kostenblock. Eine effiziente Einsatzplanung wird damit zum entscheidenden erfolgskritischen Faktor. Auch die Zeiterfassung lässt sich nicht mit einer selbst gebastelten Tabelle in Excel bewerkstelligen.
Zu umfangreich sind die Anforderungen aus dem Arbeitszeitgesetz. Gewerbeaufsicht, Berufsgenossenschaften und die für Arbeitsschutz zuständigen Behörden kontrollieren die Nachweise über Höchstarbeitszeiten, Pausenzeiten und Ruhezeiten in örtlichen Prüfungen. Bei Verstößen gegen die Dokumentationspflicht werden empfindliche Bußgelder verhängt. Die innovativen Software-Lösungen der eurodata Deutschland AG ermöglichen kostensparende Personaleinsätze und rechtssichere Erfassung von Arbeitszeiten.
Langjährige Erfahrung in Personalsoftware
Schon seit 1965, als IT-Anwendungen noch in den Kinderschuhen steckten, ist eurodata in diesem Segment aktiv. Rechtssicherheit auch im Bereich Datenschutz ist keine Erfindung unserer Zeit, sondern selbstverständlicher Bestandteil der Systemlandschaft – schließlich sind Mitarbeiterdaten hochsensibel. Darauf haben auch die Mitbestimmungsgremien ein wachsames Auge.
edtime Zeiterfassung – juristisch korrekt
edtime, die Zeiterfassung von eurodata, hat mit der Lochkarten-EDV von damals ebenso wenig zu tun wie ein steinzeitlicher Faustkeil mit einer modernen CNC-Maschine. Die Anwendung ist webbasiert, erreichbar über ed-portal.de/edtime. Das minimiert nicht nur den Installationsaufwand, sondern garantiert zudem eine dezentrale Verfügbarkeit auf gängigen – auch mobilen – Endgeräten.
Basis von edtime ist eine integrierte Mitarbeiterverwaltung. Die dort hinterlegten Stammdaten werden im Hintergrund geprüft. Ergeben sich Konflikte, beispielsweise mit dem Mindestlohn-Gesetz, gibt es einen Hinweis.
Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten direkt am PC oder Laptop. Eine App macht Smartphone oder Tablet zur mobilen Stempeluhr, selbstverständlich gesichert per PIN-Eingabe. Selbst an praktische Kleinigkeiten, wie etwa die One-Click-Buchung einer Raucherpause, ist gedacht. Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten werden juristisch korrekt gespeichert und stehen für interne Zwecke des Unternehmens ebenso zur Verfügung wie für behördliche Kontrollen. Urlaube und sonstige Abwesenheiten lassen sich in der Kalenderansicht übersichtlich darstellen.
Schluss mit der Zettelwirtschaft
Besonders kleinere und mittlere Unternehmen schätzen die Entlastung von bürokratischen Vorgängen, die Geschäftsleitung und Beschäftigte von ihren Kernaufgaben ablenken. edtime schafft Entlastung: Es werden keine Stundenzettel mehr ausgefüllt, eingesammelt, nachgerechnet und übertragen – mit entsprechendem Fehlerpotenzial und nachgelagertem Aufwand für Suche und Korrektur falscher Buchungen.
Die Aktenordner im Archiv werden ersetzt durch Speicherplatz bei eurodata, natürlich an einem deutschen Standort – Saarbrücken – und in einem Hochleistungs-Rechenzentrum, das nach ISO/IEC 27001 zertifiziert ist. Die Speicherfristen entsprechen den gesetzlichen Vorgaben.
Das Dashboard ist die Kommandozentrale des Unternehmers in edtime. Auf einen Blick sind nicht nur Krankheitstage oder Minusstunden erkennbar. edtime erinnert an auslaufende Zeitverträge ebenso wie an die Geburtstage der Mitarbeiter. Ein kurzer Glückwunsch vom Chef ist wertschätzend und kommt gut an. edtime wurde übrigens gemeinsam mit Steuerberatern entwickelt. Deshalb gibt es praktische Schnittstellen und genormte Export-Formate der Daten, die eine sehr einfache Weiterverarbeitung zum Beispiel in der Lohnbuchhaltung erlauben.
edtime PLUS Personaleinsatzplanung mit erweitertem Funktionsumfang
Während edtime von eurodata als preisgünstige Lösung beispielsweise für Tankstellen, Shops oder Gastronomie entwickelt wurde, geht die Personaleinsatzplanung edtime PLUS weit über diesen Umfang hinaus.
Sie ist so konfiguriert, dass etwa Handwerksbetriebe mit mobil eingesetzten Monteuren oder Unternehmen mit verschiedenen Zweigstellen und wechselnden Schichtdiensten hervorragend bedient werden können. Anstatt Namensschilder auf Magnettafeln zu verschieben, plant der Unternehmer Fehlzeiten und getauschte Schichten am Rechner, grafisch unterstützt und vor allem auf die anstehenden Aufgaben bezogen. Die Ergänzung edtime PLUS ist das passende Tool für weiterreichende Analysen.
Mit edtime PLUS gewinnen alle Beteiligten gleichermaßen: Kunden werden bestmöglich bedient, auch bei kurzfristigen krankheitsbedingten Ausfällen von Mitarbeitern. Diese wiederum werden nicht von geänderten Einsatzorten oder Arbeitszeiten überrascht, sondern erhalten Informationen zum frühestmöglichen Zeitpunkt auf ihr mobiles Endgerät. Und schließlich profitiert der Unternehmer von der hohen Kundenzufriedenheit und der gesteigerten Leistungsfähigkeit engagierter Mitarbeiter.
Einarbeitung per Webinar
edtime und edtime PLUS sind im Wesentlichen selbsterklärend und intuitiv bedienbar. Das Smartphone ist heute so verbreitet, dass die meisten Menschen mit einer App zur Zeiterfassung sehr selbstverständlich umgehen werden. Zusätzlich bietet eurodata regelmäßige Webinare, also Online-Seminare im Internet. Hier werden Einsatzmöglichkeiten und Bedienung detailliert und praxisnah erläutert. Ein Webinar ist keine Einbahnstraße: Fragen werden individuell beantwortet wie in einer Präsenzveranstaltung.
Eine Dienstplan Software kommt allen zu gute. Die Arbeiter müssen sich weniger manuell um die Eintragung Ihrer Zeiten kümmern und der Chef muss weniger Zeit in die Kontrolle dieser investieren. So spart das Unternehmen Zeit, wie Sie sagen und macht das Unternehmen effizienter.