Mit einer kaufmännischen Komplettlösung sorgen Sie für Übersichtlichkeit und Transparenz in der Buchhaltung und in der Warenwirtschaft. Die Funktionen sollten auf Ihr Unternehmen abgestimmt sein.
Was Unternehmer und Selbstständige beachten müssen
Um die richtige Komplettlösung zu finden, sind die internen Anforderungen mit dem Funktionsumfang der kaufmännischen Software abzugleichen: Ein Handwerksbetrieb hat ein anderes Kerngeschäft als ein Onlinehändler oder ein selbstständiger Berater, Soloselbstständige andere Voraussetzung als Unternehmen mit Angestellten oder gar mehreren Filialen. Die Anbieter kaufmännischer Komplettlösungen bieten daher entweder branchenspezifische Pakete an oder sind bemüht, einen möglichst umfassenden Funktionsumfang zu integrieren und Spielraum zur Anbindung interner Software zu lassen. Bei einem modularen Aufbau haben Sie die Möglichkeit, den Funktionsumfang auf Ihre Anforderungen abzustimmen und später gegebenenfalls weitere Module zusätzlich zu integrieren.
Langfristige Investition – zukunftsorientierte Auswahl
Kaufmännische Software unterscheidet sich in der Programmierung, der Datenbankanbindung, der Architektur, der Struktur, den verfügbaren Schnittstellen und den Speicherformaten. Es ist sinnvoll, die Softwarelösung nicht ausschließlich auf den aktuellen Bedarf abzustimmen, sondern eine zukunftsorientierte Entscheidung zu treffen.
Grundausstattung einer kaufmännischen Komplettlösung
Eine kaufmännische Komplettlösung zum effektiven Einsatz sollte zumindest über folgende Grundfunktionen verfügen:
- Auftragsverwaltung inklusive Rechnungsstellung und Mahnsystem
- Finanzbuchhaltung inklusive darauf basierender Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Gewinn- und Verlust-Rechnung sowie einer betriebswirtschaftlichen Auswertung
- Umsatzsteuervoranmeldungen
- Kundenmanagement oder Anbindung an das unternehmensinterne CRM
- gegebenenfalls Lohn- und Gehaltsabrechnung
Neben den Grundfunktionen ist ein übersichtlicher Aufbau und eine benutzerfreundliche Bedienung für den effizienten Einsatz relevant. Prüfen Sie zudem, welche Möglichkeiten der Datensicherung und -wiederherstellung es gibt, ob es sich um eine lokale Installation oder eine Cloud-Lösung handelt, ob Sie eventuell mehrere Lizenzen erwerben müssen, über welche internen Schnittstellen die Software verfügt und ob es Anbindungsmöglichkeiten zu externen Dienstleistern gibt, falls benötigt.
Weiterer Funktionsumfang
Zu den weiteren möglichen Funktionen kaufmännischer Komplettlösungen zählen zum Beispiel
- Warenwirtschaft und Faktura samt Lagerverwaltung
- Reisekostenabrechnung
- Zeiterfassung nebst Überstunden- und Fehlzeitenverwaltung
- integriertes Online-Banking
- ELSTER-Anbindung
- Kassenbuch
- Integration beziehungsweise Anbindung an Logistikpartner und Zahlungsdienstleister
- Anbindung an und direkte Synchronisation mit dem Onlineshop
Daneben ist eine Softwarelösung effizient, wenn sie beliebige Statistiken, Unternehmenskennzahlen und Auswertungsmöglichkeiten liefert. Alle Prozesse sollten reibungslos ineinandergreifen und interne Assistenten, Vorlagen sowie Automatismen liefern wertvolle Unterstützung bei der Bewältigung der täglichen Aufgaben. Renommierte Anbieter sorgen für regelmäßige Updates, die etwa aktuelle Gesetzesänderungen, geänderte Regelsätze und Sicherheitsaspekte berücksichtigen.
» Fazit: Softwarelösungen sollen den Arbeitsalltag rechtssicher erleichtern.
Im ungünstigsten Fall werden Rechnungen in einem gesonderten Programm geschrieben, der Zahlungseingang wird manuell überwacht und alle Posten werden gesondert in die Buchhaltung übernommen. Für die Kundenverwaltung gibt es eine eigene Datenbank und die Kundendaten werden händisch in die Rechnungen übertragen.
Ein solches Szenario ist völlig veraltet, äußerst fehleranfällig und unwirtschaftlich. Mit einer kaufmännischen Komplettlösung werden zeitaufwendige händische und manuelle Prozesse automatisiert und bestenfalls optimiert. Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden direkt an die Krankenkasse geleitet und die Steuererklärung lässt sich idealerweise direkt aus dem Programm heraus erstellen und an das Finanzamt übermitteln.
Prüfen Sie zunächst intern die verwaltungstechnischen Vorgänge und wählen Sie im Anschluss ein Komplettpaket, welches alle anfallenden Aufgaben berücksichtigt: Sie investieren in eine Software, die Ihnen langfristig Zeit und Kosten sparen, sämtliche Prozesse transparent abbilden, sie fehlerfrei steuern und letztendlich zu größtmöglicher Effizienz verhelfen soll.
