Pflichtangaben in Rechnungen: Checkliste für eine korrekt geschriebene Rechnung

Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, gilt es bei der Rechnungslegung auf einige wichtige Punkte zu achten. Welche Pflichtangaben zu machen sind, erfahren Sie hier.

Pflichtangaben in Rechnungen: Checkliste für eine korrekt geschriebene Rechnung
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Die Leistung ist erbracht, die Ware verschickt – nun ist es an der Zeit für den verdienten Lohn der getanen Arbeit. Damit der Geldbetrag nicht nur bald ins Haus flattert, sonder auch für das Finanzamt alles nach Plan läuft, wird eine korrekt geschriebene Rechnung benötigt. Diese wandert in die Unterlagen des Ausstellers und des Empfängers und dient als Nachweis für die geleistete Arbeit und den erbrachten Geldbetrag. Worauf es beim Schreiben einer korrekten Rechnung ankommt, können Sie im Folgenden nachlesen.

Wann muss die Rechnung geschrieben werden?

Am besten, so schnell wie möglich, damit sie nicht vergessen wird und der offene Betrag möglichst bald beglichen wird. Das Gesetz schreibt für die Rechnungsstellung an Unternehmen ein Frist von maximal einem halben Jahr vor. Bei Privatkunden besteht keine Frist für die Rechnungsstellung. Ausgenommen sind Leistungen wie Bauarbeiten, Reparaturen, Reinigungs- oder Gartenarbeiten. Bei diesen, mit einem Grundstück in Verbindung stehenden Arbeiten, hat der Gesetzgeber reagiert und schreibt hier ebenfalls eine Frist von sechs Monaten vor. Das entsprechende Gesetz wurde im Jahr 2004 erlassen und dient vorrangig der Bekämpfung von Schwarzarbeit.

» Achtung: Bei nicht fristgerecht ausgestellten Rechnungen drohen Geldstrafen von bis zu 5.000 Euro.

Welche Angaben muss eine Rechnung zwingend enthalten?

Damit eine Rechnung allgemein als solche anerkannt wird, müssen bestimmte Angaben enthalten sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Rechnung auf dem Postweg ins Haus kommt oder online verschickt wird.

Folgende Angaben schreibt das Umsatzsteuergesetz in § 14 vor:

❍ Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger der Rechnung

Diese Angaben haben vollständig zu erfolgen. Die Namen und Adressen von Aussteller und Empfänger der Rechnung müssen jederzeit nachvollziehbar sein. Statt der vollständigen Anschrift des Empfängers kann auch ein Postfach genannt werden. Dies erlaubt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE).

❍ Das Rechnungsdatum

Es muss immer klar ersichtlich sein, wann die Rechnung ausgestellt wurde. Dabei muss das Rechnungsdatum nicht mit dem Lieferdatum der Ware oder Erbringung der Dienstleistung identisch sein.

❍ Die Rechnungsnummer

Alle vom Unternehmer erstellen Rechnungen müssen eine fortlaufende Rechnungsnummer beinhalten. Rechnungsnummern können aus mehreren Ziffern oder auch aus Ziffern- und Zahlenkombinationen bestehen. Bei der Vergabe der Rechnungsnummer ist darauf zu achten, keine Rechnungsnummer doppelt zu vergeben. Daher bietet sich die automatische Erstellung der Rechnung über ein entsprechendes Computerprogramm an.

❍ Die Steuernummer

Jeder Unternehmer erhält vom Finanzamt eine eigene Steuernummer. Diese hat auf der Rechnung zu erscheinen. Werden Rechnungen in das europäische Ausland erstellt, muss beim Bundeszentralamt für Steuern eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragt werden.

❍ Der Grund der Rechnungsstellung

Aus der Rechnung muss hervorgehen, wofür der Betrag veranschlagt wird. Die Art und Menge der gelieferten Waren muss eindeutig bezeichnet werden. Sammelbezeichnungen, welche die steuerliche Zuordnung möglich machen, sind dabei erlaubt. So müssen zum Beispiel Drogerieartikel, Spirituosen, Büromaterial oder Schreibdienstleistungen nicht im Einzelnen aufgeführt werden, sondern es genügen die genannten Oberbegriffe.

❍ Das Datum der Leistungserbringung

Wann die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde, muss ebenfalls auf der Rechnung erkennbar sein. Dabei ist das genaue Datum nicht zwingend relevant, wird der Monat genannt, ist dies ausreichend. Werden Anzahlungen für noch nicht erbrachte Leistungen getätigt, ist dies zu vermerken.

❍ Der Rechnungsbetrag

Der Rechnungsbetrag ist der wichtigste Bestandteil der Rechnung. Dieser kann sich aus einzelnen Positionen aufsummieren oder auch in einer Summe genannt werden. Dabei ist zunächst der Nettobetrag anzugeben, welchem der jeweilige Umsatzsteuersatz aufgeschlagen wird. Wer von der Umsatzsteuer befreit ist, muss dies auf der Rechnung ebenfalls kenntlich machen.

❍ Rabatte und Skonto

Wurden mit dem Kunden Rabatte vereinbart, die zur Minderung des angegebenen Rechnungsbetrages führen, sind diese auch auf der Rechnung aufzuführen. Wer seinen Kunden, im Rahmen eines bestimmten Zahlungszieles Skonto einräumt, führt dies ebenfalls auf der Rechnung auf. So ist es zum Beispiel üblich, bei einer Zahlung innerhalb von sieben Tagen nach Rechnungserhalt 3% Skonto einzuräumen.

❍ Die Bankverbindung

Der Kunde muss wissen, wohin er das Geld überweisen soll. Daher hat auf jeder Rechnung auch eine gültige Bankverbindung zu erscheinen. Damit der Zahlungsverkehr vereinfacht wird, sind die aktuellen Angaben für BIC und IBAN aufzuführen.

❍ Das Zahlungsziel

Jede Rechnung ist automatisch an ein bestimmtes Zahlungsziel gebunden. Dieses kann variieren und sollte auf der Rechnung genannt werden. Gängig ist die Rechnungszahlung innerhalb von 14 Tagen nach Warenerhalt oder Dienstleistungserbringung. Zahlungsziele von 30 Tagen, 10 Tagen oder 7 Tagen sind ebenfalls üblich.

Checkliste vollständiger Rechnungen:

✔ Name und Anschrift von Unternehmen und Kunden
✔ Datum der Rechnungsausstellung
✔ Rechnungsnummer
✔ Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
✔ Menge und Umfang der gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung
✔ Rechnungsbetrag
✔ Vereinbarte Rabatte oder Skonti
✔ Bankverbindung
✔ Zahlungsziel

» Tipp: Lassen Sie zur Sicherheit ein erstelltes Rechnungsexemplar vom Steuerberater überprüfen, bevor das Finanzamt die Buchführung einsehen kann.

Ausnahme Kleinstbetragrechnung

Als Kleinstbetragrechnungen gelten Rechnungen, deren Rechnungssumme weniger als 250 Euro umfasst.

» Tipp: Vormals galten 150 Euro als Bemessungsgrenze. Das neue Bürokratienentlastungsgesetz II trat im Mai 2017 in Kraft.

Für Kleinstbeträge gilt eine vereinfache Rechnungsstellung, die lediglich folgende Angaben vorschreibt:

✔ Name und Anschrift des Rechnungssaustellers
✔ Rechnungsdatum
✔ Umfang und Art der Lieferung
✔ Rechnungsbetrag

Müssen Rechnungen unterschrieben werden?

Rechnungen müssen keine eigenhändige Unterschrift enthalten. Dies vereinfacht die Ausstellung am PC und macht den elektronischen Datenverkehr möglich.

Meine Rechnung geht ins Ausland – was ist zu beachten?

Die deutschen Steuergesetze greifen nicht, wenn die Rechnung an Unternehmen ins Ausland verschickt wird. Es gelten dann die Bedingungen des jeweiligen Landes. Umsatzsteuer fällt nicht an. Werden die Rechnungen dagegen an Privatpersonen im EU-Ausland ausgestellt, die Ihren Wohnsitz im Ausland haben, enthält die Rechnung die in Deutschland gängige Mehrwertsteuer. Bei Waren, die in Länder, die nicht Mitglied der EU sind verschickt werden, beinhalten die Rechnungen generell keine Mehrwertsteuer.

» Tipp: Auf der Rechnung ist immer anzugeben, welche Rechtsgrundlage das Entfallen der Umsatzsteuer erlaubt.

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