Rechnung per Email verschicken: Vorteile & wichtige Hinweise im Überblick

Rechnungen per Email zu verschicken wird immer mehr zum Standard, da es großes Einsparpotenzial bietet. Dennoch gibt es hier einiges zu beachten, damit die Rechnung auch rechtsgültig ist.

Rechnung per Email verschicken: Vorteile & wichtige Hinweise im Überblick
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Rechnungen schreiben – für Kleinunternehmer oder Freiberufler vielleicht keine große Hürde. Bei größeren Unternehmen kann das Ausdrucken und Eintüten zu einem wahren Kraftakt werden. Auch die Portokosten sind nicht unerheblich und wer möchte schon ständig zum Postkasten laufen.

Dies alles können Sie sich ersparen, wenn Sie Rechnungen in Zukunft elektronisch verschicken. Für viele Unternehmen ist dies längst zur Routine geworden und sie profitieren von einer Reihe an Vorteilen.

Was es zu beachten gibt, wenn die Rechnung als Email auf die Reise geht, kann hier nachgelesen werden.

Welchen Stellenwert besitzt die elektronische Rechnung?

Rechtlich steht die elektronische Rechnung der Rechnung auf dem Papier in nichts nach. Rechnungen per Email besitzen auch ohne eigenhändige Unterschrift ihre Gültigkeit. Auch die Digitale Signatur ist nicht mehr notwendig. Damit ist der Weg frei für eine willkommene Erleichterung im Büroalltag und einen weiteren Schritt, hin zu einer vereinfachten Büroorganisation und Digitalisierung der Geschäftsvorgänge.

Welche Rechtslage kommt zur Anwendung?

Die elektronische Rechnung steht seit dem im Jahre 2011 erlassenen Steuervereinfachungsgesetz (unter bundesfinanzministerium.de) mit der herkömmlichen Papierrechnung auf einer Stufe. Beide Rechnungen müssen deutlich als Rechnung erkennbar sein und alle notwendigen Angaben enthalten.

Unternehmer können jederzeit Rechnungen per Mail verschicken. Vielerorts geschieht dies bereits automatisch und beinahe selbstverständlich. Dennoch schreibt der Gesetzgeber die Zustimmung des Empfängers vor. Hierfür gibt es keine Vorgaben. Es genügt also, die mündliche Absprache oder die Verankerung des elektronischen Rechnungsversandes in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

» Tipp: Sie können die Rechnungen auch elektronisch verschicken, ohne vorab extra das Einverständnis vom Empfänger einzuholen. Besteht dieser allerdings im Nachhinein auf eine Papierrechnung, ist diese ihm zusätzlich auszustellen und zuzusenden.

Welche Anforderungen an die Ausfertigung der elektronischen Rechnung gibt es?

Die Inhaltsvorgaben beider Rechnungen unterscheiden sich nicht voneinander. Nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes (unter gesetze-im-internet.de) müssen bei der Papierrechnung wie bei der elektronischen Rechnung die Echtheit der Rechnungsherkunft, die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein.

Noch bis zum Jahre 2011 mussten elektronische Rechnungen umständlich mit einer Digitalen Signatur versehen werden. Die Echtheit der Rechnung muss nun vom Unternehmer in Eigenregie kontrolliert und bestätigt werden. Es empfiehlt sich, alle Angaben mehrmals zu kontrollieren und zu vergleichen.

Wie wird eine elektronische Rechnung verschickt?

Die elektronische Rechnung wird in einem bestimmten Schreibprogramm erstellt. Gängig sind hierbei Word oder Excel. Nach der Erstellung gilt es, die Rechnung abzuspeichern. Im Geschäftsalltag hat es sich bewährt, elektronische Rechnungen als PDF-Dateien zu verschicken.

» Tipp: Wird die Rechnung per PDF-Datei verschickt, kann der Rechnungsinhalt nicht nachträglich verändert werden.

Der Kunde erhält nun eine Email mit dem Betreff “Rechnung”. Dort wird dann in etwa vermerkt: “Anbei finden Sie die Rechnung vom … oder die Rechnung für … oder die Rechnung für den Monat …, wenn es sich um wiederkehrende Dienstleistungen handelt.

Dies ist die einfachste und gängigste Methode, eine Rechnung elektronisch zu verschicken. Wer regelmäßig eine große Zahl an Rechnungen abschicken muss, der sollte auf eine Rechnungssoftware zurückgreifen. Die Rechnungen werden dann direkt aus dem Programm an die jeweiligen Email-Adressen verschickt und es muss nicht zu jeder Rechnung eine separate Email geschrieben werden, worin auf den Rechnungsanhang hingewiesen wird.

Warum sollten Rechnungen elektronisch, statt per Post verschickt werden?

Hierfür gibt es einige gute Gründe. Der Rechnungssteller kann sich dadurch viel Zeit und Aufwand einsparen. Letztlich spart man natürlich auch bares Geld.

Eine elektronische Rechnung kommt aus ohne:

  • Papier
  • Druckerkosten
  • Briefumschlag
  • Briefmarke

Ein wichtiger Punkt ist auch, die Rechnung ist nicht Tage unterwegs und man muss sich nicht fragen, ob sie überhaupt ihr Ziel erreicht hat. Elektronische Rechnungen erreichen den Empfänger sofort und dieser kann umgehend darauf reagieren. Dies hat einen schnelleren Geldeingang und einen reibungslosen Geschäftsablauf zur Folge. Meist ist eine kurze Nachricht des Empfängers üblich. “Die Rechnung ist angekommen und weitergeleitet”. Dies gibt dem Rechnungssteller Sicherheit, dass die Rechnung nicht verlorenging und zügig bearbeitet wird.

Die Vor- und Nachteile im Überblick:

Art der RechnungVorteileNachteile
Papierrechnung+ Zur Erstellung wird nicht zwingend ein Computer gebraucht.
+ Der Empfänger hat ein Schriftstück in der Hand und wird dadurch eher an die Begleichung der Rechnung erinnert.
- Papierrechnungen verursachen eine ganze Reihe an Kosten. Sie müssen gedruckt, eingetütet und frankiert werden.
- Die Rechnung muss unterzeichnet werden, dadurch kann sich der Versand verzögern.
- apierrechnungen müssen zur Post gebracht werden.
elektronische Rechnung+ Durch die elektronische Rechnung werden Zeit und Geld eingespart.
+ Es wird keine Unterschrift gebraucht.
+ Die Rechnung wird per Email sofort zugestellt.
+ Der betriebliche Aufwand wird gesengt, die Kosten für Buchhaltung und Archivierung werden eingespart.
- Elektronische Rechnungen können im Email Postfach verloren gehen oder im Spam Ordner landen.
- Nicht jeder Kunde akzeptiert den Erhalt einer elektronischen Rechnung.

Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt zehn Jahre.

Wer bei seiner elektronischen Rechnung eine Digitale Signatur genutzt hat, muss auch das entsprechende Zertifikat abspeichern. Elektronische Rechnungen sollten nicht als Ausdruck aufbewahrt werden, sondern müssen elektronisch abgespeichert und im Bedarfsfall dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden.

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