Rechnung schreiben als Freiberufler – Das müssen Sie dabei beachten

Wer als Freiberufler sein Geld verdienen will, sollte nicht nur Aufträge an Land ziehen, sondern die geleistete Arbeit auch ordnungsgemäß in Rechnung stellen.

Da Freiberufler im Gegensatz zu Gewerbetreibenden einige Sonderregelungen genießen, liegt die Vermutung nahe, dass es auch im Hinblick auf das Rechnungswesen einiges zu beachten gilt. Wie Sie als Freiberufler eine rechtsgültige Rechnung schreiben, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag einmal etwas genauer erläutern.

Wann gilt man als Freiberufler?

Viele, die den Weg in die Selbstständigkeit wählen, legen großen Wert darauf, als Freiberufler eingestuft zu werden. Die Gründe hierfür sind vielfältig und reichen vom Wegfall der Gewerbesteuer bis hin zu einer Vereinfachung der Buchhaltung. Kurzum: Als Freiberufler tätig zu sein, bringt einige überaus attraktive Vorzüge mit sich. Doch unter welchen Umständen gilt man eigentlich als Freiberufler?

Der Gesetzgeber hat auf diese Frage eine klare Antwort – die dennoch regelmäßig für Verunsicherung sorgt. Ein Freiberufler ist nach §18 Absatz 1 Nummer 1 Einkommenssteuergesetz eine Person, die selbstständig – sprich: nicht im Angestelltenverhältnis – eine wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erziehende Tätigkeit ausübt.

Eine Ergänzung zu dieser Definition findet sich im Partnerschaftsgesellschaftsgesetz §1 Absatz 2:
„Die Freien Berufe haben im Allgemeinen auf der Grundlage besonderer beruflicher Qualifikation oder schöpferischer Begabung die persönliche, eigenverantwortliche und fachlich unabhängige Erbringung von Dienstleistungen höherer Art im Interesse der Auftraggeber und der Allgemeinheit zum Inhalt.“

Auflistung verschiedener Freier Berufe

An gleicher Stelle findet sich auch eine Auflistung verschiedener Freier Berufe, zu denen unter anderem die folgenden gehören:

• Ärzte (auch Zahn- und Tierärzte)
• Hebammen & Heilpraktiker
• Rechtsanwälte & Notare
• Ingenieure & Architekten
• Übersetzer & Dolmetscher
• Lehrer & Erzieher
• Diplom-Psychologen
• Schriftsteller
• Journalisten

So schreiben Sie als Freiberufler Rechnungen richtig

Wer beginnt, als Freiberufler zu arbeiten, kann grundsätzlich auch sofort Rechnungen schreiben – vorausgesetzt natürlich, es gibt eine Leistung, die vergütet werden kann. Um als Freiberufler eine rechtsgültige Rechnung zu schreiben, ist es wichtig, alle Pflichtangaben zu kennen, die unbedingt auf dem Dokument zu finden sein müssen. Hierbei handelt es sich um folgende Punkte:

➡️ Vollständiger Name und Adresse des Freiberuflers

Damit der Kunde weiß, von wem er eine Rechnung bekommen hat, müssen unbedingt der volle Name und die Adresse des Freiberuflers auf der Rechnung erscheinen. In der Regel werden diese Angaben im Briefkopf gemacht.

➡️ Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsempfängers

Ebenfalls Pflicht: Die vollständigen Angaben zum Rechnungsempfänger, die den vollen Namen und eine Adresse umfassen. Wichtig: Eine Rechnung, auf der lediglich eine Firma als Empfänger steht, ist leider nicht rechtsgültig. Im Zweifelsfall sollten Sie stets den Geschäftsführer als Rechnungsempfänger angeben.

➡️ Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung, die ein Freiberufler im Laufe seiner beruflichen Tätigkeit schreibt, braucht eine einzigartige, fortlaufende Rechnungsnummer. Wie diese aufgebaut ist, ist letztlich dem Freiberufler überlassen. Ein bewährtes System ist beispielsweise „Jahreszahl_fortlaufende Zahl“.

➡️ Rechnungsdatum

Das aktuelle Datum gibt an, wann die Rechnung ausgestellt wurde. Es ist wichtig, wenn die Zahlungsfrist zum Beispiel „innerhalb der nächsten 14 Tage“ lautet.

➡️ Erbrachte Leistung mit Datum

Welche Leistungen wann erbracht wurden, wird in der Regel tabellarisch dargestellt. Eine Nummerierung der Leistungen ist nicht notwendig, aber in manchen Fällen sinnvoll. Wichtig ist, dass Sie jeder Leistung ein Datum der Erbringung beziehungsweise einen Leistungszeitraum zuordnen.

➡️ Umfang der Leistung

Eine weitere Pflichtabgabe auf Rechnungen von Freiberuflern ist der Umfang der jeweils erbrachten Leistung(en). Dieser wird in der Regel in Stunden angegeben. Eine Abrechnung nach Stückzahlen ist grundsätzlich nicht möglich, da ein Freiberufler keine Produkte verkaufen, sondern immer nur seine Dienstleistung anbieten darf.

➡️ Honorar pro Stunde (netto)

Diese Angabe gibt Auskunft darüber, was eine Dienstleistung pro Stunde kostet.

➡️ Honorar insgesamt (netto)

Je nach Anzahl der Stunden wird zusätzlich auch das vollständige Honorar pro erbrachter Leistung ausgerechnet.

➡️ Steuer

Falls Sie als Freiberufler umsatzsteuerpflichtig sind, sind Sie dazu verpflichtet, den jeweiligen Umsatzsteuersatz (meist 19 Prozent) auf Ihrer Rechnung auszuweisen.

Hinweis: Als Freiberufler haben Sie die Möglichkeit, von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen und somit von der Umsatzsteuer befreit zu werden. Ist dies der Fall, muss auf den Rechnungen ein entsprechender Vermerk zu finden sein, um den Kunden über den Sonderfall zu informieren.

➡️ Rechnungsbetrag (brutto)

Das gesamte Netto-Honorar ergibt zusammen mit der ausgewiesenen Steuer den Brutto-Rechnungsbetrag, der gesondert und gut erkennbar auf der Rechnung genannt werden muss.

➡️ Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

Wer sich als Freiberufler selbstständig machen will, muss beim zuständigen Finanzamt um die Vergabe einer Steuernummer bitten. Diese erhalten Sie nach dem Ausfüllen und Zurückschicken eines „Fragebogens zur steuerlichen Erfassung“. Auf diesem Fragebogen haben Sie auch die Möglichkeit, eine Umsatzsteueridentifikationsnummer zu beantragen. Eine der beiden Nummern muss auf der Rechnung erscheinen.

Info: Wer bereits erste Aufträge abrechnen kann, aber noch auf seine Steuernummer wartet, kann im Einzelfall auch „Steuernummer wurde beantragt“ auf seiner Rechnung vermerken.

➡️ Nachlässe

Wurden im Vorfeld Rabatte, Skonti oder Nachlässe anderer Art mit dem Kunden vereinbart, müssen die entsprechenden Angaben ebenfalls auf der Rechnung zu finden sein. Wenn nichts dergleichen vereinbart wurde, entfällt diese Pflichtangabe.

➡️ Unterschrift

Für einige Freiberufler – unter anderem Anwälte und Steuerberater, gehört auch die Unterschrift zu den Pflichtangaben. Andere, wie zum Beispiel Journalisten, können auch auf diese verzichten. In diesem Fall empfiehlt sich jedoch ein Vermerk wie „Diese Rechnung ist auch ohne Unterschrift rechtsgültig“.

Weitere sinnvolle Angaben auf der Freiberufler-Rechnung

Neben diesen Pflichtangaben gibt es eine Reihe weiterer Informationen, die bestenfalls auf keiner Rechnung, die ein Freiberufler seinen Kunden schickt, fehlen sollten. Hierzu gehören:

➡️ Der Hinweis „Bitte immer bei Schrift- und Zahlungsverkehr angeben“

Dieser Hinweis unter oder neben der Rechnungsnummer weist Kunden darauf hin, diese als Verwendungszweck bei ihrer Überweisung anzugeben. Für Sie als Freiberufler bedeutet das wiederum, dass Sie den Betrag schneller der jeweiligen Rechnung zuordnen können.

➡️ Die Kundennummer

Wie die Rechnungsnummer sollten auch Kundennummern immer fortlaufend und einzigartig sein. Auch sie können als Verwendungszweck angegeben werden.

➡️ Das Zahlungsziel beziehungsweise die Zahlungsfrist

Angaben wie „Bitte überweisen Sie den offenen Rechnungsbetrag bis zum …/innerhalb von X Tagen.“ zeigen dem Rechnungsempfänger auf, dass er sich nicht ewig Zeit bei der Begleichung seiner Schuld lassen darf. Die Nennung einer Zahlungsfrist ist insbesondere dann von großer Wichtigkeit, wenn der Kunde seine Rechnung nicht bezahlen will und in Verzug gerät. Wenn kein Zahlungsziel auf der Rechnung angegeben wird, gilt die gesetzliche Frist von 30 Tagen. An dieser Stelle wird noch einmal deutlich, warum das Rechnungsdatum so wichtig ist und zu den Pflichtangaben gehört.

➡️ Die Kontoverbindung

Damit der Kunde weiß, wohin er den offenen Rechnungsbetrag überweisen soll, ist es natürlich überaus sinnvoll, eine entsprechende Kontoverbindung anzugeben. Die IBAN – also die International Bank Account Number – hat sich inzwischen auch in Deutschland durchgesetzt und gilt als gängige Angabe auf Rechnungen. Die Kombination aus Kontonummer und Bankleitzahl wirkt hingegen mittlerweile als altbacken und nicht mehr zeitgemäß.

➡️ Ein kurzes Schreiben

Es ist kein Muss, gehört aber zum guten Ton, den Empfänger der Rechnung kurz beim Namen anzureden und darauf hinzuweisen, dass der offene Rechnungsbetrag schnellstmöglich überwiesen werden sollte. Auch ein paar nette Worte wie zum Beispiel „Ich hoffe, Sie waren mit meiner Leistung rundum zufrieden und empfehlen mich gern weiter.“ können die Rechnung abrunden und ihr eine persönliche Note verleihen.

Lesetipp: In unserem Artikel Rechnungen ins EU-Ausland stellen – Das müssen Sie dabei alles beachten erfahren Sie, welche Angaben eine Rechnung ins EU-Ausland enthalten muss.

Muss meine Rechnung ein Logo haben?

Die einen legen großen Wert darauf, die anderen bewerten es schlichtweg als sinnlos. Wenn es um das Thema Logo auf Rechnungen geht, scheiden sich die Geister. Fakt ist: Viele Freiberufler haben nicht einmal ein Logo – und brauchen auch keines.

Wer hingegen einen Grafikdesigner beauftragt oder seine eigene Zeit in die Gestaltung eines Logos investiert, hat selbstverständlich die Möglichkeit, dieses auch auf seiner Rechnung zu platzieren. Viele empfinden ein solches Element auf dem Dokument als besonders professionell und häufig auch einfach ansprechend. Doch Vorsicht: Ein schlechtes (beispielsweise pixeliges) Logo kann auch schnell das Gegenteil bewirken und dafür sorgen, dass der Freiberufler seinem Kunden in schlechter Erinnerung bleibt. Im Zweifelsfall sollten Sie daher besser auf das Logo auf der Rechnung verzichten. Eine Pflichtangabe ist es definitiv nicht.