Rechnung rückwirkend ausstellen – geht das und gibt es dabei etwas zu beachten?

Es kommt sicher selten vor, aber es kann passieren! Wer vergessen hat eine Rechnung auszustellen, kann das noch im Nachgang tun – Frist beachten!

Die Rechnungen sind verschickt, nur die Bezahlung lässt leider auf sich warten. Dies ist eine Situation, die keinem Unternehmer fremd sein dürfte. Weniger häufig kommt es vor, dass Rechnungen einfach vergessen worden sind auszustellen, obwohl die Leistung längst erbracht wurde. Ausgeschlossen ist dieser Umstand jedoch nicht. Daher ist es sicher von deutlichem Interesse zu erfahren, ob es überhaupt möglich ist, eine Rechnung rückwirkend auszustellen und was es als Unternehmer dabei zu beachten gibt. In diesem Beitrag gehen wir auf die wichtigsten Fragen ein.

Dürfen Rechnungen rückwirkend ausgestellt werden?

Rechnungen dürfen auch rückwirkend ausgestellt werden. Allerdings muss der berechtigte Anspruch nachgewiesen werden können. Die Leistung muss also nachweislich auch erbracht worden sein.

Wie lange dürfen Rechnungen rückwirkend ausgestellt werden?

Das Gesetz schreibt hier keinen bestimmten Zeitraum vor. Es ist also theoretisch auch noch nach Jahren möglich, Rechnungen rückwirkend auszustellen.

Die Praxis sieht etwas anders aus. Liegen keine anders lautenden schriftlichen Vereinbarungen vor, gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Forderungen sind also nach drei Jahren Laufzeit verjährt und die Rechnung würde dann quasi ihre Gültigkeit verlieren.

Tipp: Die Verjährungsfrist tritt am Ende des Jahres, indem die Forderung entstand in Kraft.

Beispiel:
Wurde über einen Zeitraum von sechs Jahren der Einzug der Gebühren für Abwasser versäumt und kommt es zu einer Ausstellung einer rückwirkenden Rechnung, sind die Gebühren nachzuzahlen, da ja nachweislich regelmäßig Wasser verbraucht wurde. Die ausstehenden Gebühren können jedoch nur bis zum Verjährungsdatum eingefordert werden.

Vor- und Nachteile von rückwirkend ausgestellten Rechnungen

Wie ist eine rückwirkende Rechnung auszustellen?

Hierbei gibt es keine Unterschiede zu einer regulären Rechnung. Auch eine rückwirkend ausgestellte Rechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten:

• vollständigen Namen und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Steuernummer
• Art und Umfang der erbrachten Leistung
• Lieferzeitpunkt
• Rechnungssumme zzgl. Mehrwertsteuer

Die Forderung ist schon bezahlt, aber es gibt keine Rechnung?

Auch dieser Fall kann eintreten. Wurde zum Beispiel vor zwei Jahren bei Malerarbeiten im Büro keine Rechnung verlangt. Der Maler bekam jedoch sein Geld und hat die Summe auch in seiner Steuererklärung aufgeführt. Im Büro steht eine Steuerprüfung an und es wird eine rückdatierte Rechnung benötigt.

Der aushelfende Maler stellt nun seine Rechnung nachträglich aus. Er verwendet dabei das aktuelle Datum. Weist aber auf das Datum der Ausführung der Malerarbeiten hin, welches nun bereits zwei Jahre zurückliegt. Weiterhin enthält die Rechnung den Vermerk, dass es sich um eine bereits bezahlte Forderung handelt.

Tipp: Ein Mahnverfahren unterbricht nicht die Verjährungsfrist. Für Rechnungen, die drei Jahre zurückliegen, muss also bis Ende Dezember der Mahnbescheid beantragt sein, damit die Forderung nicht verjährt.