Es kommt sicher selten vor, aber es kann passieren! Wer vergessen hat eine Rechnung auszustellen, kann das noch im Nachgang tun – Frist beachten!
Dürfen Rechnungen rückwirkend ausgestellt werden?
Rechnungen dürfen auch rückwirkend ausgestellt werden. Allerdings muss der berechtigte Anspruch nachgewiesen werden können. Die Leistung muss also nachweislich auch erbracht worden sein.
Wie lange dürfen Rechnungen rückwirkend ausgestellt werden?
Das Gesetz schreibt hier keinen bestimmten Zeitraum vor. Es ist also theoretisch auch noch nach Jahren möglich, Rechnungen rückwirkend auszustellen.
Die Praxis sieht etwas anders aus. Liegen keine anders lautenden schriftlichen Vereinbarungen vor, gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Forderungen sind also nach drei Jahren Laufzeit verjährt und die Rechnung würde dann quasi ihre Gültigkeit verlieren.
Tipp: Die Verjährungsfrist tritt am Ende des Jahres, indem die Forderung entstand in Kraft.
Beispiel:
Wurde über einen Zeitraum von sechs Jahren der Einzug der Gebühren für Abwasser versäumt und kommt es zu einer Ausstellung einer rückwirkenden Rechnung, sind die Gebühren nachzuzahlen, da ja nachweislich regelmäßig Wasser verbraucht wurde. Die ausstehenden Gebühren können jedoch nur bis zum Verjährungsdatum eingefordert werden.
Vor- und Nachteile von rückwirkend ausgestellten Rechnungen
✔ Auch wenn die Rechnung einmal vergessen wurde, ist sie nicht sofort verjährt.
✔ Man hat drei Jahre lang Zeit, eine Rechnung auch rückwirkend auszustellen.
✔ Rückwirkende Rechnungen werden wie herkömmliche Rechnungen ausgestellt und es muss nicht extra etwas beachtet werden.
✘ Nach drei Jahren sind Rechnungen verjährt und es kann keine rückwirkende Forderung mehr gestellt werden.
Wie ist eine rückwirkende Rechnung auszustellen?
Hierbei gibt es keine Unterschiede zu einer regulären Rechnung. Auch eine rückwirkend ausgestellte Rechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten:
- vollständigen Namen und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Steuernummer
- Art und Umfang der erbrachten Leistung
- Lieferzeitpunkt
- Rechnungssumme zzgl. Mehrwertsteuer
Die Forderung ist schon bezahlt, aber es gibt keine Rechnung?
Auch dieser Fall kann eintreten. Wurde zum Beispiel vor zwei Jahren bei Malerarbeiten im Büro keine Rechnung verlangt. Der Maler bekam jedoch sein Geld und hat die Summe auch in seiner Steuererklärung aufgeführt. Im Büro steht eine Steuerprüfung an und es wird eine rückdatierte Rechnung benötigt.
Der aushelfende Maler stellt nun seine Rechnung nachträglich aus. Er verwendet dabei das aktuelle Datum. Weist aber auf das Datum der Ausführung der Malerarbeiten hin, welches nun bereits zwei Jahre zurückliegt. Weiterhin enthält die Rechnung den Vermerk, dass es sich um eine bereits bezahlte Forderung handelt.
Tipp: Ein Mahnverfahren unterbricht nicht die Verjährungsfrist. Für Rechnungen, die drei Jahre zurückliegen, muss also bis Ende Dezember der Mahnbescheid beantragt sein, damit die Forderung nicht verjährt.
Habe eine Rechnung an meinen Auftraggeber gesendet ….Diese war von März bis November 2018 datiert….Er will diese Rechnung nicht bezahlen aus Gründen der Kostenverschiebung….Habe aber erst im Juni 2018 die Preise zwecks Rechnungserstellung bekommmen… Was kann ich machen