Was macht eine gute Software zur Zeiterfassung aus?

Digitale Zeiterfassung hält in immer mehr Betrieben Einzug. Worauf es dabei ankommt und was gute Software ausmacht, lesen Sie in diesem Artikel.

Frau nutzt Software zur Zeiterfassung.
Digitale Zeiterfassung mit entsprechender Software. © vectorfusionart / stock.adobe.com

Die korrekte Arbeitszeiterfassung ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen wichtig. So kann der Arbeitgeber anhand der Zeiterfassung kontrollieren, ob die im Arbeitsvertrag festgelegte Arbeitszeit seitens des Arbeitnehmers eingehalten wird. Der Arbeitnehmer hingegen kann dies wiederum als seinen Nachweis für die erbrachte Arbeitsleistung nutzen, was vor allem bei geleisteten Überstunden und deren Ausgleich wichtig ist.

Je einfacher und transparenter die Arbeitszeiterfassung ist, desto zuverlässiger wird sie vom Arbeitnehmer erfolgen. Wer kennt es nicht, dass Arbeitszeiten mit Stift und Zettel erfasst und am Monatsende zusammengetragen werden. Und mitunter dann einige Zettel fehlen, sodass die Arbeitszeit nicht korrekt erfasst werden kann. Oder Arbeitnehmer vergessen über mehrere Tage, sich die Arbeitszeiten zu notieren, um dann irgendwelche ungenauen Arbeitszeiten nachzutragen, die es so eventuell nicht gegeben hat.

Erfasst der Arbeitnehmer die Zeiten selber, sollten der Arbeitgeber oder Mitarbeiter der Personalabteilung diese spätestens am Monatsende kontrollieren. Das ist je nach Betriebsgröße mit mehr oder weniger Aufwand verbunden. Abhilfe und Unterstützung bei der Erfassung und anschließenden Abrechnung versprechen da moderne, digitale Zeiterfassungssysteme.

Worauf kommt es bei der Software an?

Produkte für digitale Zeiterfassung haben in den letzten Jahren den Markt fast inflationär überrollt. Sicherlich nicht zuletzt aufgrund eines Urteils des europäischen Gerichtshofs, dass ein Zeiterfassungssystem für Arbeitnehmer vorschreibt. Daher gilt es, umso genauer hinzuschauen, um das Produkt zu finden, das den Anforderungen des eigenen Unternehmens am besten gerecht wird. Doch worauf kommt es bei einer guten Zeiterfassungssoftware an?

» Einfache Bedienung

Die Bedienung der Zeiterfassungssoftware sollte so einfach und übersichtlich wie möglich sein. Wurde die Arbeitszeit bisher analog erfasst, braucht es sicherlich eine gewisse Zeit, bis die Umstellung auf die digitale Zeiterfassung erfolgt ist. Aber wenn nach drei Monaten immer noch Unklarheiten hinsichtlich An- und Abmeldung vorherrschen oder die Einsicht ins eigene Arbeitszeitkonto noch immer nicht gelingt, kann das Ärger bei den Mitarbeitern hervorrufen.

Intuitive Bedienung ist hier das Stichwort, sodass auch von älteren Mitarbeitern auf einen Blick erfasst werden kann, wo sich welche Funktionen befinden.

» Standortunabhängiger Zugriff

Die Nutzung einer Software für Zeiterfassung sollte standort- und zeitunabhängig möglich sein. So kann beispielsweise der Arbeitnehmer spontan von zu Hause aus auf sein Konto zugreifen und die Urlaubsplanung vornehmen. Aber auch der Arbeitgeber hat so von unterwegs einen Überblick über die jeweiligen Arbeitszeiten und kann zum Beispiel auf einer Geschäftsreise noch einem spontanen und kurzfristigem Projekt zusagen, da er freie Kapazitäten schnell und einfach erfassen kann.

Mann meldet sich mit Smartphone zur Arbeit an.
Zeiterfassung im Homeoffice mit dem Smartphone. © chika_milan / stock.adobe.com

» Funktionsumfang

Ob Sie lediglich die Arbeitszeiten erfassen möchten oder dies gleich mit der Erfassung von Urlaubs- oder Projektzeiten kombinieren möchten, die Auswahl ist diesbezüglich sehr groß. Wenn Sie sich noch unsicher sind, welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen, halten sie nach Software Ausschau, bei der sich Änderungswünsche unkompliziert hinzubuchen lassen. Oder Sie haben die Möglichkeit, vorerst nicht benötigte Funktionen zu deaktivieren.

» Tipp: Bei sehr umfangreichen Komplettpaketen bietet sich die Möglichkeit an, einzelne Funktionen individuell auszublenden. So kann die Bedienoberfläche für Angestellte übersichtlich gehalten werden, wohingegen Sie als Arbeitgeber noch auf viele weitere Punkte zugreifen können.

» Kompatibilität

Dieser Punkt ist nicht zu unterschätzen, kann es doch unter Umständen zu hohen Anschaffungskosten führen. Gute Software läuft auf vielen Betriebssystemen, egal ob auf einem Rechner oder einem Smartphone. Es entfällt damit die Anschaffung notwendiger Infrastruktur als Voraussetzung, Zeit digital zu erfassen.

» Import und Export von Daten

Gute Programme haben Schnittstellen für den Im- und Export von externen Dateien. So können vor allem in der Umstellungszeit noch manuell erfasste Daten importiert und dem jeweiligen Arbeitszeitkonto zugefügt werden. Aber auch der Export wichtiger Daten sollte problemlos möglich sein.

» Archivierung

Interessieren Sie sich für digitale Zeiterfassung, informieren Sie sich darüber, wo die erfassten Daten gespeichert werden. Das geschieht je nach System und Software entweder lokal auf einem im Betrieb befindlichen Rechner. Die Datenspeicherung beim Software-Anbieter kann enthalten sein oder hinzugebucht werden. Daneben gibt es die cloudbasierte Speicherung und Archivierung. Beide Möglichkeiten haben Vor- und Nachteile, die es abzuwägen gilt. In seltenen Fällen können Daten aus den Clouds abgegriffen werden, aber auch der lokale Rechner kann überraschend ausfallen.

Mann speichert Daten in Cloud.
Wichtig: Die erfassten Daten müssen sicher gespeichert sein. © Blue Planet Studio / stock.adobe.com

» Datenschutzkonformität

Bei allen Software-Programmen sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass diese datenschutzkonform sind. Je nachdem, welche Daten erfasst werden, wie umfangreich die Software gestaltet ist und mit welchen Systemen gearbeitet wird, sind mehr oder minder aussagekräftige Bewegungsprofile darstellbar, die vor allem den Datenschützern zu Recht ein Dorn im Auge sind. Zudem gilt es zu vermeiden, dass Arbeitnehmer das Gefühl haben, überwacht zu werden.

» Service

Auch nach dem Kauf entsprechender Software finden Arbeitgeber einen Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen. Guter Kundenservice reagiert umgehend auf Anfragen und verhindert so Schlimmeres.