Zeiterfassung in Unternehmen – 4 kostensparende Möglichkeiten

Zeiterfassung dient nicht der Arbeitnehmer-Überwachung, sondern dem Unternehmen, um Kosten zu sparen. Die 4 attraktivsten Möglichkeiten hier im Überblick.

Die Erfassung der Arbeitszeit in Unternehmen, stößt so manchem Arbeitnehmer bitter auf. Viele fühlen sich durch die Aufzeichnung ihrer täglichen Arbeitszeit kontrolliert. Kleinere Firmen verzichten meist auf die schriftliche Registrierung und geben den Angestellten lediglich eine konkrete Arbeitszeit vor (von / bis).

Ab ca. 30 Mitarbeitern und vor allem in Produktionsfirmen ist ein optimaler Arbeitsablauf aber nicht ohne Zeiterfassung möglich. Das Modell ist nicht neu, denn bereits um 1900 wurden die ersten Stempeluhren eingeführt. Das Prinzip ist heute ähnlich, die Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung sind aber deutlich moderner geworden.

Stechuhren / Stempeluhren – günstige Variante

Handgeschriebene Stundenzettel, die von jedem Mitarbeiter während der Arbeitszeit ausgefüllt werden, sind eher kontraproduktiv. Zu aufwendig ist die Auswertung der Arbeitszeit. Zusätzliches Personal muss Zettel für Zettel erfassen und auswerten, was die Lohnkosten des Unternehmens in die Höhe treibt.

Die einfachste und zudem kostengünstigere Möglichkeit sind Stempeluhren. Hiermit erfasst der Mitarbeiter seinen Arbeitsbeginn und das Arbeitsende in Sekundenschnelle.

Durch die persönliche Stempelkarte, sind keine Verwechslungen unter den Kollegen möglich. Die Karten werden in das entsprechende System eingesteckt, die Daten fast immer elektronisch erfasst und so direkt an die entsprechende Abteilung gesendet.

Die Abrechnung erledigt in den meisten Fällen eine entsprechende Software, so dass dem Unternehmen eine Menge Zeit- und Lohnkosten erspart bleiben.

Zeiterfassung mit Transponder und RFID

Was ein wenig wie Science Fiction klingt, ist aus der modernen Wirtschaft nicht mehr wegzudenken. Wann genau die Zeiterfassung per RFID Karten in Unternehmen Einzug gehalten hat, entzieht sich leider meiner Kenntnis. Fakt ist aber, dass durch die dabei angewandte Transpondertechnik eine sehr ausführliche Erfassung der Arbeitszeit erfolgen kann. Hinter RFID verbirgt sich Radio-Frequency Identification, zu Deutsch etwa Identifizierung mittels elektromagnetischer Wellen.

Praktisch funktioniert dies so, dass der Arbeitnehmer den Transponder in Form einer Chipkarte (ähnlich wie eine EC-Karte) erhält und beim Einlesen lediglich in die Nähe des entsprechenden Senders halten muss. Mit RFID arbeiten häufig auch Unternehmen, die nur einer eingeschränkten Mitarbeiterzahl Zutritt zu bestimmten Räumen gewähren möchten. So sind zum Beispiel Laborräume mit RFID „gesichert“, die sich ausschließlich über RFID öffnen lassen. So wird zeitgleich erfasst, welcher Angestellte den Raum wann und wie lange genutzt hat.

Arbeitszeiterfassung für freie Mitarbeiter per Software

Freelancer sind für Unternehmen immer dann interessant, wenn bestimmte Aufgaben nur zeitweilig erledigt werden sollen. So kann es sein, dass eine Firma einen Programmierer benötigt, der den Arbeitsablauf optimiert und danach das Unternehmen wieder verlässt. Freien Mitarbeitern wird in puncto Arbeitszeit oft mehr Spielraum gewährt. So lassen Arbeitgeber flexible Arbeitszeiten gelten.

Um trotzdem einen Überblick der wirklich getätigten Stunden zu erhalten, werden Modelle wir die FastBill Zeiterfassung genutzt. Effektiv ist diese Form der Arbeitszeiterfassung immer dann, wenn häufiger oder mehrere Freelancer im Unternehmen beschäftigt sind. Für jeden Mitarbeiter kann ein eigener Account angelegt, die Arbeitszeit korrigiert und sofort an die integrierte Rechnungssoftware übertragen werden. Durch diese, mit wenigen Klicks realisierte Methode, werden Personalkosten enorm eingespart.

Zeiterfassung mit Online-Tools und Apps

Dank Smartphone lesen Sie Ihre Emails wann und wo Sie wollen, buchen Flugtickets für die nächste Geschäftsreise und verwalten in Echtzeit alle Termine. Wer auf diese Weise seine Geschäfte verwaltet, wird bei der Zeiterfassung ebenfalls darauf zurückgreifen.

Ausgeklügelte Apps wie Geofency Zeiterfassung (2,99 Euro) oder AtWork Zeiterfassung (kostenlos) ermöglichen die mobile Aufzeichung aller Arbeitszeiten. Außerdem erfassen die kleinen Programme auch Zeiten, in denen Sie Pause machen oder auf dem Weg zur Arbeit sind.

➤ Geofency Zeiterfassung

• wichtige Orte müssen nur einmalig angelegt werden (Bsp. Büro)
• danach automatische Aufzeichnung durch GPS-Funktion
• übersichtliche Darstellung
• Kartenansicht inklusive
• Einzel-, Tages-, Wochen- und Monatsstatistiken
• grafische Auswertung
• Datenexport via Email und Excel
• verbraucht wenig Akku / läuft im Hintergrund

» Download Geofency Zeiterfassung App für iPhone und iPad

➤ AtWork Zeiterfassung

• besonders geeignet für Freiberufler und Selbstständige
• automatische Verdienstberechnung
• Verdienstziel kann gesetzt weren
• Pausenverwaltung
• Notizen zu jedem Eintrag
• projektbezogene Zeiterfassung möglich
• Aufzeichnung mit Filtermöglichkeiten
• Sicherungskopie aller erfassten Daten
• Datenexport (zum Beispiel Excel)

» Download AtWork Zeiterfassung App für iPhone und iPad

Fazit:
Unternehmen sparen durch die elektronische Zeiterfassung zusätzliche Personalkosten und einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Die Umsetzung flexibler Arbeitszeiten wird für den Arbeitgeber transparenter und steigert gleichzeitig die Mitarbeitermotivation. Für Freelancer und Selbstständige schafft die Zeiterfassung einen realistischen Überblick der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.