Excel: der Oldtimer der Zeiterfassung

Exceltabellen zur Zeiterfassung haben weitestgehend ausgedient. Denn moderne Zeiterfassungsprogramme können mehr als nur die reine Arbeitszeit zu erfassen

Zeiterfassung über Excel
Die Zeiterfassung über Excel ist nicht mehr zeitgemäß – © Rawpixel.com / stock.adobe.com
Die genaue Zeiterfassung ist mittlerweile gesetzlich vorgeschrieben und unbedingt notwendig für die Messung der eigenen Produktivität. Mitarbeiter*innen erfassen ihre Anwesenheiten, sowie projektbezogene Arbeitszeiten – so überblicken sie nicht nur ihren Arbeitsaufwand, sondern auch ihren Fortschritt.

In vielen Unternehmen wird Excel zur Zeiterfassung verwendet. Das kann zwar anfangs gut funktioniert, jedoch stößt diese Methode schnell an ihre Grenzen und bleibt hinter besseren bzw. modernen Alternativen zurück.

Excel funktioniert in bestimmten Situationen

In vielen Unternehmen ist Excel oft eine gängige und intuitive Lösung. Mitarbeiter*innen werden schnell geschult und tragen täglich ihre Arbeitszeiten manuell ein. Das einfache Eintragen in Zeilen zum Erstellen von simplen Tabellen und Stundenzetteln ist altbekannt und altbewährt. Diese werden anschließend von der Personalabteilung übernommen und abgerechnet.

Die Vorteile von Excel liegen ganz klar in ihrer Einfachheit und Verfügbarkeit. Es gibt viele kostenlose Vorlagen zur Zeiterfassung im Internet – diese sind allerdings oft überraschend unpassend an individuelle Bedürfnisse angepasst und müssen abgeändert werden.

Ehe man sich’s versieht, wird aus der intuitiven Excel Lösung plötzlich ein mehrstufiger bzw. komplexer Arbeitsprozess, den nur bestimmte Mitarbeiter*innen durchblicken und der Sie ordentlich viel Zeit kostet.

Zeiterfassung mit Excel: einfache Arbeitsschritte

1. Sie erstellen bzw. passen eine Excel Vorlage für den Betrieb an
2. Mitarbeiter*innen tragen ihre Arbeitszeit manuell ein
3. Der Stundenzettel wird an die Buchhaltung weitergeleitet
4. Die erfassten Daten werden überprüft und korrigiert
5. Die Arbeitszeiten werden abgerechnet

Erfasste Arbeitszeiten werden teilweise geschätzt oder gerundet. Ob Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeiten beim Kommen und Gehen eintragen oder im Nachhinein bearbeiten ist für den Arbeitgeber über die Excel Tabelle nicht sichtbar. Korrekturen und Veränderungen bleiben in Excel nämlich versteckt und eine manuelle Überprüfung der Daten nimmt viel Zeit in Anspruch. Dadurch entstehen über längere Zeiträume große Ungenauigkeiten. Und Betriebe, die eine Vielzahl an Arbeitszeitmodellen haben, bekommen Schwierigkeiten damit ihre Arbeitszeiten zu überblicken bzw. richtig zu verwalten.

Zeiterfassung mittels Software ist übersichtlicher

Zeiterfassung mittels Software
Arbeitszeiten aller Mitarbeiter*innen auf einen Blick – © Copyright 2021 – TimeTrack
Arbeitszeiten aller Mitarbeiter*innen auf einen Blick – © Copyright 2021 – TimeTrack[/caption] Mit einer Software reduziert sich der Verwaltungsaufwand drastisch, Arbeitsschritte werden transparenter und Mitarbeiter*innen bekommen einen besseren Überblick über ihre Arbeitszeiten. Ein Zeiterfassung Tool überprüft im Vergleich zu Excel nicht nur die Richtigkeit Ihrer Zeiteinträge, sondern macht Sie auf Fehler aufmerksam. Zusätzlich werden alle erfassten Daten zentral gespeichert und die Stundenabrechnung kann direkt im System oder über Schnittstellen vorgenommen werden.

Daten überprüfen, Rücksprache mit Kollegen halten und Fehler korrigieren – alles zeitaufwendige Arbeitsschritte bei Excel, die bei der Software Alternative komplett entfallen.

Neben den Vorteilen für die Einzelarbeit birgt die Zeiterfassung mittels Software auch Vorzüge fürs Teamwork. Manche Mitarbeiter*innen brauchen nunmal Zugang zu bestimmten Daten von Kollegen, um individuelle Aufgabenbereiche und einzelne Projektfortschritte einzusehen bzw. Budgets und Unternehmensressourcen aktuell berechnen zu können.

Ob Stundenzettel oder Projektbericht – alle Verläufe sind bei Bedarf transparent einsehbar. Zusätzlich sind Korrekturen nachvollziehbar. Wer hat wann woran gearbeitet, was wurde korrigiert? Das moderne Zeiterfassung Tool speichert alle Änderungen und erspart so Missverständnisse.

Einfach und transparent: das komplette System

Projektzeiterfassunf via Software
Überblick über Projektfortschritte – © Copyright 2021 – TimeTrack
Im Gegensatz zur Excel Zeiterfassung bleibt eine Software wie TimeTrack flexibel für betriebliche Anforderungen. Unterschiedliche Arbeitszeitvereinbarungen, die Verfolgung von Projektfortschritten oder gesetzliche Regelungen werden einfach von der Software übernommen und erspart Ihnen viel Zeit, aber auch Nerven.

Bei vielen Projektwechseln oder Arbeitsschritten können Mitarbeiter*innen Ihre Arbeitszeiten auch über eine Stempeluhr erfassen. Einfach beim Starten einer neuen Aktivität die Stoppuhr mit einem Klick aktivieren und laufen lassen. Die Arbeitszeit wird sekundengenau erfasst, während Sie sich Ihrer Arbeit widmen. Beim Beenden Ihrer Tätigkeit einfach wieder auf die Stempeluhr klicken. Der Vorteil: Sie sparen sich die manuelle Arbeitszeiterfassung. So können Sie sich sicher sein, dass die Arbeitszeiten richtig eingetragen sind und Ihre Kollegen können sofort Ihre Arbeitsfortschritte einsehen.

Mitarbeiter*innen bekommen wichtige Informationen wie Arbeitszeiten, Überstunden und Projektzeiten auf Knopfdruck angezeigt – ohne auf die Abrechnung am Ende des Monats warten zu müssen.

So altbewährt wie Excel in manchen Bereichen auch sein mag, so veraltet ist es hinsichtlich der Zeiterfassung. Moderne Arbeitsprozesse und Projekte verlangen neben Zeit- und Kosteneffizienz viel Flexibilität. Excel frisst Zeit, die moderne Tools durch effiziente Lösungen der Echtzeit Zeiterfassung und Projektverfolgung schenken.

Die größten Vorteile im Überblick

  • Sekundengenaue Zeitdokumentation
  • Flexible Zeiterfassung – egal ob mit PC, Smartphone, Tablet oder Terminal
  • Automatische Weiterleitung der Arbeitszeiten an die Buchhaltung
  • Überprüfte gesetzliche Regelungen
  • Reduzierte Kosten durch weniger Administrationsaufwand
  • Projekt- und Zeiterfassung nach Aufgabe, Projekt und Kunden
  • Von überall einsehbar
  • Echtzeit Kommunikation von Arbeitsschritten
  • Nachverfolgung der Ressourcenverteilung

Obwohl die Zeiterfassung mittels Excel auf den ersten Blick einfach, kostengünstig und als ausreichend für Ihr Unternehmen erscheint, ist diese Methode der Zeiterfassung zeitaufwendig, fehleranfällig und unübersichtlich. Kurzum: das manuelle Erfassen der Arbeitszeiten in Excel ist veraltet.

Mit modernen Zeiterfassung Alternativen wie TimeTrack können Sie Arbeits- und Projektzeiten einfach und vor Ort digital erfassen. Die erfassten Daten werden von der Software automatisch überprüft, sodass Sie Datenlücken und Fehler nahezu ausschließen können.