Erleichterung am Arbeitsplatz: Tools für ein effizienteres Arbeiten

Der Arbeitsalltag kann manchmal ziemlich stressig sein. Deshalb ist es ratsam auf Tools zurückzugreifen, die eine große Erleichterung am Arbeitsplatz sind.

Erleichterung am Arbeitsplatz Tools
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Der Alltag in einem Unternehmen ist oftmals von Stress geprägt – Sie müssen Deadlines einhalten, Projekte planen, laufende Aufträge abrechnen sowie Probleme lösen. Gleichzeitig gilt es, stets den Überblick über alle anstehenden Termine und Aufgaben zu behalten. Immer mehr Firmen greifen daher auf diverse Software-Programme zurück, um sich den Arbeitsalltag zu erleichtern und gleichzeitig Produktionsvorgänge effizienter sowie kostengünstiger zu gestalten. Doch welche Tools lohnen sich wirklich?

Die perfekte Pausenplanung

Wer kennt das nicht: Die Deadline rückt näher, das Projekt ist aber noch lange nicht abgeschlossen. Um den Rückstand aufzuholen, machen Sie entweder Überstunden oder versuchen, mehrere Stunden am Stück kontinuierlich zu arbeiten. Allerdings ist dieses Vorgehen langfristig nicht zielführend. Meistens sind Kopfschmerzen vorprogrammiert, weil Sie vergessen zu trinken oder permanent nur auf den Bildschirm starren. Dabei sind regelmäßige Pausen enorm wichtig, um konzentriert arbeiten zu können. An diesem Punkt hilft das Programm Tokk!Tokk! Es erinnert Sie daran, dass es Zeit wird, eine Pause einzulegen oder einen Schluck zu trinken. Sie können im Vorfeld einstellen, wie viel Zeit vergehen soll. Ist der Zeitpunkt erreicht, verdunkelt sich automatisch der Bildschirm für ein paar Sekunden. Beenden können Sie dies mit der Escape-Taste. Dadurch werden Sie stets daran erinnert, eine kurze Pause zu machen, ein paar Schritte zu gehen, sich zu strecken, etwas Frischluft zu tanken oder sogar Powernapping zu machen.

Buchhaltung ganz einfach

In der Regel haben Sie mehrere Möglichkeiten, wenn es darum geht, die Buchhaltung zu machen:

  • Sie kennen jemand, der diese unliebsame Aufgabe für Sie erledigt.
  • Sie lagern die Buchhaltung aus und überlassen sie einem Steuerberater.
  • Sie beißen in den sauren Apfel und nehmen die Buchhaltung selbst in die Hand.

Für viele Unternehmer ist die Buchführung ein Buch mit sieben Siegeln. Dabei muss sie gar nicht so schwer sein. Denn es gibt Buchhaltungsprogramme von namhaften Herstellern, die sowohl für Laien als auch für Experten geeignet sind. Für Anfänger lohnt sich beispielsweise ein Einsteigerpaket von Lexware. Es punktet mit einer intuitiven und leichten Bedienung, einem günstigen Preis sowie dem mitgelieferten Handbuch.

Eine bessere Organisation

Organisation ist alles, wenn Sie den Überblick über alle Geschäftsprozesse behalten wollen. Dabei sollten Sie sich allerdings nicht tot-organisieren. Denn damit erzielen Sie nur den gegenteiligen Effekt. Eine perfekte Übersicht über alle anstehenden Aufgaben, Prozesse sowie beteiligte Personen behalten Sie mit dem Organisations-Tool Trello. Innerhalb des Programms haben Sie die Möglichkeit, für jedes Projekt ein Board zu erstellen, auf welches alle Mitarbeiter Zugriff haben. Sie können sie außerdem sowohl nach Themenbereichen gliedern als auch die Fortschrittsanzeige nutzen:

  • Planned – in Planung
  • In progress – in Bearbeitung
  • Done – abgeschlossen

So sehen Sie immer, wie weit der jeweilige Mitarbeiter in seinem Projekt ist, wann es voraussichtlich abgeschlossen sein wird und für welches Sie mehr Zeit investieren müssen.

Die Zeit im Blick behalten

Bei vielen Projekten ist die Zeit ein nicht unwesentlicher Faktor. Besonders dann, wenn Sie Ihre Projekte auf Stundenbasis abrechnen. Dann ist ein Zeiterfassungstool wie Toggle ideal für Sie. Durch die Time-Tracking-Funktion können Sie die aufgewendete Arbeitszeit sekundengenau in Ihrer Rechnung angeben. Das Tool ist außerdem zeitsparender, als wenn Sie die Zeiten Ihrer Mitarbeiter mit Stundenzetteln oder Excel-Tabellen erfassen. Weitere Vorteile sind außerdem die entstehende Transparenz und die Planungssicherheit.

Mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben

Tools beeinflussen diverse Arbeitsabläufe enorm. Sie helfen Unternehmen dabei, ihre Strukturen effizienter zu gestalten. Dadurch gewinnen Firmen an Zeit und senken langfristig gesehen ihre Kosten. Manchmal reicht schon eine Vorlage oder ein Muster für Rechnungen aus, um den Arbeitsaufwand deutlich zu verringern. Das Wichtige ist aber: Tools schaffen nicht nur Erleichterung am Arbeitsplatz. Sie ermöglichen außerdem mehr Zeit für die wichtigen Dinge des Lebens.

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