Routineaufgaben zeitsparend erledigen – 3 Tipps

Um während des Büroalltags Zeit zu sparen, gilt es, die Aufgaben nach Priorität zu erfüllen. Tätigkeiten wie Rechnungslegung, Angebotsvergleiche, Einkauf und Routineaufgaben wie Ablage gehören mindestens zum Tätigkeitsbereich.

Nahaufnahme einer Frau im Business-Outfit im Büro am Schreibtisch, die ihre Routineaufgaben in einem Kalender plant.
Durch farbige Haftnotizen wird die Priorität der Routineaufgaben schnell erkennbar. | © deagreez / stock.adobe.com

Vorerst werden die wichtigsten Tätigkeiten, die zum Kerngeschäft gehören, abgearbeitet. Dieses kann Zahlungseingangskontrolle, Rechnungslegung, vorbereitende oder volle Buchführung und Beschaffung sein. Auch Kundengewinnung und Kundenpflege können dazugehören. Je nach vorgegebenem Zeitfenster und Frist hat jede Tätigkeit ihre Priorität, die am besten auf dem Schreibtisch entsprechend vorsortiert oder mit Vermerken mittels Haftnotizen organisiert wird.

Prioritäten kennzeichnen und Zeit einplanen

Durch farbige Haftnotizen, beispielsweise in kleinen Streifen, ist die Priorität am schnellsten erkennbar. Mit Rot kann die höchste Priorität gekennzeichnet sein, während Gelb am laufenden Tag erledigt wird und Grün noch etwas Zeit hat.

Zu empfehlen sind auch Einplanungen von sogenannten Zeitpuffern. Auch die Pausen werden eingerechnet. Es wird also etwas mehr Zeit für die Erledigung der einzelnen Aufgaben, kurzer wie auch gesetzlicher Pausen eingeplant, etwa eine volle Stunde statt einer straffen Dreiviertelstunde. Somit gerät man nicht unter Druck, wenn außerplanmäßige Situationen aufkommen. Sind diese ausgeblieben, werden die Tätigkeiten in der geplanten Zeit oder vorher fertig.

Während der Zeitpuffer lassen sich die Routineaufgaben wie zum Beispiel die Ablage der erledigten Vorgänge erledigen. Auch die Kundenpflege gehört hierzu. Denn mit innerer Ruhe wirkt das Gespräch oder der Schriftverkehr anders als unter Zeitdruck.

3 Tipps zur richtigen Planung

1. Organisation mittels Haftnotizen

Die Organisation mit den Haftnotizen kann so aussehen, dass terminlich festgelegte Tätigkeiten wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder auch Reisekostenabrechnungen durchgeführt werden. Die tägliche Prüfung der Zahlungseingänge, Veranstaltungs- und Reiseplanungen, Korrespondenz in verschiedener Form hätte die Gelb gekennzeichnete Priorität. Routineaufgaben wie Ablage und Vorbereitungen für weitere Tagesabläufe können die Farbe Grün erhalten.

2. Planung mittels Onlinekalender

Ein weiteres Beispiel ist die Planung mit einem Desktop- oder Onlinekalender, auf dem die Tätigkeiten nach ihren Prioritäten in Zeitfenstern eingetragen werden. Die meisten PC- und Onlinekalender bieten auch einen Alarm in Ton und Einblendung eines Pop-up-Fensters in den Vordergrund, um den Termin sofort sichtbar zu machen. Mittels Onlinekalender und auch Nachrichtensystem ist es weiterhin möglich, Termine und Absprachen mit dem Geschäftsführer und auch den Mitarbeitern aufeinander abzustimmen. Das spart viele Wege und hierdurch immens Zeit.

3. Beste Tagesform nutzen und Erholungsphasen einplanen

Das dritte Beispiel ist die Gesamtheit der Organisation in Zeitplanung und die Ausnutzung der individuell besten Tagesform. Tätigkeiten, die hohe Konzentration erfordern, werden größtenteils vorzugsweise am Arbeitsbeginn oder zumindest am Vormittag erledigt. Terminierte Anrufe und Tätigkeiten mit höchster Priorität werden eingehalten, Telefonate ohne Termin sind am besten auch zu dieser Zeit zu bewerkstelligen.

Zwischendurch empfiehlt es sich, die geplanten Zeitpuffer für eine kurze Pause, für einen Blickfeldwechsel zum Beispiel ins Grüne und Weite oder auch kurze Entspannungsübungen wie Strecken und leichte Gymnastik zu nutzen. Diese kurze, aber effektive Erholung macht sich im Tagesablauf positiv bemerkbar, indem die Arbeit leichter von der Hand geht. Es entsteht kein Zeitdruck und die zwischendurch kurzen entspannenden Übungen holen die Zeit durch neuen Elan auch wieder heraus. Durch kleine Aufmunterungen wie gemalte Smileys auf den Notizzetteln hebt sich die Stimmung ebenfalls etwas und wirkt sich beispielsweise auch positiver auf Telefonate aus.

Fazit

Durch die Gesamtheit der richtigen Organisationsmöglichkeiten und deren effektiven Nutzung lassen sich die Tätigkeiten mit verschiedener Priorität und auch Routinetätigkeiten im Büro am besten erledigen. Somit hat man die besten Chancen, sein Arbeitspensum gezielt zu optimieren. Denn effektives Arbeiten nützt dem Unternehmen und infolgedessen den Mitarbeitern durch den Erhalt der Arbeitsplätze. Durch diesen positiven Kreislauf werden die besten Ergebnisse für die Gesamtwirtschaft erzielt.

Über Ringo Dühmke 631 Artikel
Gründer von Arbeitstipps.de und einigen anderen Websites. Gelernter Kaufmann mit großer Leidenschaft für (das Schreiben über) Unternehmen und Unternehmer aller Art, für Onlinemarketing, Digitalisierung und Automatisierung.

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