Die Korrespondenz ist ein wesentliches Arbeitsgebiet im Büro und dient dazu, den kommerziellen Kontakt nach Außen zu halten. Die geschäftliche Korrespondenz ist grundsätzlich notwendig, um geschäftstüchtig arbeiten zu können.
Die Kommunikation im Rahmen der Korrespondenz ist oft zeitaufwendig, obwohl es im Computerzeitalter und der Umsetzung der Elektronik im Business möglich ist, eine Korrespondenz auf unterschiedlichen und enorm zügigen Wegen zu führen. Dazu dienen neben dem Postweg, welcher heute auch über Kuriere bewerkstelligt werden kann, die Benutzung von Faxen, das Verschicken und Empfangen von E-Mails und der Anruf über das stationäre sowie mobile Telefonieren.
Korrespondenz zeitsparend gestalten
Noch zeitsparender kann die Korrespondenz gestaltet werden, wenn einige Ratschläge in der Praxis umgesetzt werden. Sie gehören im Laufe der Zeit zu den Verfahrensweisen, welche ganz automatisch in der Bürotätigkeit umgesetzt werden.
➡️ Schriftliche Korrespondenz
Wenn die Korrespondenz auch auf schriftlichem Wege vorgenommen wird, dann ist es vorteilhaft, dass sich alle benötigten Unterlagen, insbesondere Schriftpapiere, Briefumschläge und Briefmarken in unmittelbarer Nähe befinden. Empfehlenswert ist es außerdem, Briefumschläge schon mit Briefmarken zu versehen. Papiere für kurze Informationen, Vordrucke für das Faxgerät und Zettel für Notizen können in einem schnell zugänglichen Kasten geordnet bereit liegen. Dies erspart langes Suchen.
➡️ Besser Anruf als E-Mail
Eine E-Mail ist wie ein Brief oder ein anderes Formular mit viel Schreibaufwand verbunden. Aus diesem Grund ist es vorteilhafter und zeitsparender, wenn umständliche Sachverhalte bevorzugt per Anruf am Telefon geklärt werden. Dies ist außerdem zeitnah möglich und die Kommunikation ist nicht unterbrochen. Wenn noch Hinweise oder Unklarheiten auftreten, so kann dies durch einen Anruf ohne Missverständnisse bearbeitet werden. Dabei sollte auch das Wichtigste in einem Anruf dokumentiert werden.
➡️ E-Mails kurz und prägnant verfassen
Beim Verfassen von E-Mails ist es fundamental, dass kurz und prägnant geschrieben werden sollte. Sätze mit mehr als 15 Wörtern sind zu lang, unnötige Einleitungen überflüssig und der zentrale Sachverhalt soll im Hauptsatz enthalten sein. Vielfach fällt dies beim Verfassen von E-Mails schwer, deshalb kann ein Anruf günstiger sein. Weiterhin zeitsparend kann es sein, wenn Sie sich für immer wiederkehrende E-Mail Korrespondenz eine Vorlage erstellen. Tipps für das Anlegen einer E-Mail-Vorlage finden Sie hier.
➡️ Korrespondenz per Fax
Wenn die Korrespondenz vorwiegend per Fax erfolgen soll, dann ist es möglich diese effizient umzusetzen, wenn bereits vorgefertigte Formulare für das Fax bereitliegen. Sie enthalten bereits alle grundlegenden Informationen. Eine hervorragend erstellte Faxvorlage bietet kostenlose-vordrucke.de.
Effiziente Korrespondenz im Geschäftsalltag
➡️ Notizen immer leserlich schreiben
Oft ist es so, dass Notizen, welche üblicherweise als Gedächtnisstütze bei Telefonaten gemacht werden, nach einer gewissen Zeit nicht mehr lesbar sind und wichtige Informationen entweder verloren gehen oder erneut nachgefragt werden müssen. Für eine effiziente Korrespondenz ist es deshalb grundlegend, leserlich und deutlich zu schreiben. Außerdem kann eine Notiz dann leichter umsetzbar sein, wenn sie gerade bei einem langen Anruf klar unterteilt wird. Dies erfordert zu Beginn etwas Übung, geht aber im Laufe der Zeit in eine Gewöhnung über.
➡️ Korrekturlesen: Schlüssel zur fehlerfreien Korrespondenz
Für die schriftliche Korrespondenz ist es relevant, dass neben der E-Mail insbesondere Briefpost erstellt werden muss. Lange Abhandlungen sollten in diesem Zusammenhang vor dem Verschicken auf grammatikalische oder Rechtschreibfehler und Unstimmigkeiten im Sachverhalt kontrolliert werden. Dazu erfolgt das sogenannte Korrekturlesen. Diese Maßnahme zur Umsetzung der Korrespondenz kann praktischerweise in mindestens zwei Vorgängen umgesetzt werden.
Beim ersten Lesen kann zunächst die ganze Konzentration auf den Ausdruck, die richtige Darstellung des Sachverhalts, den Schreibstil und den Textinhalt gelenkt werden. Die Korrespondenz wird nochmals beim Lesen durchdacht und möglicherweise umgeändert. Kontrolle der Interpunktion, der Rechtschreibung und der Grammatik erfolgt beim nachfolgenden Lesen. Dies erspart ein wiederholtes Lesen, da man sich auf eine Sache konzentriert und es beim Korrekturlesen wirklich bei zwei Prozessen bleibt.
Einen Unterschied beim Durchführen der Korrektur besteht zwischen langen und kurzen Texten. Wenn ein Text umfangreich und umfassend ist, dann ist das Korrekturlesen präziser und verläuft schneller, wenn vorher ein Ausdruck auf Papier erstellt wird. Dies hat den Vorteil, dass die Fehler einfacher zu finden sind. Sind Texte kurz gefasst, dann genügt ein einmaliges Korrekturlesen.
➡️ Kontaktdaten immer aktuell halten
Unabhängig, auf welche Art und Weise die Korrespondenz stattfindet, ein Register über aktuelle Kontaktdaten ist enorm hilfreich. Dieses sollte jedoch von Zeit zu Zeit aktualisiert, erweitert oder dezimiert werden. Auch Änderungen der Kontaktdaten sind immer zeitnah vorzunehmen.
Korrespondenzen unterliegen einer entsprechenden Gestaltung, welche bei ihrer Strukturierung viel Zeit und unnötige Überlegungen spart. Eine Einleitung, ein Hauptabschnitt und ein Schlussteil gehören zu einer Grundgestaltung. Hauptsätze besitzen den Vorrang.
➡️ Vordrucke verwenden
Es ist vorteilhaft, wenn auch andere vorgedruckte Unterlagen genutzt werden. In diesem Zusammenhang können Briefe, Faxe und E-Mails aus speziellen Anwenderprogrammen übernommen werden. Sie müssen lediglich ausgewählt, danach an die speziellen Anforderungen angepasst und ausgedruckt werden. Dabei werden sogenannte vorformulierte Schriftstücke eingesetzt. Die zur Verfügung gestellten E-Mails oder Briefe können beispielsweise durch eine Kopie oder das unmittelbare Ausdrucken realisiert werden. Dies sichert eine enorme Zeitersparnis und häufig doppelte, wiederkehrende Schreibarbeiten.
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