Welcher Inhalt gehört in eine Telefonnotiz und wie muss diese aufgebaut sein? Hier 6 konkrete Tipps lesen und kostenlose Vorlagen nutzen.
Manche lieben es, manche fürchten es – das Führen von Kundengesprächen am Telefon. Dabei gibt es einen einfachen Schlüssel, wie Sie beim Telefonieren Erfolg haben können. Wie bei einem persönlichen Gespräch ist es immer gut, sich vorher bereits darauf einzustellen. Das gelingt natürlich nur, wenn Sie noch wissen, worum es bei Ihrem letzten Kontakt ging. Beim Telefon haben Sie den Vorteil, dass Sie sich die wichtigsten Punkte gleich notieren können. Wie gehen Sie dabei am besten vor? Was gehört in eine gute Telefonnotiz? Welche Fehler gilt es zu vermeiden?
Tipp 1 – Nach dem genauen Namen fragen
Was bei jedem Anruf dazugehört, ist, dass Sie sich den vollen Namen und den Namen der Firma geben lassen. Bei der Begrüßung kommt es oft vor, dass diese Punkte nur schnell heruntergesagt werden und Sie gar nicht mitnotieren können. Machen Sie es sich zur Angewohnheit am Ende des Telefonates noch einmal nachzufragen, mit wem Sie gesprochen haben und welches Unternehmen die Person vertritt. Scheuen Sie sich nicht, sich beides buchstabieren zu lassen. Wenn Sie dann zurückrufen, können Sie Ihren Gesprächspartner richtig mit Namen ansprechen, was immer einen guten Eindruck macht.
Tipp 2 – Was wollte der Anrufer?
Eine weitere wichtige Information ist der Grund des Anrufs. Gerade, wenn Sie in der Telefonzentrale sitzen und Ihr Chef unterwegs ist, kann das sehr nützlich sein. Meist rufen gerade an solch einem Tag unzählige Kunden an, die Ihren Vorgesetzten erreichen möchten. Können Sie diesem dann bei seiner Rückkehr genau Auskunft geben, wer was wollte, kann Ihr Chef direkt die Wichtigkeit der einzelnen Anrufe feststellen.
Tipp 3 – Die Telefonnummer notieren
Außerdem sollten Sie unbedingt die Telefonnummer der Person notieren, inklusive der Durchwahl. Es kann immer mal vorkommen, dass Ihnen später etwas einfällt, was Sie den Betreffenden noch fragen wollten. Sollte die Rufnummer in Ihrem Display angezeigt werden, macht es somit Sinn diese gleich zu Anfang des Telefonats abzuschreiben. Weitere Kontaktdaten, wie E-Mail-Adresse oder Faxnummer zu kennen ist ebenfalls nie verkehrt.
Tipp 4 – Zusätzliche Gesprächsinfos im Telegrammstil
Wenn Sie eine Vorlage für Ihre Telefonnotiz nutzen, haben diese überwiegend auch eine entsprechende Zeile für Datum und Uhrzeit. Inwieweit Sie dies nutzen, können Sie selbst entscheiden. Wenn Sie nur für sich etwas festhalten möchten, reicht es Ihnen vielleicht zu wissen, an welchem Tag die Person angerufen hat oder ob es Vormittag oder Nachmittag war.
Bei Notizen für einen Vorgesetzten ist es meist besser, genau zu arbeiten. Dazu gehört auch, Ihren eigenen Namen auf dem Zettel zu vermerken. Weitere Angaben über den eigenen Eindruck von der Gemütslage des Kunden, seine Einwände und Ansichten sollten Sie im Telegrammstil notieren, da Einwortnotizen in diesem Zusammenhang oft missverständlich sein können. Auch private Informationen können hilfreich sein, um beim Rückruf durch etwas Small-Talk eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.
Tipp 5 – Nicht alles während des Telefonats mitschreiben
Machen Sie aber nicht den Fehler, jede Aussage mitschreiben zu wollen. Das lenkt Sie mehr von dem Gespräch ab, als dass es Ihnen nutzt. Halten Sie zunächst nur Name, Nummer und Grund des Anrufs fest und ergänzen Sie alles Weitere, wenn der Hörer wieder aufliegt. Tun Sie dies direkt nach dem Gespräch, wenn Ihnen die Einzelheiten noch frisch im Gedächtnis sind.
Tipp 6 – Vorlagen für die Telefonnotiz verwenden
Auf vielen Schreibtischen finden sich Boxen mit Klebezetteln. Diese sind jedoch oft zu klein, um detaillierte Informationen festzuhalten und meist werden so die wichtigsten Punkte vergessen. Gerade, wenn Sie bislang nicht so viel Routine im Umgang mit dem Erstellen einer Telefonnotiz haben, ist es besser, eine Vorlage zu verwenden. Viele Firmen nutzen ein internes Nachrichtensystem, welches auch eine Maske für Telefonnotizen enthält. Dennoch sind handgeschriebene Notizen nach wie vor üblich. Je nach Notwendigkeit empfehlen wir eine
- einfache Telefonnotiz – Vorlage: www.vorlage-formulare.com
mit den wichtigsten Punkten, wie Datum, Anrufer, Telefonnummer usw.
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