Zeit sparen beim Telefonieren – 5 Tipps

Telefonieren zählt zu den großen Leidenschaften vieler Menschen. Allerdings ist zwischen beruflichen und privaten Telefonaten zu unterscheiden.

In Unternehmen gehen jeden Tag zahlreiche Telefonate ein bzw. man muss als Mitarbeiter immer wieder mit Kunden oder anderen Unternehmen telefonieren. Damit dabei keine unnötige Zeit verloren geht, sollte man einige Dinge beachten.

Zeitfresser im Büro – Lange und häufige Telefonate

Tipp 1: Termine festlegen

Beim Telefonieren Zeit sparen kann man beispielsweise dadurch, dass man exakte Termine für geschäftliche Telefonate ausmacht. Auf diese Weise lassen sich Gespräche genau in den Tagesablauf integrieren. Solche Termine kann man entweder selbst, oder durch die Sekretärin abklären lassen.

Tipp 2: Um Rückruf bitten

Möchte man jemanden telefonisch erreichen und kann beim ersten Anruf keinen Kontakt herstellen, ist es sinnvoll, entweder bei der Sekretärin oder auf dem Anrufbeantworter des Angerufenen eine Nachricht mit der Bitte um Rückruf zu hinterlassen.

Dabei sollte man seinen Namen, das eigene Unternehmen sowie die eigene Telefonnummer nennen. Zudem ist es hilfreich, den Grund des Anrufes und eine Zeit zu hinterlassen, wann man selbst am besten erreichbar ist. So kann der Angerufene seinerseits entscheiden, welcher Anruf wichtig ist und welchen er zu einem späteren Zeitpunkt tätigen kann.

Tipp 3: Telefonnummern speichern

Mit bestimmten Personen telefoniert man beruflich häufiger als mit anderen. Um Zeit zu sparen, bietet es sich an, wichtige Telefonnummern zu speichern. So braucht man die entsprechenden Nummern nicht immer wieder neu wählen, sondern muss lediglich die Taste drücken, unter der die Nummer gespeichert wurde. Ideal ist es natürlich, wenn die Sekretärin die entsprechende Telefonverbindung herstellt.

Für weniger oft benötigte Telefonnummern könnte man sich ein Adressbuch anlegen bzw. auf seinem Computer eine Kontaktliste erstellen, in der sich sämtliche Geschäftskontakte ohne Mühe finden lassen.

Tipp 4: Vor dem Telefonat Notizen machen

Bei einem Telefonat Zeit sparen lässt sich auch, indem man sich bereits vor dem Gespräch ein paar Notizen macht, die einem helfen, während eines geschäftlichen Telefongespräches alle wichtigen Punkte abzuarbeiten und nichts zu vergessen. Dadurch hält man sich auch nicht zu lange bei unwesentlichen Punkten auf. Trotzdem sollte am Beginn der Austausch von persönlichen Worten nicht zu kurz kommen.

Beispiel Telefonnotiz

TELEFONNOTIZ

Anruf am:
Anruf für:
Anrufer:
Telefonnummer:

Grund des Anrufes:
□

Mit Bitte um:
□ Rückruf (Erreichbar von …. bis …. )
□ Antwort per Fax
□ Antwort per E-Mail

Rechnungsnummer:

Wichtige Punkte/Details:
□
□
□

Weitere Anmerkungen:
□
□
□

Tipp 5: Zeitlimit setzen

Eine gute Methode, bei einem geschäftlichen Telefontermin Zeit einzusparen, ist das Setzen eines Zeitlimits. Zwar ist es nicht sinnvoll, dem Gesprächspartner dieses Limit mitzuteilen, aber zumindest innerlich sollte der eingeplante Zeitraum für das Telefonat präsent bleiben.