So organisieren Sie das perfekte Meeting

Sind Teammeetings schlecht geplant und durchgeführt, verfehlen sie ihren Zweck. Hier deshalb ein ausführlicher Leitfaden für gut organisierte Teammeetings.

Teammeeting
Eine gute Vorbereitung ist das A und O für Teammeetings – © Jacob Lund / stock.adobe.com

Teammeetings dienen dazu, Teams zu informieren und Lösungen für Aufgaben und Probleme zu finden. Sind sie schlecht geplant, werden sie allerdings zu einem Frustrationsfaktor für Teilnehmer und Moderatoren. Damit diese motiviert an dem Meeting teilnehmen, ist es wichtig, Mühe in die Planung des Events zu stecken.

Hier ist der Leitfaden für ein gut organisiertes Teammeeting.

Vorbereitung für ein Teammeeting

Der Erfolg des Meetings steht oder fällt mit der Planung des Events. Was muss zu Beginn der Organisation alles passieren?

☐ Wieso wird ein Meeting gehalten?

Der Zweck eines Meetings gibt vor, wie viele Personen daran teilhaben, welche Ausstattung und welche Agenda benötigt werden. Zuerst sollte man sich aber die Frage stellen, ob das Meeting überhaupt notwendig ist.

Meetings, die aus reiner Gewohnheit durchgeführt werden, führen selten zu Erfolgserlebnissen. Sie werden als Zeitverschwendung betrachtet und senken deshalb die Motivation der Teilnehmer.

Die Notwendigkeit des Meetings ist auch eine Frage von Preis / Leistung oder Aufwand / Leistung. Die Zeit, die für das Meeting eingeplant wird, könnte für wichtigere Aufgaben genutzt werden, falls es nicht zielführend und notwendig ist.

Blockiert man viel Zeit und gibt man sogar Geld für das Meeting aus, ist es besonders wichtig, dass es einen angemessenen Zweck hat.

Dieser Zweck kann verschiedene Formen annehmen:

  • Information: Meetings eignen sich dazu, Informationen homogen zu vermitteln. Hier gibt es die Gelegenheit, Fragen zu klären und Verwirrung zu vermeiden.
  • Entscheidungsfindung: Manche beruflichen Entscheidungen für den Betrieb müssen im Team getroffen werden, um die beste Lösung zu finden und das Betriebsklima aufrechtzuerhalten.
  • Innovation: Stagniert die Firma, kann man Meetings nutzen, um neue Impulse zu finden.
  • Problemlösung: Für die akute Lösung eines Problems kommen alle relevanten Teammitglieder zusammen und unterstützen einander bei der Suche nach kreativen und effektiven Lösungen.

Anhand des Zwecks des Meetings erfährt man, welche Ausrüstung man für den Meetingraum benötigt und wie viele Teammitglieder an dem Meeting teilnehmen, um die passende Größe des Raums zu ermitteln.

☐ Der passende Raum

Heute finden viele Meetings digital statt. Bei diesen Konferenzen kann die fließende Kommunikation aber eingeschränkt sein.

Der Austausch und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer sind leichter zu steuern, wenn man sich im gleichen Raum aufhält.

Speziell bei größeren Teams verfügt nicht jedes Büro über die richtigen Räumlichkeiten für ein effektives Meeting. In diesem Fall kann man einen Raum für das Meeting buchen. Bei diesem Anbieter für Meetingräume in Karlsruhe gibt es etwa die folgenden Preise und Auswahloptionen:

„Tapeart“

  • bis zu 60 Personen
  • Ausstattung mit Beamer, Sound- und Videokonferenzsystem, Workshopset mit Stiften, Magneten und Co.
  • verschiedene Bestuhlungsvarianten
  • Dachterrasse mit Mobiliar für Pausen oder Sektempfang
  • künstlerische Wandgestaltung von Atau Hámos
  • Preis: Halbtags 500 € / Ganztags 720 €

oder

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„Stage 1“ oder „Stage 2“

  • bis zu 30 Personen
  • magnetische Wände für flexible Gestaltung und Anwendungszwecke
  • 84-Zoll Präsentationsbildschirm
  • Konferenztechnik
  • agiles Mobiliar
  • mobiles Whiteboard und Flipchart
  • Workshopset (Stifte, Magnete etc.)
  • Preis: Halbtags 330 € / Ganztags 480 €

Zubuchbar sind bei allen Räumen zudem: mobiles / digitales Whiteboard, Flipchart, Moderationskoffer, mobiles Videokonferenzsystem, Präsentationsbildschirm, verschiedene Versorgungspauschalen.

Die verschiedenen Räume haben eine unterschiedliche Gestaltung und Ausstattung, die genau für den jeweiligen Anwendungszweck geeignet ist.

Beispiel:
Der große Raum „Tapeart“ eignet sich für Workshops und Events mit Sektempfang und Co., während der günstigste Raum „Live/OnAir“ (80 € halbtags / 120 € ganztags) einen kleinen professionellen Raum für Videokonferenzen für 3 Personen bietet.

☐ Die Agenda

Stehen der Raum und der Zweck des Meetings, kann man dazu übergehen, eine Agenda aufzubauen. Diese Vorbereitung ist für die reibungslose Durchführung des Meetings essenziell. Sie hilft dabei, dass das Meeting nicht nur zu einer Plauderrunde wird, sondern der Zweck des Treffens gezielt angegangen wird.

Damit das Meeting auch dem Teambuilding dient, können Pausen für den Austausch und Unterhaltung fest in diese Agenda eingeplant werden.

Die folgende Checkliste hilft bei der Planung der Agenda:

Was ist der Zweck des Meetings? Welche Themen sind dafür relevant?

Welcher Zeitrahmen wird benötigt, um diese Themen abzuarbeiten?
Bei zu viel Zeitaufwand eignet es sich, das Meeting in mehrere Termine aufzuteilen. Eine gute Faustregel ist maximal 6 Themen pro Meeting.

Wie viel Zeit erhält jedes Thema?

Was ist die passende Anordnung der Themen nach Priorität und Relevanz?

Betreffen alle Themen das ganze Team?
Wenn nicht, sollte man sie herausnehmen und anderweitig thematisieren.

Verantwortliche für Themen festlegen.
Gibt es nur einen Sprecher / Protokollanten, neigen die Zuhörer dazu, eher abzuschalten. Ist jeder fest an der Agenda beteiligt, steigert das die Motivation, sich aktiv mit den Themen zu beschäftigen.

Platz für Diskussionen, Kritik, Vorschläge und Ideen des Teams lassen.

Genügend Pausen einplanen.
Nicht nur die Verpflegung des Teams muss sichergestellt sein, um die Laune aufrechtzuerhalten. Kein Zuhörer kann die Konzentration über einen langen Zeitraum effektiv gewährleisten. Ab und zu sind Pausen nötig, um die Aufmerksamkeit für das nächste Thema wieder aufzufrischen.

☐ Die Einladung

Die Einladung zu einem Meeting bestimmt, wer daran teilnimmt und wie hoch die Motivation in Hinblick auf das Meeting bereits im Vorhinein ist. Hier hilft es, wenn man klar formuliert, was der Zweck und die Agenda des Treffens sein werden. So kann jeder erkennen, ob / warum das Meeting für ihn relevant ist und sich, wenn nötig, bereits darauf vorbereiten.

Zu der Einladung gehören:

  • Details zu dem Meeting wie Termin, Ort, Dauer und Art des Meetings
  • Anhang der Agenda und der Ziele des Meetings
  • Anhang wichtiger Dokumente wie Handouts
  • Hinweise auf notwendige Vorbereitungen
  • Der Aufruf / die Notwendigkeit, die Teilnahme zu bestätigen oder abzusagen für eventuelles Umplanen

Die Durchführung von Events

Die Durchführung des Teammeetings ist im weitesten Sinne auch ein Teil der Organisation. Hier gibt es einige Grundregeln, die dabei helfen, das Meeting erfolgreich zu gestalten.
Dazu gehören Verhaltensregeln, die an die Teilnehmer weitergegeben werden sollten, und Anweisungen für die Moderatoren, wie ihre Inhalte gestaltet sein müssen.

Teammeeting

Die Zuhörer des Teammeetings profitieren von einer guten Struktur und Transparenz der Inhalte eines Meetings. Dafür werden Moderatoren festgelegt, die durch die Agenda führen. Sie stellen sicher, dass die Zeiten eingehalten werden und alle Teilnehmer zuhören. Zudem können sie dafür sorgen, dass Sachverhalte visualisiert und verständlich vermittelt werden.

Nebenher können die Moderatoren oder andere Auserwählte zudem To-dos festhalten, die in dem Teammeeting beschlossen wurden. So verliert man das Ergebnis des Meetings nicht aus den Augen. Wichtige Angaben sind Antworten auf Fragestellungen, wie:

➜ Was ist das Problem?
➜ Welche Lösung wurde entwickelt?
➜ Wer ist dafür verantwortlich?
➜ Welche Timeline soll dafür eingehalten werden?

Nach dem Event ist vor dem Event

Auch, wenn die Nachbereitung streng genommen nicht zu der Planung gehört, ist sie ein wichtiger Teil bei der Organisation von effektiven Teamevents.

  • Dazu gehört der Aufruf nach Feedback der Teilnehmer, ihre Eindrücke von der Ausstattung, dem Inhalt, dem Aufbau und der Durchführung des Meetings zu teilen. Hier finden sich Hinweise, ob Teammeetings noch Optimierungsbedarf haben.
  • Wertvoll sind auch Erfolgskontrollen – mit diesen überprüft man, ob die Ziele des Meetings erreicht werden konnten. Ging es bei dem Treffen um eine Innovation oder Problemlösungen, sollte man nach einer Weile prüfen, wie es um die Durchführung der Idee steht. Gibt es positive Ergebnisse, ist das ein Zeichen dafür, dass man ein gutes Teammeeting geplant hat, das seinen Zweck erfüllt hat.

Fazit

Ein Teammeeting ist eine wichtige Gelegenheit, um das Team auf einen Nenner zu bringen, Teambuilding zu betreiben und die Denkkraft aller Arbeitnehmer zu nutzen, um auf gute Problemlösungen und Innovationen zu kommen. Damit das Meeting erfolgreich abläuft, gehört eine gute Planung dazu. Für diese benötigt man einen festen Zweck für das Meeting und einen passenden Raum für die Vorhaben, die geplant sind.

Eine feste Agenda, die auf relevante Themen reduziert ist, hilft dabei, effektiv durch das Event zu führen. Nach dem Meeting ist es wichtig, die Möglichkeit für Feedback wahrzunehmen und den Erfolg der in dem Treffen besprochenen Strategien zu prüfen. So erhält man Hinweise auf die Qualität und Verbesserungspotenzial der Meetings.