To Do Liste erstellen: Aber wie? Beliebte Tools kurz vorgestellt

Mit einer To Do Liste bekommen Sie täglichen Aufgaben in der Regel effizienter erledigt. Doch wie erstellt man eine To Do Liste und womit? Wir erklären es Schritt für Schritt.

To-Do Liste
Eine Variante der To-Do Liste von Asana

Wie oft kommt es vor, dass wichtige Dinge, die tagsüber erledigt werden sollten, im Alltagsstress untergehen. Dinge, die normalerweise nicht so schnell erledigt werden müssten, sind abgearbeitet aber andere, die dringlicher gewesen wären, sind im Eifer des Gefechts vergessen worden. In solchen Fälle hilft eine To-Do Liste, um Aufgaben gezielt zu koordinieren und für sich selbst zu sortieren.

Werkzeuge (Tools) die Ihnen dabei durchdacht und schnell helfen, finden Sie in der folgenden Liste.

To-Do Listen Anbieter

AnbieterFunktionen und unsere Meinung
Asana.comUnser Favorit!
Schnell und einfach Online-To-do-Listen erstellen, die überall verfügbar sind. Aufgaben Beschreibungen, Anhänge und Fälligkeitsdaten hinzufügen, ohne die Übersicht zu verlieren. Sogar Erinnerungen können eingerichtet werden. Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs... ausprobieren!
Todoist.comEhemaliger Favorit!
Todoist gibt dir die Gewissheit, dass alles organisiert und dokumentiert ist, damit du in den Bereichen Fortschritte machen kannst, die dir wichtig sind. Ein Tool das sich zu 100% auf das erstellen und nutzen von To-Do Listen konzentriert und unserer Meinung nach perfekt darin ist. Mit wachsendem Team benötigten wir aber noch weitere Funktionen und sind deshalb später auf Asana umgestiegen.
Trello.comKanban = Trello
Das Kanban-System stammt ursprünglich aus Japan und wurde von Trello online perfekt nutzbar umgesetzt. Hier legen Sie zuerst ein Projekt an (Board) und legen darin anschließend Ihre Aufgaben ab (To Do). Ist eine Aufgabe in Arbeit, wird sie in die 2. Spalte (Doing) gezogen. Ist die Aufgabe erledigt, wandert sie in die 3. Spalte (Done). Simpel und effizient!
Monday.comMit Monday.com erhalten Sie eine Mischung aus den Tools Trello und Todoist. Für unseren Geschmack hakte es in den Tests aber noch an zu vielen Stellen oder war nur mangelhaft übersetzt. Darum würden wir im Moment noch eher einen der anderen Anbieter empfehlen.

Sie wissen nicht wie Sie mit To-Do Listen allein oder im Team möglichst effizient arbeiten sollen? Dann lesen Sie hier weiter.

Schritt 1 – Alles aufschreiben

Um nichts in Vergessenheit geraten zu lassen ist es wichtig, alle Dinge die erledigt werden müssen, im Laufe des Tages aufzuschreiben. Dabei bedarf es noch keiner bestimmten Reihenfolge. Erst wenn Sie denken, dass Sie alles notiert haben, sollten Sie an die „Feinarbeit“ gehen.

Schritt 2 – Prioritäten setzen

Setzen Sie Prioritäten, was zuerst abgearbeitet werden muss und berücksichtigen Sie dies, wenn Sie die to do Liste erstellen. Diese Punkte gehören ganz nach oben auf Ihre to do Liste.

Schritt 3 – Planen Sie genug Zeit ein

Es sollte die Zeit, die hierfür benötigt wird, gut bemessen sein und Verzögerungen einkalkuliert werden. Denn wie jeder weiß, geht nicht immer alles nach Plan. Es kann immer etwas dazwischen kommen, was nicht eingeplant war. Deshalb ist es ratsam ungefähr ein drittel der Arbeitszeit für solche Fälle frei zu halten. Ansonsten können Sie Punkt für Punkt auf Ihrer Liste streichen, wenn Sie die Aufgabe erledigt haben. Je kürzer die Liste wird, desto besser wird es Ihnen gehen.

Schritt 4 – Die Nacharbeit

Sollte an einem Tag nicht alles abgearbeitet sein, setzt man die nicht erledigten Dinge wieder am nächsten Tag, bis zur endgültigen Erledigung, auf eine neue to do Liste.

Welche Vorteile bringt eine to do Liste?

Der große Vorteil, wenn Sie eine to do Liste erstellen ist, dass die Aufgaben, die erledigt werden müssen, in der Hetze des täglichen Geschäfts nicht untergehen. Deshalb ist es auch so wichtig, dass Sie die Dringlichkeit und Wichtigkeit der einzelnen Aufgaben und Termine beachten und in die richtige Reihenfolge bringen. Nur so können Sie sicher sein, die vordringlichen Erledigungen nicht zu vergessen und effektiv gearbeitet zu haben.

Kostenlose to do Listen Vorlagen

Eine kostenloses to do Listen-Tool zur Verwaltung Ihrer täglichen Aufgaben steht Ihnen auf chip.de zur Verfügung. Wer es einfacher möchte, findet auf todo-liste.de jede Menge Vorlagen für den täglichen Gebrauch. Je nach Bedarf können Sie sich hier eine einfache oder  umfangreiche to do Liste ansehen und ausdrucken. Sogar ein Besprechungsprotokoll gibt es als Vorlage.

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