Automatisierung im Büro trägt zu mehr Produktivität und Kostenersparnis bei. Welche Software und Systeme am effizientesten sind, zeigen meine Praxisbeispiele.
Automatisierung erleichtert uns das Leben in vielen Bereichen. Sei es der Saugroboter, der leise und gründlich die Wohnung putzt, der Sprachassistent, der weiter hilft, wenn wir mal eine Wissenslücke haben oder das intelligente Bewässerungssystem, das den Garten voll automatisch vor dem Austrocknen schützt.
Im Büro allerdings halten wir oftmals noch an alten Mustern fest. Dabei ist Automatisierung im Büro ein immer wichtigeres Thema in der heutigen Geschäftswelt. Durch die Verwendung von Technologie und Software zur Automatisierung von Aufgaben kann die Effizienz und Produktivität im Büro erheblich gesteigert werden.
Von der automatisierten Verwaltung von Dokumenten bis hin zur Erstellung von Berichten und der Kommunikation mit Kunden, gibt es viele Aufgaben, die den Arbeitsablauf erleichtern.
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Warum ist Automatisierung im Büro wichtig?
Durch die Automatisierung von Aufgaben, die häufig Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, können Mitarbeiter ihre Zeit auf wichtigere und komplexere Aufgaben konzentrieren. Fragen Sie Ihre Angestellten, an welcher Stelle diese Handlungsbedarf sehen!
Automatisierung kann ebenso dazu beitragen, Fehler zu vermeiden und die Genauigkeit von Aufgaben zu erhöhen. Insgesamt trägt Automatisierung im Büro dazu bei, die Geschäftsleistung zu verbessern, was sich wiederum positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit auswirkt.
Beispiele für erfolgreiche Automatisierung im Büro
Unabhängig von Branche und Betriebsgröße gibt es in jedem Unternehmen Aufgaben, die als lästig empfunden werden, vor allem aber viel Zeit kosten. Lassen Sie mich an den folgenden Beispielen erklären, wo und wie Sie mit Automatisierung auch in Ihrem Büro Zeit und Geld sparen können.
I Automatisierung im Vertrieb
Ein CRM-System (Customer Relationship Management = Kundenbeziehungsmanagement) ermöglicht es, Kundendaten wie Kontaktinformationen, Einkäufe, Beschwerden usw. in einem zentralen System zu speichern und anhand dieser Daten Entscheidungen zu treffen. Dies gibt dem Vertriebsteam die Möglichkeit, seine Zeit effektiver zu nutzen und besser und schneller auf Kundenbedürfnisse einzugehen.
CRM-Systeme ermöglichen es den Mitarbeitern im Vertrieb, alltägliche Prozesse zu automatisieren. Dazu zählen zum Beispiel die Erstellung von Angeboten und die Nachverfolgung von Verkäufen. Durch die Verwendung von CRM-Systemen können Verkaufsteams besser auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen und die Interaktion mit ihnen verbessern.
Viele CRM-Systeme sind heute auch für mobile Geräte optimiert, was es Verkaufsmitarbeitern ermöglicht, auf Kundendaten und -informationen von unterwegs aus zuzugreifen. Hier noch mehr gute Gründe, warum jeder Vertrieb in einem Unternehmen gute CRM-Software braucht.
Wichtig: Automatisierung soll nicht dazu führen, dass der menschliche Kontakt zu Kunden verloren geht, sondern dazu beitragen, die Zeit und Ressourcen des Verkaufsteams effizienter einzusetzen und ihnen mehr Zeit für die persönliche Interaktion mit Kunden zu geben.
II Automatisierung in der Buchhaltung
Eine automatisierte Buchhaltungssoftware ermöglicht es, Buchhaltungsprozesse, wie die Erfassung und Vorkontierung von Eingangs- und Ausgangsbelegen, die Erstellung von Einnahmenüberschussrechnung oder Bilanz und die Verwaltung von Finanztransaktionen automatisch zu erledigen. Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung lässt sich so mit wenigen Klicks selbst erledigen.
Dadurch können vor allem Unternehmer, die ihre Buchhaltung selbst machen, Zeit und Geld sparen. So können sie ihren Fokus auf das Wesentliche legen: ihr Unternehmen und ihre Kunden. Werden Buchhaltungs- und ERP-Systeme verknüpft, können Finanzdaten automatisch aus anderen Bereichen des Unternehmens übernommen werden.
Eine intelligente Buchhaltungssoftware kann Rechnungen und Belege automatisch erfassen und vorkontieren. Dies ermöglicht Nutzern, die Verarbeitung von Rechnungen und Zahlungen schneller und präziser zu erledigen. Mittels Sammelfunktionen können diese Belege und Zahlungen im Anschluss in Höchstgeschwindigkeit verbucht werden – hier mehr erfahren.
Kosteneinsparung und Datenschutz: Durch die Automatisierung der Buchhaltung, werden die Kosten für manuelle Prozesse, Personal und natürlich auch Papier reduziert. Außerdem werden Kunden- und Finanzdaten sicher gespeichert und übertragen.
III Automatisierung der Dokumentenverwaltung
DMS-Systeme (Dokumentenmanagemantsysteme) sind eine weitere Möglichkeit, die Automatisierung im Büro voranzutreiben. DMS bezeichnet die automatisierte, sichere und datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.
Statt unzählige Ordner in unterschiedlichen Räumen zu nutzen, werden die Dokumente zentral an einem Ort gespeichert. So haben alle Mitarbeiter Zugriff (Berechtigung vorausgesetzt), ohne dabei ihren Arbeitsplatz verlassen zu müssen. So kann die Bearbeitung viel schneller beginnen und abgeschlossen werden.
Durch die Verwendung von Schlagworten, Metadaten und Volltextsuche wird das hinterlegte Dokument in sekundenschnelle gefunden. Das spart nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern auch jede Menge Papier und somit Kosten – weitere Vorteile hier lesen.
In Zeiten zunehmender Homeoffice-Arbeitsplätze wird das automatisierte Dokumentenmanagement quasi unverzichtbar. Mitarbeiter können zeitlich und örtlich unbegrenzt auf benötigte Dokumente zugreifen, ohne dabei die rechtssichere Datenablage gemäß DSGVO zu verletzen.
Fazit: Warum Automatisierung im Büro unerlässlich ist
Automatisierung im Büro ist notwendig, um die Geschäftsleistung zu verbessern und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Durch die Automatisierung von Prozessen wie Buchhaltung, Vertrieb, Dokumentenmanagement und Zahlungsverarbeitung wird die Effizienz erhöht und die Fehlerquote verringert. Zudem können Kosten auf vielen Ebenen eingespart werden. Die Automatisierung alltäglicher Büroarbeiten fördert nicht nur die Teamarbeit, sondern erhöht maßgeblich die Produktivität.
