Automatisierung von Vertriebsprozessen – 5 Ansätze zur Mitarbeiterentlastung

Es lässt sich nicht mehr wegdiskutieren: Mittlerweile sehen sich Arbeitgeber:innen mit einem Arbeitnehmer:innenmarkt konfrontiert. Waren Arbeitssuchende vormals froh, überhaupt eine Stelle gefunden zu haben, die zu ihren Qualifikationen passt, erwarten sie mittlerweile vom Wunsch-Unternehmen mehr.

Automatisierung zur Mitarbeiterentlastung
Die Automatisierung von lästigen Prozessen ist Mitarbeitern wichtiger als Tischkicker und Feelgood-Manager – © Pcess609 / stock.adobe.com

Da Firmen die Fluktuation ihrer Fachkräfte fürchten, tun sie alles, um sie ans Unternehmen zu binden. Mit dem Obstkorb, einem Kicker in der Ecke und Angeboten zum Präventionssport ist es aber längst nicht mehr getan. Moderne Unternehmen beschäftigen eigens eine:n Feel-Good-Manager:in, der bzw. die sich um nichts anderes als das Wohlbefinden der Belegschaft kümmert. Und die will vor allem mehr Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatleben.

Ein flexibler Gleitzeitrahmen sowie ein Recht auf Home-Office-Tage stehen ganz oben auf der Wunschliste der Beschäftigten. Clevere Arbeitgeber:innen gehen hierauf ein, haben sie doch erkannt, dass die Mitarbeitenden das wichtigste Kapital ihres Unternehmens sind.

Wertschätzung vermittelt man seinen Mitarbeiter:innen aber auch, indem man ihren Arbeitsalltag dort, wo es möglich ist, entlastet. Hierbei spielt die Automatisierung von Prozessen eine entscheidende Rolle – auch im Vertrieb. Das alte Argument, dass Automatisierung Stellen koste, kann als widerlegt gelten. In Zeiten des Fachkräfte- und allgemeinen Personalmangels haben die Mitarbeiter:innen genügend Dinge auf ihrer To-Do-Liste, sodass sie sich über jeden Arbeitsschritt, der ihnen abgenommen wird, freuen. Hier sind fünf Ideen für eine Automatisierung im Vertrieb:

1. Digitalisierung vorhandener Daten

Klingt überflüssig, ist aber in Deutschland immer noch gang und gäbe: Die Verwaltung von Kundenakten in dicken Papierordnern, das ausgedruckte Dokument, das mühsam durch das Fax gejagt wird, oder der handschriftlich bei der Personalabteilung eingereichte Gleitzeitkorrekturbeleg. Der Traum vom papierlosen Büro scheint oftmals noch in weiter Ferne zu liegen.

Um aber immer wiederkehrende Prozesse überhaupt automatisieren zu können, müssen sie zunächst digitalisiert werden. Schließlich lassen sich nur digitale Daten effizient automatisch verarbeiten. Überlegen Sie, welche lästigen und bürokratischen Schritte Sie Ihren Mitarbeiter:innen ersparen können. Neben den optimierten Prozessen werden Sie zugleich mit einer positive Ökobilanz belohnt. Konkrete Anregungen, wo Prozesse automatisiert werden können, möchten die folgenden vier Punkte geben.

2. Erstellung von Angeboten

Die Erstellung von Angeboten ist ein Musterbeispiel für die Automatisierung von Prozessen im Vertrieb. Schließlich müssen nur Daten der Kund:innen sowie die von ihnen gewünschte Angebotsart und -menge jeweils neu eingegeben werden, den Rest – und damit die ganze Kalkulation – erledigt die Software. Ist diese einmal mit den Angebotspreisen „gefüttert“, dauert die Erstellung eines professionellen Angebots nur noch wenige Sekunden.

Die Arbeit der Mitarbeitenden erleichtert es auch enorm, wenn die Stammdaten von (potenziellen) Neukund:innen gleich bei Angebotserstellung in die digitale Kund:innendatenbank übernommen werden können und diese nicht separat bestückt werden muss. Der automatisierte elektronische Versand, der mittels spezialisierter Software erfolgt, erleichtert nicht nur Ihren Mitarbeiter:innen das Leben (so etwa fällt der lästige Gang zum Briefkasten oder zur Post nach Feierabend oder in der Mittagspause weg), sondern spart auch noch bares Geld – und Papier.

3. Fakturierung

Auch das gesamte Rechnungswesen lässt sich mittels eigens dafür geschaffener Lösungen automatisieren. Die Erstellung von Rechnungen sowie das – zumeist auch auf Auftragnehmerseite ungeliebte – Mahnwesen lassen sich mit nur wenigen Klicks automatisieren.

Die in Ihrem perfekten Corporate Design erstellten, immer professionell wirkenden Dokumente lassen sich noch dazu direkt aus der Anwendung per E-Mail an ihre Empfänger:innen verschicken, sodass das mühsame Abspeichern von Dokumenten, die in der Praxis gern auf den Desktops der einzelnen Mitarbeitenden anstatt auf einem zentralen Laufwerk oder in einer zentralen Cloud landen, wegfällt.

Dies schafft zugleich ein Höchstmaß an Transparenz: Fällt der oder die mit einer Angelegenheit betraute Mitarbeitende überraschend weg, lässt sich der Status eines Vorganges fehlerfrei nachvollziehen, und man kann direkt dort weiterarbeiten, wo er oder sie aufgehört hat.

4. Interne Buchhaltung

Für die meisten Mitarbeitenden gibt es nichts Lästigeres, als die Nachweise von allem, das jenseits der täglichen Routine liegt. Ob das nun die – hoffentlich bald der Vergangenheit angehörenden Gleitzeitkorrekturbelege sind, wenn sie beispielsweise einen Arztgang in der Arbeitszeit antreten mussten –, oder ob es sich um Provisions- bzw. Spesenabrechnungen oder sonstige Auslagenerstattungen handelt.

Für Ihre Mitarbeiter:innen im Vertrieb sind hier insbesondere die Provisionsabrechnungen interessant, kann mittels einer Software, die Angebotserstellung, -annahme und Faktura beinhaltet, doch eine tagesaktuelle Provisionsauswertung gezogen werden. Auch dynamische Provisionsberechnungen lassen sich einfach erstellen – und das Dank cloudbasierter Lösung von überall auf der Welt.

5. Bestandsverwaltung

Gleichzeitig erleichtern Sie Ihren Mitarbeitenden die Arbeit, indem die Software Ihren Lagerbestand automatisch aktuell hält. Mit nur einem Klick lässt sich der Lagerbestand überblicken, da er sich automatisch nach jedem Verkauf aktualisiert. Sobald eine – von Ihnen definierte – kritische Menge erreicht ist, wird systemseitig eine Bestandsengpass-Warnung ausgegeben.
Das zeit- und nervenraubende, händische Nachhalten des Artikelbestandes in Tabellenkalkulationsprogrammen gehört damit, ebenso wie die Erstellung von Rechnungsvorlagen in Excel, endgültig der Vergangenheit an.

All diese Maßnahmen funktionieren allerdings nur, wenn alle Mitarbeiter:innen sie gemeinsam mittragen und sich auf die Umsetzung einlassen. Hierzu bedarf es der Bereitschaft, ständig dazuzulernen.