E-Rechnungen erleichtern den Arbeitsalltag enorm. Lesen Sie hier, welche Vorteile E-Rechnungen mit sich bringen und worauf es sonst noch zu achten gilt.
Eine E-Rechnung ist mehr als eine digital erfasste Rechnung. Das Format einer E-Rechnung muss bestimmten Kriterien entsprechen. Nur, wenn diese eingehalten werden, handelt es um eine E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung (ERechV). Wichtig sind dabei vor allem die Ausstellung, die Übermittlung und der Empfang der Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Darüber hinaus muss das elektronische Format eine automatische und elektronische Dokumentenverarbeitung ermöglichen.
Elektronische Rechnungen können Geld, Zeit und Papier sparen. Daher werden sie von vielen Unternehmen geschätzt und gerne genutzt. Dabei sind E-Rechnungen nicht nur für große Unternehmen geeignet. Laut Lexware können auch Solo-Selbständige von E-Rechnungen profitieren. Regierungsbehörden nehmen seit 2020 Rechnungen über bestimmte Beträge sogar nur noch in elektronischer Form an. Wer also für den öffentlichen Dienst tätig ist, kommt ohnehin nicht um das Erstellen elektronischer Rechnungen herum.
Die Vorteile elektronischer Rechnungen
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Einer der wichtigsten Vorteile für Unternehmen ist sicher die direkte Kostenersparnis. Im öffentlichen und im privaten Sektor konnten durch die Umstellung auf papierlose Rechnungen bereits mehrere Milliarden Euro pro Jahr gespart werden. Doch die Vorteile der E-Rechnungen liegen nicht nur auf Seiten der Rechnungssteller. Auch für die Empfänger birgt die E-Rechnung Vorteile. Beispielsweise wird Raum für die Archivierung der Rechnungen überflüssig. Und die E-Rechnungen sind zu jeder Zeit in jeder Abteilung eines Unternehmens verfügbar und zugriffsbereit.
Vorteile von E-Rechnungen im Überblick:
- Kostenersparnis durch Verzicht auf Papier und durch den Wegfall der Versandkosten. Weitere Kostenersparnis und Platzersparnis durch Wegfall der Archivierung von Papierrechnungen.
- Zeitersparnis dank schneller Übermittlung. Durch E-Rechnungen werden zudem Fehleranfälligkeit und zeitintensive Arbeitsschritte reduziert.
- Abgelegte Rechnungen können schnell gefunden und sofort abgerufen werden.
- Bestmögliche Transparenz beim Rechnungseingang und beim Rechnungsworkflow.
Übrigens: Elektronische Rechnungen gewinnen nicht nur in Deutschland, sondern in der gesamten EU und weltweit immer mehr Bedeutung. Wer international agiert, tut gut daran, sich rechtzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen. Und in diesem Zusammenhang auf spezifische Anforderungen für die Rechnungsstellung ins Ausland zu achten.
Anforderungen an E-Rechnungen
Um reibungslose Abläufe zu garantieren, unterliegen E-Rechnungen ganz bestimmten Anforderungen. Diese sind vom Gesetzgeber definiert. Den Datenanforderungen für E-Rechnungen liegen die EN-16931, die europäische Norm für E-Rechnungsstellung, die ERechV und die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes zugrunde.
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Grundsätzlich gehören zu den gesetzlich bestimmten Anforderungen die Revisionssicherheit, Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit der E-Rechnungen.
» Übrigens: Für E-Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungsfristen wie für Papierrechnungen. Auch E-Rechnungen müssen zehn Jahre archiviert werden.
Wie werden E-Rechnungen übermittelt?
E-Rechnungen können auf unterschiedlichen Wegen übermittelt werden. E-Rechnungen an die Bundesverwaltung werden über ein Verwaltungsportal des Bundes eingereicht. Für Ministerien, Verfassungsorgane, den Bundesrat und für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist das entsprechende Verwaltungsportal die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Hier gehen die Rechnungen über unterschiedliche Kanäle ein. Sie werden geprüft und dem Empfänger zugeteilt. Als Übertragungskanal steht dem Rechnungssteller der Weg über E-Mail, über De-Mail, aber auch über Webservices via PEPPOL offen. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, die Rechnung direkt auf die Website der ZRE hochzuladen. Wer keine Software zur Erstellung von XRechnungen oder entsprechend ebenfalls anerkannten Datenformaten hat, kann die Daten der Rechnung sogar direkt auf der Website des ZRE eingeben.