Buchhaltung leicht gemacht – 5 Tipps für Anfänger

Buchhaltung ist sicher nicht die spannendste Aufgabe, muss aber erledigt werden. Mit meinen Tipps, speziell für Anfänger, erledigen Sie Ihre Buchhaltung effizienter.

Buchhaltung für Anfänger
Buchhaltung muss kein Schreckgespenst sein | © Andrey Popov / stock.adobe.com

Die Buchhaltung gehört nicht gerade zu den Lieblingsaufgaben der meisten Unternehmer. Die ersten Gedanken eines Unternehmers drehen sich zumeist um die eigenen Produkte beziehungsweise Dienstleistungen sowie Möglichkeiten, um neue Kunden darauf aufmerksam zu machen. Doch nur, wer auch seine Zahlen jederzeit ganz genau kennt, weiß auch, wie es um sein Unternehmen bestellt ist. Voraussetzung dafür ist allerdings eine ordentliche Buchhaltung. Mit den folgenden Tipps lässt sie sich einfach und effizient gestalten.

Tipp #1: Die erforderlichen Rahmenbedingungen schaffen

Damit die Buchhaltung im Unternehmen ordnungsgemäß erledigt wird, sind bestimmte Rahmenbedingungen erforderlich.

Für Neugründer und Kleinunternehmer bieten sich in diesem Fall fertige Cloud-Lösungen an, für die in der Regel nur eine geringe monatliche Gebühr fällig wird. Leistungsstarke Software für die Buchhaltung, die auch von Einsteigern ohne Vorkenntnisse bedient werden kann, ist bereits für monatlich unter zehn Euro erhältlich.

Der große Vorteil dabei ist, dass die Software von den Herstellern regelmäßig aktualisiert wird und deshalb auch gesetzlich immer auf dem neuesten Stand ist. Mit entsprechenden Vorlagen und Mustern lassen sich schnell und zuverlässig Rechnungen mit allen Pflichtangaben sowie Angebote und Mahnungen erstellen.

Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl der passenden Software ist, dass diese auch der externen Steuerberatung jederzeit die Möglichkeit zum Datenzugriff bietet. Darüber hinaus sollte eine integrierte Elster-Schnittstelle vorhanden sein, mit der die Umsatzsteuer-Voranmeldung einfach an das Finanzamt übermittelt werden kann.

Tipp #2: Alle Fristen einhalten

Es gibt zahlreiche Fristen, die im Rechnungswesen vom Gesetzgeber vorgeschrieben sind. Wer sich nicht daran hält, bekommt schnell Ärger mit dem Finanzamt. Das zeigt sich beispielsweise bei der Umsatzsteuervoranmeldung. Der Verspätungszuschlag kann hier bis zu 25.000 Euro ausmachen. Allerdings darf die Summe maximal zehn Prozent der angemeldeten Steuer betragen.

In den ersten zwei Jahren der Geschäftstätigkeit muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich jeweils spätestens am 10. Tag des Monats für den Vormonat abgegeben werden. Die Voranmeldung für März ist also bis 10. April fällig.


Wer sich etwas Luft verschaffen möchte, kann beim Finanzamt eine Dauerfristverlängerung beantragen. Wird diese genehmigt, verlängert sich die Frist jeweils um einen Monat. Die Voranmeldung für März wäre dann erst am 10. Mai fällig.

Ebenso wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist auch bei der Lohnsteueranmeldung der 10. Tag des nächsten Monats der spätestmögliche Abgabetermin. Allerdings nur dann, wenn die gesamte Summe der Lohnsteuer des Vorjahres über 3.000 Euro liegt. Für die Beträge darunter gibt es längere Fristen.

Die Vorauszahlungen für Einkommens-, Körperschafts- und Gewerbesteuer sind vierteljährlich im März, Juni, September und Dezember fällig.

Die Beiträge für die Sozialversicherung müssen bis zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats bezahlt werden.

Tipp #3: Auf die Einhaltung von Fristen bestehen

Buchhaltung Mahnung
Auch das Mahnwesen gehört zur Buchhaltung | © Stockfotos-MG / stock.adobe.com

Wer sich selbst als Unternehmer an alle Fristen hält, darf das auch von seinen Kunden und Lieferanten verlangen. Die eigenen Rechnungen sollten im Idealfall möglichst zeitnah nach der Leistungserbringung ausgestellt werden.

In weiterer Folge ist es wichtig, darauf zu achten, ob die Kunden auch tatsächlich die auf der Rechnung angeführten Zahlungsziele einhalten. Manche Unternehmer haben Angst davor, ihren Kunden Mahnungen zu schicken. Doch ein straff organisiertes Mahnwesen trägt zur Stabilität des Unternehmens bei und sorgt für entsprechende Liquidität.

Die erste Zahlungserinnerung sollte deshalb etwa zwei bis vier Tage nach dem Fälligkeitsdatum versendet werden. Die Formulierung der Zahlungserinnerung soll und darf freundlich sein. Wichtig ist aber vor allem, eine neue Zahlungsfrist zu setzen.

In weiterer Folge sollten maximal zwei weitere Mahnungen verschickt werden, bevor das gesetzliche Mahnverfahren eingeleitet wird.

Tipp #4: Nicht zu lange aufschieben

Weil die Buchhaltung für viele Unternehmer eine gefühlt unangenehme Aufgabe ist, verschieben sie die Erledigung ständig nach hinten. Die Konsequenz daraus ist jedoch, dass die Aufgabe dadurch noch zusätzlich erschwert wird.

Das liegt vor allem daran, dass wir die Menge an Informationen, die vom Kurzzeitgedächtnis ins Langzeitgedächtnis wandert, massiv überschätzen. Nach ein paar Tagen sind wichtige Daten und Fakten zu erledigten Aufträgen einfach vergessen. Statt sie aus dem Gedächtnis abzurufen, ist es dann erforderlich, die entsprechenden Unterlagen zur Hand zu nehmen.

Die Empfehlung in diesem Fall lautet, zumindest einmal wöchentlich einen fixen Termin im Kalender einzutragen, der ausschließlich dem Rechnungswesen gewidmet ist.

Die Dauer dieses Termins ist abhängig vom Umfang der Buchhaltung. Ab einem gewissen Umfang sollte überlegt werden, dafür einen eigenen Mitarbeiter zu engagieren oder bestimmte Aufgaben extern auszulagern.

Tipp #5: Auf die aktuellen Standards achten

Wie Unternehmer in Deutschland ihre Buchhaltung führen müssen, ist in der GOBD geregelt. Die Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass alle Geschäftsfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden.

Das Finanzamt führt im Rahmen von Betriebsprüfungen entsprechende Kontrollen durch. Die einfachste Möglichkeit, die Vorgaben einzuhalten und dadurch möglichen Strafen zu entgehen, ist die Verwendung einer GOBD-konformen Software.

Über Ringo Dühmke 631 Artikel
Gründer von Arbeitstipps.de und einigen anderen Websites. Gelernter Kaufmann mit großer Leidenschaft für (das Schreiben über) Unternehmen und Unternehmer aller Art, für Onlinemarketing, Digitalisierung und Automatisierung.