ERP-Systeme dienen der Steuerung sämtlicher in einem Unternehmen ablaufender Geschäftsprozesse. Sie bieten dazu eine Vielzahl an Vorteilen für das Unternehmen.
ERP (Enterprise Resource Planning) ist die Steuerung der Ressourcen in einem Unternehmen und beinhaltet unter anderem das Kapital, die Mitarbeiter und die Betriebsmittel. Ebenso steht ERP für die Organisation der administrativen, dispositiven und kontrollierenden Aufgaben im Unternehmen.
Durch den Einsatz von ERP-Systemen sollen die organisatorischen Abläufe und Strukturen verbessert werden. Außerdem sollen eine schnellere Anpassungsfähigkeit an Unternehmens- und Marktveränderungen erreicht und die Geschäftsprozesse optimiert werden.
ERP-Systeme gibt es in der Cloud oder On-Premise. Während eine Cloud-basierte Software auf dem Server des Herstellers bereitgestellt und über einen Webbrowser aufgerufen wird, wird die On-Premise-Software lokal auf dem Server Ihres Unternehmens installiert.
Warum für ERP entscheiden?
Wenn Sie schon eine oder mehrere Softwarekomponenten in Betrieb haben, werden Sie sich sicher fragen, wozu Sie auf ein neues System umsteigen sollten. Schließlich bedeutet so ein Umstieg ja auch einen hohen Zeitaufwand, weil Sie sich erst einmal mit den Softwarekomponenten auseinandersetzen und sich in diese einarbeiten müssen. Zumal die Einführung eines ERP-Systems auch mit Kosten verbunden ist und Sie eine fachkundige Person für die Wartung benötigen.
ERP-Systeme bieten aber eine Vielzahl an Vorteilen für die Unternehmensführung:
- nur eine Software notwendig, da einheitliche Prozesse und Abläufe in einer einzigen integrierten Lösung
- minimalisierte IT-Kosten, da nur eine Anwendung
- Produktivität wird erhöht, da die Wertkette im Unternehmen optimiert wird
- Datenpflege in nur einem System
- keine mehrfache Datenpflege notwendig
- Geschäftsdaten sind abteilungsübergreifend zugänglich und können ergänzt werden
- höhere Transparenz, da das Programm einen Gesamtüberblick über das Unternehmen gibt (oder über einzelne Unternehmensbereiche)
- schnelle Informationsfindung und dadurch hohe Zeitersparnis
- reduzierter Aufwand für den Administrator
- gesteigerte Flexibilität im Unternehmen und schnelleres Eingehen auf Kundenwünsche
- Produktionsbedarf und Lagerhaltung können besser geplant und Verwaltungsprozesse optimiert werden
- Kostenkontrolle (alle Kosten auf einen Blick ersichtlich)
ERP-System im Unternehmen einführen
Bei der Einführung von ERP-Systemen werden in der Regel zwei unterschiedliche Projektmethoden angewendet – die klassische und die agile Projektmethode.
Bei der klassischen Projektmethode setzt man zuerst die Anpassungsprogrammierungen laut Pflichtenheft um. Erst dann werden diese den Anwendern zum Test übergeben. Charakterisiert ist diese Projektmethode durch den linearen strukturierten Projektablauf mit Meilensteinen.
Bei der agilen Projektmethode geht man in kleinen iterativen Schritten vor.
Iterativ leitet sich vom Substantiv Iteration ab – einem schrittweise oder wiederholt erfolgenden Zugriff auf eine Datenstruktur.
Nun soll es aber um die klassische Projektmethode gehen.
❖ Anbieter suchen / Lastenheft erstellen
Als Erstes sollten Sie sich einen Überblick über die verschiedenen ERP-Systeme verschaffen. Achten Sie bei der Entscheidungsfindung darauf, dass das Programm Ihre Bedürfnisse funktional abdeckt und sich auch an künftige Gegebenheiten anpassen lassen kann. Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis sollten Sie nicht außer Acht lassen.
Besonders empfehlenswert ist es, einen Anbieter für ERP-Systeme auszuwählen, der einem bereits durch andere Softwarekomponenten bekannt ist. So finden beispielsweise Unternehmen, die jahrelang gute Erfahrungen mit den Produkten von Lexware gemacht haben, auf lexbizz.de eine für sie sehr gute ERP-Lösung, da ihnen die Systemführung schon von den anderen Systemen bekannt ist. Das hätte zudem den Vorteil, dass dadurch auch die Einarbeitung ins System weniger Zeit in Anspruch nimmt.
💡 Tipp:
Wenn Sie sich für einen Cloud-Dienst entscheiden, achten Sie unbedingt darauf, aus welchem Land der Hersteller des Produktes kommt. Denn in vielen nichteuropäischen Ländern weichen die Datenschutzbestimmungen von den deutschen Vorschriften ab.
Es ist hilfreich, wenn Sie die Wünsche und Anforderungen der verschiedenen Abteilungen in komprimierter Form in einem Lastenheft darstellen. Auch die nötigen Berichte und die Auswertungen der einzelnen Abteilungen sollten Sie definieren. Diese stellen nämlich die Basis für die Berichterstattung dar und können die Umsetzung Ihres Vorhabens beeinflussen.
Meilenstein: Das Lastenheft wurde intern abgenommen, das geeignete ERP-System gefunden.
❖ Pflichtenheft erstellen
Das Lastenheft wird in meist mehrtägigen Workshops vom Anbieter des ausgewählten ERP-Systems zusammen mit Mitarbeitern aus den einzelnen Abteilungen analysiert. Dabei erfolgt eine Definition der Prozesse und eine Entscheidung über vorzunehmende Anpassungsprogrammierungen. Die Ergebnisse aus diesem Workshop werden (gewissermaßen als Antwort auf das Lastenheft) im Pflichtenheft dokumentiert.
Meilenstein: Beide Seiten – Unternehmen und Anbieter des ERP-Systems – haben das Pflichtenheft abgenommen.
❖ Installation Testsystem
Damit sich die Mitarbeiter im Unternehmen frühzeitig mit dem System vertraut machen können, sollte möglichst früh eine Testversion des ERP-Systems zur Verfügung stehen. Im Idealfall enthält diese Version schon firmenspezifische Testdaten und bietet allen Mitarbeitern Zugriff darauf.
Meilenstein: Eine funktionierende Testversion wurde installiert.
❖ Einrichtung und Anpassung
Auf Grundlage der im Pflichtenheft festgehaltenen Ergebnisse richtet der Anbieter der Anwendung das ERP-System firmenspezifisch ein. Hierbei können Sie als Unternehmer unterstützend zur Seite stehen, indem Sie alle notwendigen Informationen zeitnah zur Verfügung stellen.
Meilenstein: Die Funktionalität des Systems wurde abgenommen.
❖ Datenaufbereitung für die Übernahme ins ERP-System
Sie haben die Möglichkeit, die Daten von anderen Soft- und Hardwarekomponenten in das ERP-System zu integrieren. Dazu werden die Daten in einem speziellen Format aufbereitet und durch einen sachkundigen Anwender gepflegt und erweitert. Sie haben die Möglichkeit, nur die Stammdaten (Kontakte, Kunden, Produkte, Lieferanten, etc.) oder auch die Bewegungsdaten (Einkäufe, Lagerbestand, Umsätze, etc.) in das ERP-System zu übernehmen.
💡 Tipp:
Bevor das Programm in den Echtbetrieb geht, sollten Sie die Daten auf jeden Fall zumindest stichprobenartig prüfen.
Meilenstein: Die Datenpflege ist abgeschlossen und die Richtigkeit der Daten wird bestätigt.
❖ Schulung für die Mitarbeiter
Bevor das ERP-System in Echtbetrieb genommen wird, sollten Sie Ihre Mitarbeiter schulen. Achten Sie aber darauf, dass der Zeitpunkt der Schulung zeitnah zur Einführung des richtigen ERP-Systems erfolgt, damit sie die erlernten Informationen zum Systemstart noch abrufbar sind. Idealerweise werden auch Dokumentationen zu den Schulungen erstellt, damit auch neue Mitarbeiter mit dem Programm arbeiten können.
Meilenstein: Mitarbeiter sind durch die Schulung bereit für die Nutzung des Systems.
Ein Nachteil der klassischen Projektmethode ist die stark eingeschränkte Flexibilität. Wenn sich die Anforderungen im Projektverlauf ändern, hat man kaum die Möglichkeit darauf zu reagieren. Aus diesem Grund setzt sich die agile Projektmethode immer mehr durch, weil es dabei keine so starren Ansätze gibt wie bei der klassischen Projektmethode. Allerdings gibt es auch hier einzelne Schritte zu beachten:
- ERP-Planung und Einführungsvorbereitung
- Zerlegen des Projekts in kleinere Teilabschnitte (sog. Iterationen)
- Test, Nachbereitung und Verifizierung der einzelnen Iterationen
- Verbesserung der ERP-Software
Bei dieser Methode können Fehler früher erkannt und behoben werden. Außerdem kann man Veränderungen und Verbesserungen flexibel einarbeiten. Sie ist besonders dann von Vorteil, wenn nicht alle Bereiche gleichzeitig umgestellt werden oder einzelne Teile der Software nach und nach in Betrieb gehen sollen.
