Geschäftsprozesse optimieren mit Software – Lösungen & Tipps zur Auswahl

Um Geschäftsprozesse zu optimieren, ist es sinnvoll auf Softwarelösungen zu setzen. Welche es gibt und wie Sie die richtige Auswahl treffen, erfahren Sie hier.

Geschäftsprozesse optimieren mit Software
ERP ist eine von vielen Softwarelösungen – © Blue Planet Studio / stock.adobe.com

In der heutigen Welt sind Geschäftsprozesse ein wesentlicher Bestandteil jeder Organisation. Denn sie sind die spezifischen Schritte, die ein Unternehmen unternimmt, um seine Ziele zu erreichen. Die Optimierung dieser Prozesse kann dazu beitragen, die Effizienz und Produktivität des Betriebes zu steigern und Kosten zu senken. Eine Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu optimieren, ist zum Beispiel der Einsatz von Softwarelösungen. In diesem Artikel möchte ich Ihnen einige Softwarelösungen zur Abwicklung von Geschäftsprozessen vorstellen und auf verschiedene Fragen eingehen.

Was sind Geschäftsprozesse?

Geschäftsprozesse sind die systematischen Abläufe innerhalb eines Unternehmens, die darauf ausgerichtet sind, wirtschaftliche Ziele zu erreichen und Geschäftsergebnisse zu liefern. Geschäftsprozesse sind in der Regel in mehrere Schritte unterteilt und umfassen Aktivitäten, Ressourcen und Informationen, die für die Durchführung der unternehmerischen Tätigkeit erforderlich sind.

Ein Geschäftsprozess kann beispielsweise jene Schritte umfassen, die zur Herstellung eines Produkts benötigt werden, von der Beschaffung der Rohstoffe bis zur Lieferung an den Kunden. Oder er veranschaulicht alle Maßnahmen, die für die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Kundeninformationen erforderlich sind.

Einteilung der Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse können in der Regel in drei Kategorien eingeteilt werden:

❍ Kernprozesse:

Kernprozesse sind diejenigen, die direkt zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen, wie beispielsweise Produktion, Vertrieb oder Kundenservice.

❍ Unterstützungsprozesse:

Unterstützungsprozesse sind diejenigen, die indirekt zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen, wie beispielsweise Finanz- und Personalwesen.


❍ Managementprozesse:

Managementprozesse sind diejenigen, die für die Überwachung und Steuerung des Unternehmens erforderlich sind, wie beispielsweise strategische Planung und Risikomanagement.

Optimierung von Geschäftsprozessen – Was versteht man darunter?

Die Optimierung von Geschäftsprozessen bezieht sich auf die Verbesserung der Effizienz, Qualität und Geschwindigkeit der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Sie kann dazu beitragen, Zeit und Kosten zu sparen und die Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu verbessern. Durch die Optimierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen auch schneller auf Veränderungen in der Branche reagieren und wettbewerbsfähiger werden.

Wann benötigen Unternehmen eine Softwarelösung zur Optimierung?

Es gibt verschiedene Anzeichen, die darauf hinweisen können, dass ein Unternehmen eine Softwarelösung zur Optimierung seiner Geschäftsprozesse benötigt. Dazu gehören:

➮ Wiederholte manuelle Aufgaben:

Wenn Mitarbeiter bestimmte Aufgaben immer wieder manuell ausführen müssen, kann dies ein Anzeichen dafür sein, dass eine Automatisierung sinnvoll ist.

➮ Fehlende Transparenz:

Wenn es im Unternehmen keine klare Sicht auf den Status von Projekten oder Aufgaben gibt, kann eine Softwarelösung hier Abhilfe schaffen.

➮ Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit:

Wenn Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen, kann eine Softwarelösung die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern.

Diese Softwarelösungen gibt es zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Softwarelösungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen
Die Auswahl an Softwarelösungen ist groß – © Arbeitstipps.de

Es gibt verschiedene Arten von Softwarelösungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Dazu gehören beispielsweise:

❍ Workflow-Management-Systeme (WfMS):

Diese Systeme ermöglichen es Unternehmen, Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu überwachen, indem sie die Arbeitsschritte und Aufgaben automatisch an die richtigen Mitarbeiter verteilen.

❍ Enterprise-Resource-Planning (ERP):

ERP-Systeme integrieren verschiedene Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Produktion, Vertrieb und Personalwesen in einer einzigen Plattform. Diese Software bietet einheitliche Daten- und Prozessmanagementfunktionen, die die Effizienz und Transparenz von Geschäftsprozessen verbessern.

❍ Customer-Relationship-Management (CRM):

Diese Softwarelösung ermöglicht es Unternehmen, ihre Interaktionen mit Kunden zu verwalten, indem sie Marketing-, Vertriebs- und Kundendienstprozesse unterstützt. Die Software hilft dabei, Kundenwissen zu erwerben und zu nutzen, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Dazu werden die Kunden individuell „verfolgt“ und relevante Daten gespeichert, um ein besseres Verständnis der Kundenbedürfnisse und -verhaltensweisen zu erhalten.

❍ Supply Chain Management (SCM):

Diese Lösung unterstützt Unternehmen bei der Optimierung ihrer Lieferkettenprozesse, indem sie eine umfassende Übersicht über die Lieferkette bietet und die Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Kunden fördert.

❍ Projektmanagement (PM):

Diese Systeme unterstützen Unternehmen bei der Planung, Überwachung und Verwaltung von Projekten und Aufgaben, indem sie eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation bereitstellen.

❍ Business Intelligence (BI):

Diese Softwarelösung bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsdaten zu analysieren und zu visualisieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie unterstützt auch die Vorhersage und Planung von Geschäftsprozessen.

❍ Business-Process-Management (BPM):

Diese Lösung hilft Unternehmen bei der Definition, Analyse und Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse, indem sie eine zentrale Plattform für Prozessmanagement, -modellierung und -automatisierung bereitstellt.

💡 Mein Tipp:
Wer ein Komplettpaket aus allen Softwarelösungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen nutzen möchte, setzt am besten auf SAP-Software. Dabei handelt es sich um eine ERP-Software, die alle Geschäftsbereiche miteinander verbindet und den reibungslosen Informationsfluss innerhalb des Unternehmens in Echtzeit sicherstellt. Zu den Kerngeschäftsbereichen zählen Controlling, Einkauf, Produktion, Lagerhaltung, Vertrieb, Marketing, Buchführung und Personalwesen. SAP ist somit quasi ein Universalwerkzeug für Unternehmen, das Geschäftsprozesse nicht nur vereinfacht, sondern auch beschleunigt.

Für die Arbeit mit SAP macht es Sinn, sich in der Umgebung nach einem Partner für die Implementierung umzusehen. Österreichische Unternehmen bekommen beispielsweise von einem SAP-Komplettanbieter wie Axians ICT Austria GmbH Unterstützung. Denn mit der Software der SAP zu arbeiten, erfordert bestimmte Kenntnisse und Erfahrungen. IT-Dienstleister bieten Unternehmen ein individuelles SAP-Rundum-Sorglos-Paket an und helfen dabei, SAP zu verstehen, zu implementieren und richtig anzuwenden.

So finden Sie die richtige Software-Lösung für Ihr Unternehmen

Die Wahl der richtigen Software-Lösung für ein Unternehmen erfordert eine gründliche Analyse der Geschäftsprozesse, Ziele und Anforderungen. Es ist wichtig, sich Zeit zu nehmen, um zu verstehen, welche Funktionen und Eigenschaften benötigt werden, um die Geschäftsprozesse zu optimieren und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Hier sind einige Schritte, die bei der Auswahl der richtigen Software-Lösung für ein Unternehmen hilfreich sein können:

1. Anforderungen definieren:

Machen Sie eine Liste der Anforderungen an die Software-Lösung. Welche Geschäftsprozesse sollen automatisiert werden? Welche Funktionen und Features sind erforderlich, um diese Prozesse zu optimieren? Identifizieren Sie die wichtigsten Funktionen und Eigenschaften, die für die Optimierung dieser Prozesse erforderlich sind.

2. Anbieter vergleichen:

Erstellen Sie eine Liste potenzieller Softwareanbieter und vergleichen Sie ihre Funktionen, Eigenschaften, Kosten und den Support.

3. Skalierbarkeit überprüfen:

Stellen Sie sicher, dass die Software-Lösung skalierbar ist und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Vergrößert sich Ihr Betrieb oder verändern sich die Grundstrukturen, sollten Sie in der Lage sein, die Software-Lösung problemlos anzupassen.

4. Integration überprüfen:

Überprüfen Sie, ob die Software-Lösung in Ihre bestehenden Systeme integrierbar ist. Die Integration von Software-Lösungen kann sehr zeitaufwendig und teuer sein, wenn die Systeme nicht nahtlos zusammenarbeiten. Berücksichtigen Sie die Benutzerfreundlichkeit und das Schulungsangebot, um sicherzustellen, dass das Personal schnell und einfach mit der Software arbeiten kann.

5. Benutzerfreundlichkeit überprüfen:

Stellen Sie sicher, dass die Software-Lösung einfach zu bedienen ist und dass Ihre Mitarbeiter schnell damit arbeiten können. Eine benutzerfreundliche Software-Lösung wird in der Regel rascher und effektiver implementiert.

6. Support anschauen:

Stellen Sie sicher, dass der Hersteller der Software-Lösung einen guten Support anbietet. Wenn Sie Probleme mit der Software haben, sollten Sie in der Lage sein, schnell Unterstützung zu erhalten. Oder: Schauen Sie, welche IT-Dienstleister Hilfe bei der Integration einer Software-Lösung anbieten.

7. Kosten checken:

Vergleichen Sie die Kosten verschiedener Software-Lösungen und stellen Sie sicher, dass die gewählte Lösung innerhalb Ihres Budgets liegt. Berücksichtigen Sie auch die laufenden Kosten für Wartung und Support.

8. Erfahrungsberichte und Bewertungen lesen:

Lesen Sie Erfahrungsberichte und Bewertungen von anderen Kunden, die die Software-Lösung bereits nutzen, um ein besseres Verständnis für die Leistung und Zuverlässigkeit der Lösung zu erhalten.

Fazit:

Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Bestandteil jeder Organisation. Durch den Einsatz von Softwarelösungen können Unternehmen ihre Effizienz und Produktivität steigern und wettbewerbsfähiger werden. Die Auswahl der richtigen Software-Lösung erfordert jedoch eine sorgfältige Analyse der Geschäftsprozesse, Anforderungen und Ziele, um sicherzustellen, dass die Software die gewünschten Ergebnisse liefert.

Über Ringo Dühmke 634 Artikel
Gründer von Arbeitstipps.de und einigen anderen Websites. Gelernter Kaufmann mit großer Leidenschaft für (das Schreiben über) Unternehmen und Unternehmer aller Art, für Onlinemarketing, Digitalisierung und Automatisierung.