Die Auswahl eines ERP-Systems sollte gut durchdacht werden und vor allem zu Ihren Unternehmensanforderungen passen. Zwei Punkte sind besonders wichtig.
ERP Systeme übernehmen alle Aufgaben, die für die Verwaltung eines Unternehmens und seiner Finanzen erforderlich sind. Dazu gehören die Personalplanung, die Verwaltung der Finanzen und Betriebsmittel, aber auch das Dokumentenmanagement und die Bereiche Verkauf und Marketing. Die sichere Speicherung sensibler Daten ist innerhalb eines ERP Systems ebenfalls möglich.
Möchten Sie ein ERP System in Ihrem Unternehmen nutzen, haben Sie die Auswahl aus verschiedenen Produkten, die sich in ihrem Funktionsumfang unterscheiden. Bei der Auswahl ist es wichtig, dass Sie langfristig denken. Wenn Sie sich in ein ERP System eingearbeitet haben, ist ein Wechsel mit einem erhöhten Lern- und Arbeitsaufwand verbunden. Auch die Kosten sollten Sie im Blick behalten. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie als Einzel- oder Kleinunternehmer kein hohes Budget zur Verfügung haben.
Kriterium 1 – Freeware oder gebührenpflichtig?
ERP Systeme gibt es als Freeware, oder Sie entscheiden sich für eine gebührenpflichtige Lösung. Hier kommen regelmäßig Anwendungen des IT-Spezialisten SAP zum Einsatz.
Freeware Lösungen haben den Vorteil, dass sie keine Kosten verursachen. Sie werden im Rahmen des Open Source entwickelt. Dies bedeutet, dass die Quellcodes offen liegen und viele Entwickler an der Software mitarbeiten. Nachteilig ist, dass diese Lösungen oftmals nur in englischer Sprache genutzt werden können. Es gibt nicht für alle Systeme ein deutsches Sprachpaket. Sie sollten demnach die englische Sprache sicher beherrschen, wenn Sie ein kostenloses ERP System nutzen möchten.
Nachteilig: Der Funktionsumfang ist im Vergleich zu den kostenpflichtigen Varianten eingeschränkt. Außerdem können Sie nie sicher sein, ob und wie lange die Software weiter entwickelt wird.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen und sich zunächst in ein ERP System einarbeiten möchten, ist eine kostenlose Lösung eine gute Wahl. Gleiches gilt, wenn die zu dokumentierenden Prozesse überschaubar sind.
Für ein komplexes Unternehmen, in dem Mitarbeiter angestellt sind und Wareneingänge und Warenausgänge dokumentiert werden müssen, ist es empfehlenswert, auf ein sicheres System zu setzen und die Kosten dafür in den Betriebsausgaben fest einzuplanen.
➔ Tipp: Da ERP Systeme zu den Betriebsmitteln gehören, können Sie die Kosten steuerlich geltend machen.
Kriterium 2 – Speicherlösung: Klassische Festplatte oder Cloud?
Bei der Arbeit mit einem ERP System legen Sie regelmäßig Daten an. Sie verändern und aktualisieren diese Daten. Eine reibungslose Funktionsweise des ERP Systems ist nur dann gewährleistet, wenn Sie jederzeit Zugriff auf diese Daten haben. Die wichtigste Voraussetzung dafür ist, dass Sie die Daten sicher speichern.
» Klassiche Speicherlösung – Festplatte
Sie haben die Wahl zwischen mechanischen Festplatten und schnellen SSD-Festplatten. Diese sind sicherer, denn sie besitzen keine mechanischen Anbauteile. Dies bedeutet, dass sie beim Herunterfallen keinen Schaden nehmen. Festplatten können verschlüsselt werden, sodass ein Zugriff durch unberechtigte Personen ausgeschlossen ist. Die Speicherung gilt als sicher, es gibt aber auch Nachteile.
- Sie müssen die Festplatten immer mit sich führen, wenn Sie mobil arbeiten möchten.
- Ein gleichzeitiger Zugriff mehrerer Personen, die sich nicht an einem Ort befinden, ist nicht möglich.
- Auch zu bedenken: Externe Festplatten können gestohlen werden.
Wird eine Verschlüsselung eingesetzt, können zwar keine Daten verloren gehen, dennoch kann es im schlimmsten Fall zum Datenverlust kommen, wenn Sie keine Sicherheitskopie angelegt haben.
» Moderne Alternative – Cloud
Die bessere Speicherlösung für ERP ist die Cloud. Der Vorteil liegt darin, dass Sie sich um die sichere Speicherung Ihrer Daten nicht mehr kümmern müssen. Das Dateimanagement wird von Experten übernommen. So ist sichergestellt, dass Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten haben. Dieser Zugriff ist von jedem Gerät möglich, das mit dem Internet verbunden ist. Sie sind in Ihrer Arbeit nicht mehr an den PC im Büro gebunden, sondern können die Daten auch von Ihren mobilen Geräten abrufen.
Cloud-Lösungen ermöglichen außerdem, dass mehrere Mitarbeiter, die sich an verschiedenen Orten befinden, gleichzeitig an einer Datei arbeiten können. Es ist daher empfehlenswert, wenn Sie sich für eine Cloud-Lösung entscheiden. Die Nutzung der Online-Speichersysteme ist kostenpflichtig. Die Gebühren sind aber oftmals in den Kosten für das ERP System inkludiert oder sie sind vom Umfang des genutzten Speichers abhängig.
Kriterium 3 – Funktionsumfang angepasst an Ihre Anforderungen
Bevor Sie sich für ein ERP System entscheiden, ist es wichtig, dass Sie für sich den Funktionsumfang bestimmen, den Sie für die Führung Ihres Unternehmens benötigen. Der Funktionsumfang ist ein wichtiges Kriterium für die Kosten, die Sie für die Nutzung des ERP Systems zahlen müssen. Es gibt Systeme, die als Baukasten konzipiert sind. Dies bedeutet, dass Sie selbst definieren können, welche Bausteine Sie nutzen möchten und welche Sie nicht benötigen.
Die Vorteile der Baukastensysteme liegen darin, dass sie jederzeit an neue Bedürfnisse angepasst werden können. Eine Erweiterung ist ebenso möglich wie eine Reduzierung, wenn Sie Ihre Unternehmensstruktur ändern und einen Baustein nicht mehr benötigen. Gute ERP-Systeme bieten eine Vielzahl von Lösungen, die ineinander übergreifen.
Sie benötigen nur ein Programm, um alle Aufgaben in Ihrem Unternehmen zu verwalten.
Dies ist ein großer Vorteil gegenüber Insellösungen, bei denen Sie mehrere Programme nutzen. Sie arbeiten auf einer Plattform, sodass die einzelnen Prozesse ineinander übergreifen. Abrechnungen und Kontobewegungen werden automatisch integriert, sodass Sie immer die Übersicht über Ihre Liquidität behalten. Gleiches gilt für Wareneingänge, Warenausgänge und die Personalwirtschaft. Eine komplexe Baukastenlösung ist somit für die meisten Unternehmen die richtige Wahl.
