Betriebswirtschaftliche Auswertung selbst erstellen – Kein Buch mit sieben Siegeln

Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist ein Set von Daten, die die Kosten- und Erlössituation eines Unternehmens unterjährig beschreiben. Diese können Sie sogar selbst erstellen.

Zahlen, Daten, Fakten – alte Hasen wissen über die Bedeutung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen für die Unternehmenssteuerung Bescheid. Neulinge hingegen lernen die Wichtigkeit eines aussagekräftigen Controllings bereits in den ersten Stunden eines Existenzgründer-Seminars kennen. Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist ein aktueller, detaillierter Überblick über die Kosten- und Erlössituation eines Unternehmens. Sie gibt unter anderem also Aufschluss über den wirtschaftlichen Erfolg und die Liquidität des Betriebs. Mit den richtigen Hilfsmitteln können Sie sie sogar selbst erstellen. Das ist gar nicht mal so kompliziert.

Was ist eine BWA?

Seit die DATEV vor fast fünfzig Jahren den Urahn heutiger betriebswirtschaftlicher Auswertungen vorstellte, hat dessen Bedeutung rasant zugenommen. Allein die Steuerberater erstellen jeden Monat 2,5 Millionen solcher Analysen. Der Quasi-Standard der DATEV wurde von anderen Anbietern übernommen und ist damit zur normierten Entscheidungsgrundlage für Unternehmer, Anteilseigner und Kreditgeber geworden. Während sich die Standard-BWA im Wesentlichen am Modell des Handelsbetriebs orientiert, gibt es mittlerweile zahlreiche branchenspezifische Lösungen sowie ergänzende Reporte für Planungs-, Koordinations- und Steuerungszwecke. Wie so eine betriebswirtschaftliche Auswertung aussieht, sehen Sie am Beispiel auf www.unternehmerlexikon.de.

Wer sollte eine BWA machen?

Eine rechtliche Verpflichtung wie für die Buchführung, den Jahresabschluss und die Steuererklärung besteht zwar nicht, aber jeder verantwortungsvolle Unternehmer weiß, dass er sein Geschäft nicht im Blindflug steuern kann. Wer sich nur einmal im Jahr mit Kosten und Erlösen auseinandersetzt, erkennt mögliche Schieflagen, aber auch besondere Chancen viel zu spät und kann nicht mehr wirksam handeln. Die kurzfristige Erfolgsrechnung ist deshalb zu Recht eine der wichtigsten Standard-BWA, aus der sich Frühindikatoren und die sogenannten „Chefkennzahlen“, also die wichtigsten Informationen für das Management, ableiten lassen.

Spätestens bei Fremdkapitalbedarf werden Banken und andere Kreditgeber auf die Vorlage wesentlicher Kennzahlen bestehen. Erfolgsrechnung, Bewegungsbilanz und Liquiditätsanalyse sind unter anderem Instrumente, die im Gespräch vorgelegt werden müssen und Grundlage der im Kreditwesengesetz vorgeschriebenen Kreditwürdigkeitsprüfung sind. Eigenkapitalquote, Gesamtkapitalrentabilität (international als ROI = Return on Investment bezeichnet) und die Umsatzrendite sind nicht nur spannende Werte für den Kreditgeber, sondern auch für den Unternehmer selbst.

Mit der richtigen Software lässt sich eine BWA selbst erstellen

Die zum Erstellen der Standard-BWA benötigten Daten stammen aus der Finanzbuchhaltung des Unternehmens. Der große Vorteil: sie sind dort in aller Regel elektronisch und tagesaktuell verfügbar. Auswertungen sind automatisiert möglich und geben zeitnah einen Überblick über die Kosten- und Erlössituation des Unternehmens. Während der Unternehmer auf die formale Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Bilanz Monate warten muss, liefert die betriebswirtschaftliche Auswertung alle benötigten Kennzahlen mindestens im monatlichen Rhythmus, bei Bedarf auch noch häufiger.

Die Qualität der Daten hängt dabei von der Sorgfalt ab, mit der Sie Ihre Finanzbuchhaltung betreiben. Buchen Sie etwa Abschreibungen komplett am Jahresende, können unterjährige Auswertungen kein korrektes Bild zeichnen. Gleiches gilt für Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld, jährlich fällige Versicherungsbeiträge oder Steuer-Vorauszahlungen.

Mit der richtigen Software für Ihre Finanzbuchführung wird nicht nur die Buchführung selbst optimiert, sondern das Programm erzeugt auch qualitativ hochwertige betriebswirtschaftliche Auswertungen. Das Beste: bei vielen Programmen stehen Ihnen die Stammdaten Ihres Unternehmens überall zur Verfügung. Sowohl in der Finanz- und Anlagenbuchführung als auch im Jahresabschluss oder in der Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung (gesehen auf www.agenda-software.de).

Wichtig sind nicht nur die aktuellsten und korrekt abgegrenzten Zahlen, sondern auch Vorjahresvergleich, längere Zeitreihen und eine grafische Aufbereitung. Natürlich könnten Sie sich dieses Material auch gegen entsprechendes Honorar von einem Buchhaltungsbüro oder Steuerberater liefern lassen. Aber mal ehrlich: Würden Sie der Versuchung widerstehen können, solche Zahlenfriedhöfe so schnell wie möglich im Schrank verschwinden zu lassen? Eigene Auswertungen wecken Interesse an den Ergebnissen und Sie werden sich viel intensiver mit den Kennzahlen Ihres Unternehmens beschäftigen, als wenn Sie nur standardisierte Berichte erhalten.

Spannende Zahlen richtig interpretieren

Mit übersichtlich aufbereiteten Auswertungen wird die BWA zur spannenden Lektüre und zur Quelle wichtiger Erkenntnisse, mit denen Sie den Unternehmenserfolg entscheidend verbessern. Dazu zwei Beispiele:

➡️ Beispiel 1:

Sie sind mit der Entwicklung Ihrer Netto-Umsatzerlöse zufrieden, haben aber dennoch ein Liquiditätsproblem? Werfen Sie einen Blick auf die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Üblicherweise sollte sich diese Größe proportional zum Umsatz entwickeln. Steigen die Forderungen dagegen schneller, beschäftigen Sie sich mit der Zahlungsmoral Ihrer Kunden und prüfen Sie Ihr Mahnwesen. Vielleicht sind die Zahlungsausfälle aber auch auf Reklamationen zurückzuführen? Dann braucht die Qualitätskontrolle Ihre Aufmerksamkeit.

➡️ Beispiel 2:

Die Umsätze sind in Ordnung, aber die Umsatzrendite ist rückläufig – das bedeutet, Sie verdienen weniger Geld. Vereinfacht gesagt gibt die Umsatzrendite in Prozent an, welcher Anteil des Umsatzes am Ende des Berichtszeitraums als Betriebsergebnis übrig bleibt. Ob beispielsweise 10 % viel oder wenig sind, hängt unter anderem von der Rechtsform des Unternehmens ab. Sind Sie geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH und haben bereits Unternehmerlohn erhalten, können 10 % völlig in Ordnung sein. Als Einzelunternehmer, der aus dem Betriebsergebnis Steuern und Sozialabgaben zahlt und vom Rest leben muss, sind 10 % je nach Umsatzhöhe schon knapp.