Um Arbeitsprozesse zu optimieren und die Zeit effektiver zu nutzen, setzen immer mehr Unternehmen auf Software-Tools. Hier meine Favoriten im Überblick.
Die Arbeitswelt von heute ist geprägt von hohen Anforderungen an Produktivität und Effizienz. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, kann unter anderem auf Software zurückgegriffen werden. Es gibt immer mehr Tools dieser Art, die Ihnen dabei helfen, Arbeitsprozesse zu optimieren und die Zeit effektiver zu nutzen.
Dieser Artikel stellt einige der besten Programme vor, die dazu dienen, Arbeitsergebnisse zu verbessern – egal, ob Sie Projektmanager, Freiberufler oder Teamleiter sind.
Inhalte
Verschiedene Arten an Software für Unternehmen
Die heutige Arbeitskultur wird stark von der Digitalisierung geleitet. In vielen Branchen ist die Nutzung von Computern bereits seit Jahrzehnten in der Büroarbeit etabliert. Dort ist es nichts Neues, mit Software zu arbeiten. Allerdings entwickeln sich die Software-Lösungen für Büros immer weiter.
➔ Sie wird immer spezialisierter und fokussiert sich zunehmend auf intuitive Oberflächen und das Potenzial, viele Schritte miteinander zu vernetzen.
Manche weit verbreitete Programme, mit denen Aufgaben wie die Gestaltung von Schichtplänen erledigt werden, sind inzwischen veraltet. Sie können zwar genutzt werden, um Arbeiten dieser Art durchzuführen, sie sind aber nicht gezielt zu diesem Zweck entwickelt worden und haben daher nicht die idealen Features, um die Aufgabe zeitsparend und effektiv zu erledigen.
Deshalb lohnt es sich für Unternehmen heute, genau hinzuschauen, welche Software zu welchem Zweck genutzt wird und ob es dort Verbesserungspotenzial gibt. Für die folgenden Arbeitsbereiche gibt es heute praktische, dedizierte Programme, die sich besser eignen als veraltete Methoden.
❍ Projektmanagement-Software
Projektplanungs-Software (PMS) ist eine hervorragende Möglichkeit, um die Produktivität bei der Arbeit zu steigern. Diese Tools helfen Ihnen, Ihre Projekte zu organisieren, Aufgaben zuzuweisen und Fristen festzulegen.
Diese Projektmanagement-Tools sind äußerst nützlich, um die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Teams zu verbessern und sicherzustellen, dass Projekte termingerecht und effektiv abgeschlossen werden.
Software dieser Art kann viele Funktionen für verschiedene Arbeitsbereiche enthalten, wie:
- Überwachung von Kosten
- Verwaltung von Aufgaben und Zuständigkeiten
- Terminplanung
- Ressourcenverwaltung
- Reportings & Controlling
- Plan/Ist-Vergleiche
- und vieles mehr…
Ein umfassendes PMS-System hat auch weitere Funktionalitäten, wie eingebaute Kommunikationsplattformen, Zeiterfassung oder Textverarbeitungsprogramme, die sich mit anderen Software-Lösungen für Unternehmen überschneiden können.
Oft besteht zudem die Option, eine neue PMS-Software mit bestehenden Werkzeugen verknüpfen zu können, etwa durch die Integration von genutzten Kommunikationswerkzeugen wie Slack, damit Synergien zwischen den einzelnen Programmen entstehen können.
❍ Zeitmanagement-Software
Zeitmanagement-Programme sind eine weitere Möglichkeit, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern. Diese Apps helfen Ihnen dabei, Ihre Zeit besser zu organisieren, Ablenkungen zu minimieren und sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.
➔ Funktionen, die das Zeitmanagement steuern, sind oft bereits in PMS-Systemen enthalten, da sie entscheidend für die erfolgreiche Kontrolle und Planung von Projekten sind.
Diese Art von Software hat sich vor allem im Bereich der Selbstständigkeit und Arbeit im Homeoffice etabliert. Hier hilft sie effektiv dabei, die eigene Arbeitszeit zu planen und effektiver zu nutzen.
- Eine Zeitmanagement-Software kann Sie darauf aufmerksam machen, wenn Sie Webseiten aufrufen, die nicht zu Ihrer Arbeit gehören und Sie von der Erledigung von Aufgaben ablenken.
- Sie hält zudem fest, wie lange Sie an einem Tag gearbeitet und wie viel Zeit Sie für einzelne Aufgaben genutzt haben. Solche Daten können analysiert werden, um eigene Abläufe zu optimieren.
❍ Automatisierungs-Tools
Automatisierungs-Tools wie IFTTT (If This Then That) helfen Ihnen dabei, Zeit zu sparen, indem sie bestimmte Routineaufgaben automatisieren. So bleibt mehr Zeit für Kernaufgaben.
- Über diese Werkzeuge können Sie beispielsweise sogenannte „Applets“ erstellen, die automatisch eine E-Mail an Ihr Team senden, wenn eine Datei in Ihrem Google Drive-Ordner hinzugefügt wird, oder Kontaktdaten automatisch in den E-Mail-Verteiler eintragen lassen.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie Zeit für Routineaufgaben verschwenden, können diese Tools eine große Hilfe sein.
Ein weiterer Vorteil dieser Werkzeuge ist es, dass sie in der Regel dazu geschaffen sind, bereits bestehende Software, wie die Projektmanagement-Software zu ergänzen, und sich sehr spezifisch an Arbeitsschritte anpassen lassen, die Sie in Ihrem individuellen Arbeitsalltag häufig durchführen müssen.
Fazit
Effektive Software-Tools können die Produktivität am Arbeitsplatz steigern. Spezialisierte Programme für Projektmanagement, Zeitmanagement und Automatisierung können Arbeitsprozesse optimieren und Zeit sparen. Ähnlich wie physische Gadgets für die Büroarbeit können sie als große Unterstützung im Arbeitsalltag dienen.
Unternehmer sollten prüfen, welche Software-Lösungen sie aktuell nutzen und ob es Verbesserungspotenzial gibt. Investitionen in effektive Software-Tools können sich langfristig auszahlen und die Arbeitsleistung und Effizienz maximieren.
