Auch wenn die Einführung der digitalen Personalakte zunächst Aufwand und Kosten verursacht, im Endeffekt profitieren große Unternehmen deutlich davon.
Ein Unternehmer, der 5 bis 20 Mitarbeiter beschäftigt, wird jeden seiner Angestellten persönlich kennen und sich wohl auch genau an einzelne Bewerbungsgespräche erinnern. Lebenslauf und Arbeitsvertrag werden fein säuberlich in Aktenordnern aufbewahrt und sind so jederzeit griffbereit. Jetzt stellen Sie sich aber einmal einen Konzern wie Siemens vor. Hier arbeiten ca. 343.000 Mitarbeiter, deren Daten erfasst und sämtliche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Ein erheblicher Aufwand, allein für die Personalabteilung, vom Platzbedarf mal ganz zu schweigen.
Große Unternehmen managen die Personalarbeit deshalb mit entsprechenden Softwarelösungen, anders ist die Datenablage gar nicht zu bewerkstelligen. Die hochsensiblen Mitarbeiterinformationen werden in einer so genannten digitalen Personalakte gespeichert, die die herkömmliche Papiervariante ersetzt. In der Regel ist sie in ein Personalverwaltungssystem wie der High-Level Human Resource Software von Persis integriert. Damit verwalten Chefetage und Personalabteilung gleichermaßen sämtliche Arbeitsabläufe, vom Bewerbermanagement bis zum Weiterbildungsbudget.
Definition: digitale Personalakte
Bevor ich auf die Vorteile für Unternehmen eingehe, möchte ich Ihnen den Begriff der digitalen Personalakte genauer erklären. Hierbei handelt es sich um ein Dokumentenmanagementsystem in elektronischer Form. Das heißt, sämtliche Mitarbeiterrelevante Korrespondenz, vom Bewerbungsschreiben bis hin zur Kündigung oder dem Arbeitszeugnis werden in der digitalen Personalakte erfasst. Alle Unterlagen sind dabei revisionssicher archiviert, sprich, fälschungssicher gespeichert und jederzeit wieder findbar. Außerdem werden alle Aktionen, die innerhalb der digitalen Personalakte getätigt werden, nachvollziehbar protokolliert.
Vorteil 1: Abbau der Papierflut
Wie oben bereits erwähnt, sammeln sich im Laufe der Jahre und mit immer größer werdendem Mitarbeiterstamm eine Menge gedruckter Unterlagen an. In der digitalen Personalakte werden diese Schriftstücke mittels Scanner elektronisch archiviert. Die Aufbewahrung der Papierdokumente wird damit überflüssig (gesetzliche Ausnahmen beachten).
Der Übergang in das digitale Verfahren ist etwas zeitaufwendig und verursacht Kosten. Deshalb ist es wichtig, von Anfang an eine Dokumentenstruktur anzulegen. Das weitere Ablegen geht dann viel schneller und die Kosten amortisieren sich, je länger die digitale Akte genutzt wird.
Die obenstehende Grafik vom Beamtenbund NRW ist vielleicht von der Bildqualität nicht die allerbeste, ich finde aber Sie zeigt sehr anschaulich, wie eine digitale Personalakte aufgebaut sein kann.
Vorteil 2: keine Druck- und Lagerkosten mehr
Resultierend aus Vorteil 1 ergibt sich direkt der nächste Nutzen: die Reduzierung der Druckkosten. Weniger Druckkosten bedeutet natürlich auch weniger Papierverbrauch. Hochgerechnet auf die Jahresausgaben kommen da schon einige 100 Euro zusammen.
Vorteil 3: Einsicht und Bearbeitung von (fast) überall möglich
Werden Informationen aus einer bestimmten Personalakte gebraucht, ist dies auch standortübergreifend möglich. Je nach vergebenen Zugriffsrechten kann von jedem Computer aus darauf zugegriffen werden, selbst mit dem Smartphone. Für das Unternehmen bedeutet dies einen enormen Zeitgewinn. Mitarbeiter der Personalabteilung bekommen viel schneller Akteneinsicht und müssen nicht erst von Büro zu Büro laufen.
Vorteil 4: Enormer Zeitgewinn
Mit der digitalen Personalakte haben Sie nicht nur schnelleren Zugriff auf die gewünschten Dokumente, Sie ersparen sich auch zeitaufwändiges Suchen, Ausheften und wieder Ablegen. Die gewonnene Zeit steht folglich für andere Arbeiten zur Verfügung.
Vorteil 5: Zugriffsberechtigung für Mitarbeiter
Noch mehr Zeit, Papier und Portokosten lassen sich sparen, wenn den Mitarbeitern ebenfalls Zugriffsrechte eingeräumt werden. Damit wäre es zum Beispiel möglich, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen digital abzulegen. Auch häufig benötigte Unterlagen wie Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsnachweise sind somit jederzeit abrufbar. Umgekehrt können Mitarbeiter Ihren gewünschten Jahresurlaub direkt auf elektronischem Wege eintragen, der dann mit der Personalabteilung abgeglichen wird.
Fazit:
Die Einführung der digitalen Personalakte in Unternehmen wird mit Kosten verbunden sein und Mitarbeiterzeit beanspruchen. Sind alle Daten, die bisher auf Papier abgelegt wurden, aber erst einmal eingepflegt, rechnet sich der vorherige Aufwand. Mitarbeiterinformationen sind viel schneller abrufbar, Papier- und Druckkosten werden eingespart, Lagerplatz wird frei und Beschädigungen und Verfälschungen der Dokumente sind quasi ausgeschlossen.
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