Verwalten Sie Ihre Termine digital, oder sind Sie doch eher der Papierplaner? Vor- und Nachteile beider Varianten, finden Sie hier auf einen Blick.
Darf es ein klassischer Kalender aus Papier oder doch lieber ein digitaler Organizer sein? Die meisten Menschen haben eine klare Präferenz, wenn es um die Beantwortung dieser Frage geht. Dabei gibt es Vor- und Nachteile, die sowohl für als auch gegen diese beiden Arten von Planern sprechen. So viel bereits vorweg: Es gibt nicht den einen, perfekten Planer für alle. Wer sich zwischen einem digitalen Planer und einem klassischen Papierkalender entscheiden muss, findet im weiteren Verlauf eine detaillierte Entscheidungshilfe.
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Was spricht für einen digitalen Planer?
Digitale Planer gibt es viele. Ob auf dem PC, auf dem Laptop, dem Smartphone oder auf dem Tablet, die verschiedenen Apps werden für die unterschiedlichsten Betriebssysteme von einer Vielzahl an Entwicklern angeboten. Teilweise sind diese Planer sogar kostenlos erhältlich, wobei der Funktionsumfang bei den kostenlosen Planern überwiegend begrenzt ist. Alternativ müssen sich die Nutzer der kostenlosen digitalen Planer auf eine Reihe von Werbeeinblendungen einstellen, die mal mehr oder weniger als störend empfunden werden.
Vorteile von digitalen Planern
- Einer der großen Vorteile der digitalen Planer besteht darin, dass sie geräteübergreifend verwendet werden können. Somit hat der Nutzer solch eines Planers die Möglichkeit, einen Eintrag auf seinem Smartphone vorzunehmen, der dann sofort mit dem Planer, der auf dem Tablet hinterlegt ist, synchronisiert wird. Wurde ein Termin oder eine Notiz erst einmal auf einem Gerät eingetragen, so steht sie anschließend auch bei allen weiteren Geräten zur Verfügung.
- Ein weiterer Vorteil der digitalen Planer besteht darin, dass verschiedene Personen Zugriff auf solch einen Planer haben können. Somit kann eine Sekretärin etwa die Termine ihres Chefs in einen solchen Planer eintragen. Alternativ kann im digitalen Unternehmensplaner ein Eintrag für alle Events, bei denen alle Mitarbeiter zu erscheinen haben, vorgenommen werden.
- Noch dazu macht ein digitaler Planer oder Kalender mit einer schier unendlichen Bandbreite an praktischen Funktionen auf sich aufmerksam. Wer einen Termin aus einem Papierkalender löschen will, muss diesen umständlich durchstreichen. Das sieht nicht gerade attraktiv aus. Außerdem bietet ein Papierkalender nur begrenzt Platz für neue Eintragungen.
Bei einem digitalen Planer ist dies hingegen ganz anders, wie die folgende Liste der Vorteile eindrucksvoll belegt:
- Termine/ Notizen/ Eintragungen ganz flexibel löschen, verschieben, ändern und eintragen
- kein Radieren oder Durchstreichen erforderlich
- mit Erinnerungsfunktion, damit keine Termine vergessen werden
- die vergangenen und zukünftigen Termine lassen sich mittels Suchfunktion kinderleicht und vor allem extrem schnell durchsuchen
- den digitalen Planer in Form eines Gadgets (zum Beispiel auf dem Smartphone) immer dabei haben
- nahezu unbegrenzte Anzahl von Einträgen in beliebiger Länge möglich
- Termineinladungen an andere Teilnehmer verschicken
- Wiederholungen einrichten, damit der digitale Planer jedes Jahr – zum Beispiel an bestimmte Geburtstage – erinnert
- Termine wahlweise auch per Sprachbefehl im digitalen Planer vermerken
Auch die Frage der Datensicherheit ist bei der Nutzung eines digitalen Planers von Bedeutung. Bei einem Brand beispielsweise, würden die Daten, die in einem Papierkalender enthalten sind, schonungslos verloren gehen. Bei einem digitalen Planer besteht hingegen die Möglichkeit, ein Backup zu erstellen, welches unabhängig von dem eigenen mobilen Endgerät ist. Der Cloud-Speicher sorgt somit dafür, dass der Benutzer auch dann noch auf die Inhalte seines digitalen Planers zugreifen kann, wenn das eigene Smartphone abhandengekommen, defekt ist oder gestohlen wurde.
Für wen bietet sich ein digitaler Planer an?
Alle Menschen, die Termine im Team abstimmen müssen, können sicherlich von dem hohen Benutzerkomfort eines digitalen Planers profitieren. Schließlich lassen sich Events, an denen mehrere Personen teilnehmen sollen, die alle ihre ganz eigenen Verpflichtungen haben, digital deutlich einfacher koordinieren. Auch dann, wenn mehrere Personen auf einen Planer Zugriff haben soll, damit eine Person einen Termin für eine andere Person vereinbaren kann, ist ein digitaler Planer sinnvoll. Dies gilt zum Beispiel für Sekretärinnen, die Termine für ihren Chef ausmachen.
Flexibilität zugesichert
Aus der modernen Arbeitswelt sind digitale Planer demnach schlichtweg nicht mehr wegzudenken. Schließlich gestaltet sich die Terminplanung somit deutlich flexibler. Wer darüber hinaus dazu neigt, wichtige Termine auch gerne mal zu vergessen, der tut gut daran, sich auf einen digitalen Planer zu verlassen. Schließlich lassen sich mithilfe dieses Planers praktische Terminerinnerungen einrichten. Dabei besteht sogar die Möglichkeit, mehrere Erinnerungen für einen Termin einzurichten, damit dieser auch garantiert nicht in Vergessenheit gerät.
Wer seinen Terminkalender immer und überall dabeihaben will, fährt mit einem digitalen Planer außerdem ausgesprochen gut. Gleiches gilt auch für alle Berufsgruppen, bei denen es wichtig sein kann, die eigenen Termine, die bereits in der Vergangenheit stattgefunden haben, genau nachvollziehen zu können. Die Suchfunktion eines digitalen Planers macht schließlich möglich, was bei einem Papierkalender in dieser Form nicht denkbar gewesen wäre.
Dass sich die meisten digitalen Planer ganz bequem auf dem eigenen Smartphone installieren lassen, ist für alle Menschen, die solch einen Planer nutzen, von Vorteil. Schließlich müssen sie zusätzlich nicht daran denken, einen Papierplaner mit sich herumzuschleppen. Sie haben ihren digitalen Planer immer dann in der Tasche, wenn sie auch ihr Smartphone dabeihaben. Und dass die Menschen einen ihrer wichtigsten Begleiter, das Smartphone, irgendwo liegen lassen, kommt bei den meisten Personen wohl eher selten vor.
Nachteile eines digitalen Planers
Auch wenn die Liste der Vorteile, die für einen digitalen Planer sprechen, ausgesprochen lang ausfällt, gibt es nicht nur Positives. Vor allem Datenschutzbedenken spielen eine wichtige Rolle. Dies gilt ganz besonders dann, wenn die Nutzer eines digitalen Planers die Inhalte ihres Planers zur Sicherheit auch in der Cloud abspeichern wollen. Das Risiko eines Datenklaus ist bei digitalen Inhalten schließlich deutlich stärker, als bei Inhalten, die nur in Papierform vorliegen.
Auch einer der weiteren Vorteile, nämlich der automatische Datenabgleich, kann zum Problem werden. Dies ist darauf zurückzuführen, dass es bisher noch keinen einheitlichen Standard gibt, der alle am Markt verfügbaren Betriebssysteme abdeckt. In der Praxis bedeutet das, dass der Datenabgleich eben nicht immer so funktioniert, wie sich dies die Nutzer eines digitalen Planers wahrscheinlich wünschen würden.
Technische Fehlerquellen
Obwohl die Erinnerungsfunktion eines digitalen Planers sehr nützlich ist, ist diese Art der Sicherheit mitunter trügerisch. Schließlich kann es durchaus passieren, dass der Akku des eigenen Smartphones unterwegs schlichtweg den Geist aufgibt. Wenn das Smartphone nicht geladen ist, nützt auch die beste Erinnerungsfunktion nichts. Das Problem an der Sache: Wer sich auf einen digitalen Planer verlässt, gibt auch einen Teil seiner Verantwortung an diesen Planer ab.
Immerhin besteht der Sinn und Zweck eines digitalen Planers ja darin, dass sich sein Nutzer bestimmte Termine eben nicht merken muss. Ein digitaler Planer regt die User also dazu an, sich immer mehr auf Technik und immer weniger auf ihren Geist zu verlassen. Wenn die Technik dann einmal nicht das tut, was sie eigentlich soll, kann dies zum Problem werden, wenn der wichtige Termin nicht auch im Kopf mit ausreichend Nachdruck abgespeichert wurde.
Noch dazu kann ein digitaler Planer zu einer Art Planungswahn führen. Die Versuchung, den kompletten Berufs- und privaten Alltag von früh bis spät durchzutakten, ist bei einem digitalen Planer für einige Menschen womöglich groß. Wer zu viele Listen macht, läuft allerdings Gefahr, zum Sklaven dieser Listen zu werden. Schließlich verschwinden so einige Freiräume im eigenen Leben und es bleibt deutlich weniger Raum für Kreativität.
Was gegen einen Papierplaner spricht
Ein klassischer Papierkalender geht mit einer Reihe von handfesten Nachteilen einher, die sich vor allem im Vergleich zu einem digitalen Planer der modernen Generation bemerkbar machen.
Die nachfolgende Liste fasst einige der wichtigsten Nachteile zusammen:
- höhere Kosten als für einen digitalen Planer in App-Form, der nicht jedes Jahr erneuert werden muss
- keine Synchronisation – es gibt nur eine Kopie des Planers, die der Nutzer am besten immer dabeihaben sollte
- Termine lassen sich nicht einfach löschen, sondern müssen durchgestrichen werden – das nimmt Platz weg und sieht wenig ansprechend aus
- ein klassischer Papierkalender kann nur schwer von mehreren Personen genutzt werden
- keine Erinnerungsfunktion
- keine Suchfunktion
Warum ein Papierkalender dennoch sinnvoll sein kann
Besonders im Hinblick auf Datensicherheit ist ein Papierkalender allerdings sinnvoll. Schließlich werden die Daten nicht in der Cloud gespeichert, sodass auch kein internationaler Großkonzern oder Hacker auf die Inhalte des Papierkalenders zugreifen kann. Daher hat ein Papierkalender in den Augen von vielen sicherheitsbewussten Menschen noch längst nicht ausgedient. Viele Nutzer von Papierkalendern geben zudem an, dass sie sich ihre Termine besser merken können, als dies bei einem digitalen Kalender der Fall sei.
Dazu trägt unter anderem die bloße Tatsache bei, dass der Nutzer seine Termine in einem Papierkalender aufschreiben muss. Die Handbewegung, die der Nutzer beim Aufschreiben des Termins ausführt, wirkt wie eine Art Anker. Somit wird der Termin nicht nur visuell, sondern auch haptisch im Geist verankert. Ebenso funktioniert das motorische Gedächtnis in der Regel besser als das rein visuelle Erinnern. Noch dazu sind sich alle Nutzer eines Papierkalenders durchaus darüber bewusst, dass eine Erinnerungsfunktion bei solch einem konventionellen Planer komplett fehlt. Sie sind also dazu gezwungen, ihre Termine selbst im Kopf zu behalten.
Wer seinen Geist gleichzeitig trainieren will, wird sich daher nicht komplett auf einen digitalen Planer verlassen wollen. Außerdem gibt es Menschen, die schlichtweg eine Vorliebe für Papierkalender haben. Dieser Terminplaner lässt sich zudem auch dann nutzen, wenn gerade kein Strom und keine Internetverbindung zur Verfügung stehen.
Die Nutzung eines Papierkalenders kann obendrein ungemein viel Spaß machen. Immerhin hat sich eine komplette Planer-Community im Internet entwickelt und es gibt eine Reihe von Firmen (viele von ihnen aus den Vereinigten Staaten von Amerika), die Papierkalender in bunten, ansprechenden Designs mit einer Reihe von Stickern anbieten. Somit wird aus der lästigen Terminplanung ein abwechslungsreiches Hobby. Das Erstellen von Listen und das Eintragen von Terminen bereitet den kreativen Nutzern dieser Planer – dank der vielen optischen Gestaltungsmöglichkeiten – ausgesprochen viel Freude.
Fazit
Ein digitaler Planer kann im Vergleich zu einem klassischen Terminkalender durchaus mit einer Reihe von gewichtigen Vorteilen aufwarten. Das soll jedoch nicht bedeuten, dass ein digitaler Planer einem Planer aus Papier in jedem Fall überlegen ist. Vor allem der persönliche Bedarf und die Nutzergewohnheiten geben vor, welche Planer-Art sich in der Praxis bewährt. Immer dann, wenn mehrere Benutzer auf den gleichen Planer zugreifen müssen, stellt ein digitaler Planer mit Sicherheit die bessere Wahl dar.
Wer jedoch Freude an schöner Organisation hat und seinen Geist trainieren möchte, der bleibt auch in Zukunft bei einem Planer aus Papier. Letztendlich bleibt es also eine Frage der persönlichen Präferenz und des individuellen Bedarfs, die darüber entscheidet, ob ein Papier- oder ein digitaler Planer für den Einzelnen von Vorteil ist. Ob digital oder analog, die Auswahl an praktischen und optisch ansehnlichen Planern ist so oder so riesig.
