Richtig delegieren nach dem VDN-Prinzip

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Verteilen Sie die Aufgaben nach dem VDN-Prinzip

Wer in einem Unternehmen tätig ist, viele Termine und zahlreiche Aufgaben zu erledigen hat, der braucht eine gute Organisation. Vor allem, wenn es um die Delegation von Aufgaben an andere Mitarbeiter geht, kann das VDN Prinzip sehr hilfreich sein. VDN steht für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Richtig delegieren – So geht’s!

1. Die Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist alles. Als Beispiel kann ein anstehendes Meeting dienen. Das fängt bei der Sitzordnung an und erstreckt sich bis in thematische Details. Steht beispielsweise ein wichtiges Meeting zu einem bestimmten Themenkomplex bevor, sollte man sich zunächst einen detaillierten Ablaufplan sowie eine Tagesordnung zurechtlegen. Zudem ist es notwendig, die zu besprechenden Themen durchzugehen, wichtige Aspekte zu notieren und eventuell auftauchende Fragen schon im Vorfeld zu bedenken. Auch die Delegation einzelner Aufgaben sollte man sich vorher überlegen. Welcher Kollege könnte beispielsweise ein vorzustellendes Produkt präsentieren bzw. diesen oder jenen thematischen Block übernehmen.

2. Die Durchführung

Bei der Durchführung eines Meetings muss man nicht alles selbst machen. Als Einladender sollte man vor allem alles im Blick haben, sich auf die anderen Teilnehmer einstellen und aufmerksam zuhören, denn es geht für den Gastgeber in erster Linie darum, das Anliegen zu verstehen, das an sie herangetragen wird. Auch wenn einzelne Aufgaben delegiert sind, ist es ihre Aufgabe, den großen Überblick zu behalten und notfalls einzugreifen. Beim Delegieren nach dem VDN Prinzip kommt es lediglich darauf an, jederzeit Herr der Lage zu bleiben. Deshalb ist auch die eigene Vorbereitung so eminent wichtig und die Delegation von Aufgaben entbindet nicht davon, sich selbst Gedanken über das bevorstehende Meeting und seinen Inhalt zu machen.

3. Die Nachbereitung

Auch die Nachbereitung ist wichtig, denn sie vervollständigt das VDN Prinzip und gewährt einen Einblick, was gut war und welche Punkte man bei einem nächsten Termin besser machen kann. Gut ist es daher, wenn sie sich während des Meetings einige Notizen über den Verlauf gemacht haben. Sie könnten dann die Grundlage der abzuhaltenden Nachbearbeitung sein. Auch für die Mitarbeiter, an die sie Aufgaben delegiert hatten, ist ein solcher Termin hilfreich, dient er doch dazu, die eigene Arbeit kritisch zu betrachten und gegebenenfalls zu optimieren.

Der Ton macht die Musik
Um die Mitarbeiter, die mit Aufgaben betraut waren, weiter zu motivieren, sollte die Nachbearbeitung im Plenum stets in wohlwollendem und anerkennendem Ton verlaufen. Der beste Zeitpunkt für eine solche Nachbearbeitung ist direkt nach dem Meeting, weil jeder Mitarbeiter die Einzelheiten noch präsent hat. Man kann eine solche Nachbesprechung aber auch auf einen späteren Termin legen. Hier besteht allerdings die Gefahr, dass sowohl sie selbst als auch ihre Mitarbeiter sich schon wieder mit ganz anderen Aufgaben befassen und vieles bereits vergessen haben. Je zeitnaher eine Nachbesprechung ist, desto effektiver ist sie auch.

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