Digitale Notizbücher – 7 Ideen für optimale Struktur

Wer seine Notizen auf Zetteln vermerkt, wird schnell an seine organisatorischen Grenzen kommen. Besseren Überblick behält man mit digitalen Notizbüchern.

Digitale Notizbücher erleichtern den Büroalltag, allerdings nur, wenn das Notizbuch optimal strukturiert wird. Die Übersicht zu behalten ist nicht immer leicht, kann jedoch durch sieben einfache Strukturen aufrecht gehalten werden. Die Inhalte lassen sich in jedem digitalen Notizbuch mit mehreren Ablageebenen übersichtlich anordnen.

Welche Ablageebenen besonders sinnvoll sind, damit die Arbeit mit OneNote und ähnlich strukturierten digitalen Notizbüchern wirklich Spaß macht, verraten wir Ihnen nun.

Die Grundlagen – verschiedene Ablageebenen

Digitale Notizbücher wie OneNote von Microsoft sind hauptsächlich in Notizbücher, Seiten und Abschnitte gegliedert. Diese grundlegenden Elemente geben den Unterlagen und Notizen Struktur. Besonders praktisch für den Nutzer, die einzelnen Ablageebenen ähneln auch optisch den üblichen Ablagesystemen wie Ordner oder Hängeregistratur.

Die Notizbücher

Notizbücher stellen die obere Ebene der Ablage dar, fungieren quasi als kompakter Ordner, der mit Trennregistern bestückt wird, um die Notizen besser auseinander zu halten und auffinden zu können. In der digitalen Version wird die Funktion der Trennregister von den Abschnitten übernommen. Die einzelnen Blätter, die sich im Ordner wiederfinden, treten im digitalen Notizbuch in Form von Seiten und Unterseiten in Erscheinung.

➔ Tipp: Es lassen sich beliebig viele Notizbücher anlegen.

Abschnitte im digitalen Notizbuch

Die Inhalte des Notizbuches werden anhand von Abschnitten übersichtlich gemacht. Jedes digitale Notizbuch lässt sich in beliebig viele Abschnitte unterteilen. Damit der Nutzer bei den einzelnen Abschnitten die Übersicht behält, lassen sich diese zu einzelnen Abschnittsgruppen zusammenfassen, ähnlich wie ein Buch in verschiedene Kapitel unterteilt ist.

Alternativen zu OneNote:

Seiten und Unterseiten

Die Seite eines digitalen Notizbuches ist praktisch endlos lang. Damit Ihnen hierbei nicht die Übersicht fehlt, lassen sich einzelne Seiten auch als Unterseiten oder Unter-Unterseiten verwenden. Die Unterseiten können im Inhaltsverzeichnis eingeklappt werden.

7 Tipps für den perfekt strukturierten Büroalltag

Im Büroalltag warten die verschiedensten Aufgaben. Ganz gleich, was auch auf Ihrem Schreibtisch landet, es wird sich in eines der im Folgenden vorgestellten sieben Notizbücher eingruppieren lassen. Mit den nachfolgend beschriebenen sieben Notizbüchern sind Sie für alle Gegebenheiten gerüstet und können die entsprechenden Informationen ganz nach Bedarf auf Seiten und Unterseiten einfügen.

Um welche Unterteilungen handelt es sich?

• Projekte
• Termine
• Personal
• Vertrieb
• Meetings
• Wissen
• Team

1. Die Projektverwaltung

Ihre persönlichen Projekte und Aufgaben haben Sie bislang in Outlook verwaltet? Das Programm bietet sich dafür geradezu an. Der Bereich für die eigenen Notizen ist jedoch eher beschränkt. Daher ist es von Vorteil, umfangreichere Projekte in das digitale Notizbuch zu verschieben. Der Bereich “Projekte” lässt sich dann wiederum in einzelne Abschnitte unterteilen, so dass jedes Projekt einzelne Seiten und Unterseiten innerhalb des digitalen Notizbuches erhält.

2. Die Terminorganisation

Auch die Terminplanung geht Ihnen mit Outlook gut von der Hand? Dagegen ist sicher nichts einzuwenden, denn Outlook ist mit seinem integrierten Kalendarium gut geeignet für eine effiziente Terminverwaltung. Nicht selten sind Termine jedoch mit einer aufwendigen Recherche und Dokumentation verbunden. Das Notizbuch “Termine” hilft Ihnen dabei, die Übersicht zu behalten. Während jeder Termin einen eigenen Abschnitt zugewiesen bekommt, werden die einzelnen Punkte wie Anreise, Verpflegung, Programm usw. auf einzelne Unterseiten verteilt.

➔ Tipp: Versehen Sie die einzelnen Unterseiten mit dem Datum des jeweiligen Termins, lassen sie sich am besten sortieren und im Auge behalten.

3. Die Personalerfassung

Personalthemen lassen sich am besten strukturieren und zuordnen, indem jeder Beschäftigte in diesem Notizbuch seine eigene Unterseite erhält. Vergessen Sie auch Ihre eigene Unterseite nicht!

Personengebundene Themen können so schnell zugeordnet und auch wieder aufgefunden werden. Die Protokolle von Mitarbeitergesprächen oder die einzelnen Stellenbeschreibungen lassen sich bequem in die jeweiligen Unterseite hineinkopieren. Handelt es sich um sensible Daten, können die einzelnen Unterseiten auch durch ein Passwort geschützt werden.

4. Die Vertriebsaufgaben

Im Notizbuch “Vertrieb” landen die Dokumentationen aller offenen Anfragen. Für jeden Auftrag wird auch hier ein eigener Abschnitt festgelegt. Dort werden alle wichtigen Stichpunkte und Hinweise auf das jeweilige Unternehmen und der aktuelle Stand der Kommunikation festgehalten. Unter diesem Titel führen Sie nur offene Anfragen. Ist ein Auftrag erteilt oder kommt das Geschäft nicht zu Stande, wird der Abschnitt verschoben, bzw. gelöscht.

5. Die Meetings

Die Organisation der Meetings erfolgt zweigeteilt. Alle Besprechungen, die sich einem unter Punkt 1 geführten Projekt zuordnen lassen, werden auch dort dokumentiert. Dieses Notizbuch wird für projektübergreifende Meetings angelegt, also für Besprechungen der Geschäftsleitung oder Abteilungsbesprechungen, deren Inhalte sich nicht einem konkreten Projekt zuordnen lassen. Meist kommt bei diesen allgemeinen Besprechungen eine ganze Reihe an unterschiedlichen Themen auf den Tisch und genau hierfür ist dieses Notizbuch gedacht.

6. Der Wissensfundus

Sie können nicht alles im Kopf haben, eine ganze Reihe an Informationen und Anleitungen für den Büroalltag wird Ihnen mit Sicherheit zur Verfügung stehen. Doch können Sie auch zeitnah darauf zurückgreifen oder verliert sich manches in der Zettelflut auf und in Ihrem Schreibtisch? In diesem Notizbuch legen Sie sich Ihren ganz persönlichen Wissensschatz an. Anleitungen für Computer und Drucker können ebenso dazu gehören wie diverse Arbeitsbeschreibungen oder die Zugangsdaten für Webseiten und Konten.

➔ Tipp: Entfernen Sie regelmäßig veraltete Informationen, dann bleibt Ihr digitales Notizbuch aufgeräumt und übersichtlich.

7. Die Teamarbeit

Dieses Notizbuch steht dem kompletten Team zur Verfügung. Hier werden gemeinsame Projekte verwaltet. Jedes Mitglied notiert seine Mitteilungen und Informationen. Diese werden als “ungelesen” markiert, damit sie ins Auge fallen und jeder die Information auch wirklich zeitnah abruft. Einmal eingetragen, werden die Informationen dem gesamten Team zugänglich gemacht. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und es muss nicht mehr jedes Teammitglied per Email oder Telefon einzeln informiert werden.

So verwalten Sie alle Notizen effizient

Der Notizzettel liegt immer in Reichweite, denn es vergeht eigentlich kein Arbeitstag, an dem Sie sich Notizen machen? Schnell kann dabei ein unübersichtlicher Wirrwarr an Informationen entstehen. Deshalb ist es wichtig, wirklich jeden Tag mit dem Digitalen Notizbuch zu arbeiten und die Notizen in die vorgegebenen Notizbücher einzuordnen. Dann wissen Sie immer, wo sich jede einzelne Notiz finden lässt und es beginnt nicht das oft aussichtslose Suchen an diversen Orten.

Damit Sie sich Notizen zukünftig mit System machen, hilft es, sich verschiedenfarbige Notizzettel bereitzulegen. Jedes Digitale Notizbuch bekommt eine Farbe zugeordnet. So gehen keine Notizen und Informationen mehr verloren und jede Information landet automatisch im dafür vorgesehenen Notizbuch.

➔ Tipp: Nummerieren Sie die farbigen Notizzettel entsprechend dem ihnen zugewiesenen Notizbuch mit 1 bis 7.