Damit Sie in Ihrem Büro effektiv arbeiten können, benötigen Sie eine gewisse Grundausstattung. Haben Sie an alles gedacht? Meine Checkliste hilft!
Ob Sie nun im Homeoffice arbeiten oder täglich den Gang ins Büro antreten, wenn der Arbeitsplatz nicht optimal eingerichtet ist, leidet Ihre Produktivität. Nur wer sich im Job wohlfühlt, kann Leistung bringen. Ein einfaches Prinzip, dass Sie beherzigen sollten.
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Wie richte ich mein Büro ein?
Gerade Existenzgründer stehen vor der Frage, wie richte ich mein Büro ein? Was brauche ich zuallererst, was kann noch warten? Meist ist es eine Frage des Geldes, die solche Überlegungen aufwirft. Sparen, besonders in der Gründungsphase, ist in Ordnung, allerdings sollte eine gewisse Grundausstattung vorhanden sein. Wer anfängt, sein Büro nur provisorisch einzurichten, nimmt sich in den seltensten Fällen die Zeit, es später aufzupeppen.
Deshalb mein Tipp: Besser von Anfang an auf eine optimale Grundausstattung im Büro achten, damit Sie effektiv arbeiten können und vor potenziellen Kunden auch eine gewisse Repräsentanz wahren.
Hinweis: Am Ende des Beitrages werde ich Ihnen eine kostenlose Checkliste zum Download bereitstellen.
Passende Büromöbel
Ich denke, darüber muss man nicht diskutieren, wer ein Büro einrichten will, braucht Möbel. Zur Grundausstattung gehören der Schreibtisch, mindestens ein Stuhl und Schränke / Regale zur Ablage.
Achten Sie sowohl beim Schreibtisch als auch beim Bürostuhl darauf, dass diese ergonomisch sind. Die richtige Tischhöhe und Sitzposition entscheidet darüber, ob Sie abends wehleidig aus dem Büro gehen. Vor dem Schreibtischkauf ist unter anderem zu beachten, dass die Rückengesundheit optimiert wird.
Beim Bürostuhl sind ähnliche Kriterien wichtig, wenn nicht sogar noch wichtiger. Der Bürostuhl muss höhenverstellbar sein und zur Körperstatur passen. Die Checkliste auf www.ergonomie-katalog.com fasst alle relevanten Anforderungen zusammen.
Schränke und Regale fürs Büro müssen zu Ihren persönlichen Anforderungen passen. Das heißt, wer mit Waren handelt, benötigt mehr Ablagefläche, zum Beispiel für Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen. Arbeiten Sie überwiegend online, muss der Schrank nicht ganz so groß ausfallen. In jedem Fall gehört ein Papierkorb ins Büro!
Technik & Zubehör
Eines der wichtigsten Utensilien im Büroalltag ist der Computer. Ob Tower oder Laptop entscheidet der persönliche Geschmack. Wenn Sie dienstlich viel unterwegs sind, oder Lieferanten und Kunden besuchen, empfiehlt sich immer ein Laptop. So haben Sie alle relevanten Daten stets präsent.
Dass ein Telefon in jedes Büro gehört, versteht sich von selbst, oder?
Kleiner Tipp: Auch wenn das Telefon mit Schnur immer noch beliebt ist, ein schnurloser Apparat gibt Ihnen einfach mehr Bewegungsfreiheit, wenn Sie zum Beispiel während eines Telefonates nach einer bestimmten Akte suchen müssen.
Drucker, Scanner und Kopierer gibt es heute schon als platzsparende Multifunktionsgeräte. Ich selbst nutze solch ein Gerät seit Jahren und bin höchst zufrieden. Vergessen Sie beim Einrichten des Büros nicht, dass sämtliche technischen Geräte entsprechende Kabel benötigen.
Büromaterial Grundausstattung
Nicht zu unterschätzen ist diverser Kleinkram, von dem man erst beim Arbeiten merkt, wie wichtig er ist. Gemeint sind Kleinst-Büromaterialien, die der Ordnung halber in der Schreibtischschublade aufbewahrt werden. Dazu zählen Büroklammern, Locher, Radiergummi, Bleianspitzer, Textmarker und Ersatzheftklammern.
Beim Streben nach einem papierlosen Büro ist es essenziell, sich der praktischen Aspekte des Büroalltags bewusst zu sein. Die Digitalisierung und der zunehmende Einsatz elektronischer Dokumente ermöglichen zwar, den Papierverbrauch signifikant zu reduzieren, jedoch stößt man in der Praxis immer noch auf Situationen, in denen ein vollständiger Verzicht auf Papier nicht umsetzbar ist.
Dies kann von der Notwendigkeit offizieller Dokumente mit handschriftlichen Unterschriften bis hin zu Informationsmaterialien für Besprechungen reichen. Daher vergessen Sie nicht, dass Ihr Kopierer und Drucker Papier benötigt um zu arbeiten und auch immer eine Packung Briefumschläge (Versandtaschen) inklusive Briefmarken vorhanden sein muss.
Griffbereit auf dem Schreibtisch
Damit der Arbeitsablauf nicht durch langes Suchen unterbrochen wird, gehören einige Büroutensilien gut sichtbar auf den Schreibtisch. Kugelschreiber, Fineliner und andere Stifte bewahren Sie am besten in einem Stifthalter auf. Die praktischen Boxen gibt es für wenig Geld im Schreibwarenhandel oder online unter dem Begriff Köcher zu erwerben.
Notizzettel werden immer benötigt, eine kleine Box platzieren Sie am besten direkt neben dem Telefon. Auch wenn im Computer ein Rechner integriert ist, legen Sie sich einen Taschenrechner bereit. Welches Ergebnis Sie auch immer brauchen, Zahlen lassen sich hier schneller eintippen.
Ein Firmenstempel sollte direkt zur Geschäftseröffnung vorhanden sein. Auch wenn die meiste geschäftliche Kommunikation heute per E-Mail abläuft, ist der klassische Stempel unverzichtbar. Wichtige Vertragsunterlagen und Amtsschreiben benötigen neben der Unterschrift immer den Stempel des Unternehmens. Auf www.stempelservice.de finden Sie eine große Auswahl aller bürorelevanten Stempel, die nach Ihren Wünschen individualisierbar sind. Denken Sie auch an einen Datumsstempel, wichtig zur Kontrolle des Posteingangs.
Im Laufe der Zeit wird sicher immer mehr Büroausstattung hinzukommen. Mit den hier aufgeführten Arbeitsgeräten und -materialien haben Sie auf jeden Fall eine gute Grundausstattung.
Mein Service für Sie zum Ausdrucken:
Auf der Liste können Sie jeden einzelnen Punkt Ihrer Grundausstattung abhaken und so effizient in ihrem gut ausgestattetem Arbeitsumfeld starten.
Die Büroeinrichtung ist sehr wichtig um ein atmosphärisches Gefühl zu gewährleisten. Dies fördert wiederum die effektiv, sowie Sie sagen. Die richtigen Büromaterialien sollten natürlich auch stets vorhanden sein, um den Arbeitsbetrieb nicht ins Stocken zu bringen.