Empfangsbereich gestalten – Tipps für Tresen, Sitzecke und Deko

Der Empfangsbereich vermittelt Kunden und Besuchern den ersten Eindruck, den man nicht mehr rückgängig machen kann. Deshalb ist die Gestaltung so wichtig.

Empfangsbereich gestalten
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Der erste Eindruck zählt – das gilt auch für Unternehmen, die ihre Kunden und potentiell künftigen Mitarbeiter im Empfangsbereich willkommen heißen. Hier wird nicht selten schon entschieden, wie sich potentielle Geschäftsbeziehungen entwickeln und ob weitere Kontakte geknüpft werden – denn der erste Eindruck lässt uns Menschen unterbewusst innerhalb weniger Sekunden Entscheidungen treffen, die mit dem Gegenüber zu tun haben. Möchte man den Gast überzeugen, gilt es also, einen positiven ersten Eindruck zu vermitteln. Dies funktioniert am besten mit einem beeindruckenden, freundlichen und einladenden Empfangsbereich, der seriös, aber auch geschmackvoll und modern erscheint. Was zum Empfangsbereich gehört und wie dieser bestenfalls gestaltet wird, lässt sich nachfolgend nachlesen.

Was gehört zum Empfangsbereich – und wieso?

Möchten Sie wissen, was in einem Empfangsbereich auf keinen Fall fehlen darf, sollten Sie sich zuerst darüber Gedanken machen, welchen Zweck der Empfangsbereich hat. So dient dieser dazu, Kunden und Gäste zu begrüßen, deren Wünsche und Bedürfnisse entgegenzunehmen und mit ihnen Anliegen zu klären. Dazu werden nicht nur Mitarbeiter benötigt, sondern auch Kommunikationswege in das Firmeninnere. Ebenso kann es sein, dass ein Gast warten muss, bis sein Anliegen geklärt werden kann – also muss der Empfangsbereich neben einer Theke als Informationszentrale auch eine Sitzecke bieten.

Bestenfalls ist in den Empfangsbereich auch ein Raum für zwischengeschobene, kurze Besprechungen integriert, der einfach ersichtlich ist und im Notfall genutzt werden kann, um Wichtiges sofort zu klären. Allgemein gilt aber: Um den Gast zu betreuen und als Mittelsmann zwischen Unternehmen und Außenwelt dienen zu können, benötigt es einer Theke, einen angenehmen Sitzbereich und kompetente Mitarbeiter, deren Arbeitsplatz in den Tresen integriert ist. Denn hier müssen nicht nur Gäste empfangen, sondern auch Anrufe entgegengenommen, Nachrichten weitergeleitet und Mitarbeiter des Unternehmens kontaktiert werden können. Diese Aufgaben muss ein Empfangsbereich also mit Hilfe von Theke und Sitzgelegenheit erfüllen:

  • Raum für den Gast und dessen Anliegen bieten
  • Mitarbeitern einen ergonomischen Arbeitsplatz bieten
  • Einladend wirken und dadurch einen dem Unternehmen entsprechenden Eindruck vermitteln
  • Unternehmensinterna mit der Außenwelt verbinden
  • eine Sitzgelegenheit zum Überbrücken von Wartezeiten liefern
  • professionell wirken, ohne kühl und abschreckend zu sein

Gestaltung des Empfangsbereiches – welcher Eindruck soll vermittelt werden?

Bevor man an die eigentliche Gestaltung des Empfangsbereiches gehen und Möbelstücke wie den Tresen aussuchen kann, sollte man sich darüber Gedanken machen, welchen ersten Eindruck man als Unternehmen Gästen und künftigen Geschäftspartnern vermitteln möchte. Auch stellt der Empfangsbereich einen Eindruck der Kompetenz des Unternehmens dar, was man beim Auswählen der Stücke unbedingt in den Vordergrund stellen sollte. Generell möchten Unternehmen mit ihrem Empfangsbereich diese Werte vermitteln:

  • hohe Kompetenz
  • Seriosität
  • Zielstrebigkeit

  • Fachwissen
  • Kreativität
  • Disziplin


Hat man sich für die zu vermittelnden Werte entschieden, gilt es, diese durch die passenden Möbel und eine gute Gestaltung des Empfangsbereiches umzusetzen.

Eine hohe Kompetenz, Seriosität und Zielstrebigkeit lassen sich gut durch einen eindrucksvollen, leicht extravaganten und nicht zu aufdringlichen Tresen repräsentieren, der gut beleuchtet ist und damit einladend wirkt. Kreativität lässt sich vermitteln, indem Wanddekorationen und Einrichtungselemente das Bewusstsein des Unternehmens widerspiegeln, aber auch ein cleveres und modernes Design mitbringen.

Alles in Allem sollte der Empfangsbereich nicht nur herzlich und offen, sondern vor allem einladend und komfortabel erscheinen, um Kunden mit einem guten Gefühl verweilen zu lassen. Die Sitzecke lassen Sie am besten recht offen erscheinen, um das Warten angenehm zu gestalten und den Blick auf alle Winkel des Empfangsbereiches zu ermöglichen, sodass sich Mitarbeiter auch leicht ausmachen und ansprechen lassen. Disziplin wird vor allem durch Ordnung repräsentiert, weshalb ein Empfangsbereich auch eher minimalistisch gestaltet werden sollte. Ein überfüllter Raum schafft optische Unordnung und sorgt dafür, dass man sich nicht wohlfühlt.

Absolutes No-Go im Empfangsbereich

Es gibt vieles, das Gäste und Geschäftspartner im Empfangsbereich schnell abschrecken kann und daher vermieden werden sollte. Eine abgenutzte Theke als Informationsempfang beispielsweise, an welcher sich Kratzer, abgelöste Farben oder gar beschädigte Schriftzüge entdecken lassen, ist ein absolutes No-Go im Empfangsbereich. Dies würde nämlich den Eindruck vermitteln, dass das Unternehmen achtlos mit Dingen umgeht, auf deren Erhalt keinen Wert legt und Ordnung und Disziplin nicht vertreten werden. Herrscht im Empfangsbereich Unordnung, beispielsweise durch Postpakete, die wahllos abgestellt wurden oder Unnützes, das im Weg ist, wird der selbe Eindruck vermittelt.

Auch die Organisation der Mitarbeiter sollte stimmen: Wird man unfreundlich begrüßt, kann der Mitarbeiter durch einen chaotischen Arbeitsplatz Informationen nicht finden oder liefern und Ansprechpartner durch fehlende Mittel nur schwer erreichen, wird das Unternehmen als Partner oft ausgeschlossen. Die Sitzgelegenheit wiederum darf ebenfalls nicht abgenutzt und lieblos wirken, oder gar mit Unnötigem überfüllt sein, sondern muss die Wartezeit komfortabel gestalten.

Den Empfangsbereich rundum durchdacht planen und aufstellen

Empfangsbereich planen
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Möchten Sie Ihr Unternehmen durch den Empfangsbereich stilvoll repräsentieren, können Sie Ihre Ideen mit Einrichtungsprofis diskutieren und deren Designs umsetzen lassen. Natürlich ist auch eine gute Idee, seine eigene Kreativität fließen zu lassen, um dem Unternehmen eine sehr persönliche Note zu geben. Dafür sollte es zunächst an das Auswählen der Böden und Wandfarben gehen, die hell und freundlich ausfallen und einander bestenfalls komplementieren sollen. Gerne darf auch mit Kontrasten gearbeitet werden, die sich anschließend durch die richtige Beleuchtung in Szene setzen lassen.

 Der Empfangstresen – Anlaufstelle Nummer 1

Nun muss ein passender, repräsentativer Tresen ausgesucht werden, der den Mitarbeitern am Empfang als Arbeitsplatz, aber auch als Anlaufstelle für Gäste und Kunden dient. Die Fläche des Tresens darf dabei ruhig viel Platz bieten, damit Kunden ihre Anliegen offenlegen und Informationen erhalten, sowie durchgehen können. Arbeitsgeräte wie der Computer sollten dabei von der Theke ummantelt werden, sodass Gäste diese nicht einsehen können, den Mitarbeitern aber auch viel Platz zum Arbeiten bleibt. Terminkalender, Papiere und Dokumente sollten an der Mitarbeiter-Seite ordentlich und zahlreich verstaut werden können, sodass sie optisch keine Unordnung schaffen.

Freundlicher und einladender wird diese Fläche mit Hilfe einer seitlich platzierten Pflanze gestaltet, oder alternativ von frisch geschnittenen Blumen, die wöchentlich ausgetauscht werden müssen!. Hierbei ist zu beachten, dass diese den Kommunikationsweg zwischen Gast und Mitarbeiter nicht stören, aber auch nicht zu aufdringlich und ausladend aufgestellt werden. Zu viele Pflanzen machen einen schlechten Eindruck, da sie keine klare Fläche offenlassen.

Komplementär zum Tresen wird eine passende Sitzgelegenheit – entweder gegenüber oder schräg gegenüber des Tresen geboten – die minimalistisch, aber edel erscheint. Schlichte und hochwertige Materialien in zurückhaltenden Farben kommen gut an, übertriebene Verzierungen und Verspieltheiten sollten lieber vermieden werden. Komfort steht an oberster Stelle, aber es sollte auch nicht zu komfortabel sein – schließlich geht es um Geschäftliches.

Sind alle wesentlichen Möbelstücke aufgestellt, kann der letzte Schliff durch Dekorationen erbracht werden. Gemälde im passenden Stil zum Unternehmen regen zum Denken an, vermitteln aber auch einen Sinn für Kunst und Kultur. Zu viele Werbeplakate stören in der Regel, wenige Informationsquellen sind aber durchaus angebracht. Dekorationen dürfen auch sehr edel ausfallen und lassen sich gut nutzen, um den Empfangsbereich immer wieder in ein neues Licht zu rücken und um letztendlich spannend zu bleiben.

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