Ordnung im Büro schaffen – So funktioniert’s nicht nur auf dem Schreibtisch

Nur wer am Arbeitsplatz Ordnung hält, hat den Kopf frei für effektives Arbeiten. Ich zeige Ihnen, wie Sie Struktur im Büro schaffen.

Jeder Büromitarbeiter kennt die Situation: Je größer der Stress, desto größer das Chaos im Büro. Für große Aufräumarbeiten bleibt dann oftmals wenig Zeit und die eigentlich geplante Ordnung im Büro bleibt auf der Strecke.

Ist der Schreibtisch dann doch endlich entrümpelt, steht schon die nächste Aufgabe bevor, denn nun muss die neugewonnene Ordnung auch beibehalten werden. Eine Hürde, die nicht bewältigt werden kann? Mit dem richtigen Ordnungssystem schon!

Warum ist Ordnung am Arbeitsplatz so wichtig?

Es gilt als bewiesen, dass Menschen, die an einem ordentlichen Arbeitsplatz arbeiten, nicht nur schneller arbeiten können, sondern auch eine bessere Qualität ihrer Arbeit abliefern. Experten gehen sogar so weit, zu sagen, dass unordentliche Menschen schlechtere Karrierechancen haben. Generell ist es aber auch für den Arbeitenden selbst eine Belastung, an einem unaufgeräumten Schreibtisch zu arbeiten.

Ordnung schaffen – Schritt für Schritt

Wem die Zeit bzw. Lust für eine große Aufräumaktion am Arbeitsplatz fehlt, der sollte Schritt für Schritt vorgehen. Vergessen Sie nicht, dass Ordnung im Büro sich nicht nur auf den Schreibtisch beschränkt. Auch wenn dies Ihr Hauptarbeitsplatz ist, muss das restliche Arbeitsumfeld ebenfalls gut strukturiert sein.

➡️ Schritt 1: angenehme Arbeitsbedingungen schaffen

Stolperfallen auf dem Weg zum Kopierer oder traurig vor sich hin dümpelnde Grünpflanzen machen jede konstruktive Arbeitsatmosphäre zunichte. Schaffen Sie sich ein Arbeitsklima, bei dem Sie sich persönlich am wohlsten fühlen.

• Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit zur Blumenpflege. Das gibt Ihnen Spielraum, einmal durchzuatmen und die Gedanken neu zu sortieren (hilft bei schwierigen Aufgaben).
• Schaffen Sie kurze Wege, zum Beispiel zum Aktenschrank. Damit vermeiden Sie, dass Unterlagen erst „zwischengelagert“ werden und so unnötige Aktenberge entstehen.
• Achten Sie auf gute Arbeitsmaterialien. Zehn Kugelschreiber, von denen nur noch fünf schreiben, braucht niemand!

➡️ Schritt 2: Angriff auf den Schreibtisch

Jeden Tag eine Schublade aufräumen, anschließend die Schreibtischfläche, dann das Postfach. So benötigen Sie nur 15 Minuten pro Tag, doch der Arbeitsplatz wird kontinuierlich sauberer und aufgeräumter. Dokumente sollten dabei in verschiedene Ablagen sortiert werden. In eine Ablage kommen die Dokumente, die nicht mehr benötigt werden. Sie kommen anschließend oder direkt in den Papierkorb. Aber Achtung, bevor die Dokumente entsorgt werden, immer folgende Fragen stellen:

1. Werden die Dokumente wirklich nicht mehr benötigt?
2. Gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, die eingehalten werden muss?
3. Enthält das Dokument vertrauliche Angaben und sollte deshalb besser geschreddert werden?

Ein weiterer Stapel wird für alle Dokumente reserviert, die noch abgearbeitet werden müssen. Handelt es sich dabei um kurze Aufgaben, wie beispielsweise Kopieren, erledigen Sie es sofort! Auf eine weitere Ablage kommen alle Dokumente, die bereits bearbeitet sind und nun nicht mehr benötigt werden. Diese werden anschließend in einem Ordner abgeheftet. Der letzte Stapel enthält sämtliche Papiere, die an Kollegen weitergegeben werden müssen.

➡️ Schritt 3: Ordnung im Arbeitsalltag halten

Ist der Arbeitsplatz entrümpelt, ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass es auch so bleibt. Das funktioniert am einfachsten, indem Sie das oben beschriebene Ablagesystem Tag für Tag beibehalten. Unübersichtliche Papierstapel werden so schon im Keim erstickt.

Kleinkram gehört nicht auf den Schreibtisch

Eine weitere Regel legen Sie bezüglich des Büromaterials fest: Tacker, Textmarker oder Notizblock werden ausschließlich in der Schreibtischschublade aufbewahrt. Mit nur einem Griff haben Sie das gewünschte Büromaterial zur Hand und ihre Schreibtischfläche bleibt übersichtlich aufgeräumt.

Ordnerstrukturen aufbauen

Abgelegte Dokumente gehören, systematisch sortiert, in thematisch angelegte Ordner. Auch innerhalb eines Ordners sollte Ordnung herrschen, damit Dokumente möglichst schnell einsortiert, aber auch schnell wieder gefunden werden können. Dafür verwenden Sie am besten Etiketten in verschiedenen Farben. Diese können mit einem Thermodrucker selbst ausgedruckt werden. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie beispielsweise bei Tonerpartner.

Eine Idee, die in Deutschland nur selten umgesetzt wird, ist das System des mobilen Arbeitsplatzes. Hier erhält jeder Mitarbeiter seinen eigenen Rollcontainer, in dem er seine persönlichen Arbeitsutensilien verstauen kann. Jeder Mitarbeiter fährt nun jeden Tag an einen anderen Arbeitsplatz. So halten fast alle Mitarbeiter automatisch ihren Arbeitsplatz sauber. Doch der Plan hat Lücken. Denn die meisten Angestellten wünschen sich einen persönlichen Arbeitsplatz, an dem sie Bilder der Familie oder ihre Lieblingspflanze aufstellen können. Einen Versuch bei der Ordnungsbewältigung ist diese Idee aber allemal Wert.