5S-Kaizen Methode: Mit strukturierter Ordnung effizienter arbeiten

5S-Kaizen ist eine Methode, um im Büro Zeit zu sparen, den Überblick und die Ordnung zu behalten sowie Aufgaben effektiv zu erledigen. Wie diese Technik genau funktioniert, erfahren Sie hier.

5S-Kaizen Methode
Effizienter arbeiten dank der 5S-Kaizen Methode – © Volker Witt / stock.adobe.com
Sie kennen es vermutlich: Gesucht werden die Unterlagen für das bevorstehende Meeting. Doch wo sind die jetzt schon wieder? Irgendwo zwischen Notizen und Akten werden Sie nach ein paar Minuten und einer kleinen Räumungsaktion aller Schubladen tatsächlich fündig. Während Sie die Zettel befreien, ärgern Sie sich über die fehlende Zeit zum Aufräumen. Doch seien wir mal ehrlich: Die krampfhafte Suche nach wichtigen Unterlagen kostet Sie tagtäglich neben wertvoller Zeit auch Energie und Nerven. Das Chaos auf dem Schreibtisch zieht die Effizienz Ihrer Arbeit erheblich in Mitleidenschaft. Eigentlich müssten an dieser Stelle Ordnung und Struktur her, die bekanntlich das A und O für effektives Arbeiten bilden.

Doch dem mag manch einer vielleicht widersprechen! Immerhin war auch Albert Einstein bekannt für seinen unordentlichen Schreibtisch. Nach kritischen Bemerkungen zu seiner Arbeitsweise, soll er mit folgendem Zitat gekontert haben: „Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was sagt dann ein leerer Schreibtisch über den Menschen, der ihn benutzt aus?”. Klingt schlagfertig, lässt sich aber auch diskutieren: Denn im Büroalltag verbinden Sie den vollen Schreibtisch nicht mit Ihrem herausragenden Intellekt, sondern vielmehr mit Kopfzerbrechen und Stress. Fehlende Konzentration und Effizienz sollten schnellstmöglich durch Struktur ersetzt werden – aber wie? Einmal alles aufräumen bringt nicht viel, wenn es nach einer Woche wieder genauso aussieht wie vorher. Es muss also eine andere Herangehensweise her, eine die sich als ständiger Prozess in den Arbeitsalltag integrieren lässt.

Wie funktioniert die 5S-Kaizen-Methode?

Diese Methode setzt auf einen durchgängigen Verbesserungsprozess und bringt mit dem 5S-Ansatz gleich einen Leitfaden für die praktische Umsetzung mit. Die 5S stehen hier für die fünf japanische Begriffe Seiri (= Aussortieren), Seiton (= Systematisieren), Seiso (= Säubern), Seiketsu (= Standardisieren) und Shitsuke (= Selbstdisziplin) – die zeitgleich die Etappen beschreiben. Diese Methode lässt sich einfach und praktisch in den Büroalltag integrieren und ebnet somit Ihren Weg zu mehr Effizienz durch Ordnung.

1. Seiri: (Aus-) Sortieren als Basis

5S-Kaizen Methode: Sortieren
Sortieren Sie rigoros aus, was Sie nicht mehr benötigen – © pressmaster / stock.adobe.com
Der erste Schritt ist bekanntlich der schwerste! Jetzt gilt, dass Sie das Problem an der Wurzel packen und sich aus dem Chaos lösen. Hierfür sortieren Sie den kompletten Schreibtisch, Regale, Schränke und Schubladen aus. So erhalten Sie einen Überblick über das Chaos und können dieses strategisch auflösen. Arbeiten Sie sich von Bereich zu Bereich vor und behalten Sie nur notwendige Objekte. Was nicht mehr benötigt wird, kommt weg – so einfach. Vertagen Sie die Entscheidung über den Status der Dinge nicht, sondern schaffen Sie in diesem Schritt eine geeignete Grundlage für die nächsten Schritte.

Das Inventar und die Akten, welche benötigt und behalten werden, sortieren Sie in weitere Kategorien. Was muss in Griffnähe sein? Welche Gegenstände können aufbewahrt werden? Was hat im Büro eigentlich gar nichts zu suchen? Auf diese Weise entsteht bereits Struktur in Ihrem Büro.

2. Seiton: Struktur und ein System schaffen

Nachdem Sie ausgemistet haben, beinhaltet der nächste Schritt, dass alle übrig gebliebenen Gegenstände einen festgelegten Platz bekommen. Wählen Sie diese sorgsam: Was muss griffbereit und in der Nähe sein? Sie benötigen den Ordner mit den Kundendaten vielleicht zwei-, dreimal im Jahr? Dann darf er im obersten Regal verschwinden und muss nicht auf der Fensterbank gelagert werden. Auf Ihren Kalender sind sie ständig angewiesen, um alle Termine im Griff zu haben? Dann sollten Sie nicht lang danach suchen müssen und ihm einen festen Platz auf dem Schreibtisch einräumen.

Damit Sie diese Ordnung in Zukunft auch beibehalten, sollten Sie sich einen Überblick über Ihr neues System verschaffen. Bevor Sie also bei der nächsten Suche nach Akten ewig durch mehrere Ordner blättern müssen, investieren Sie etwas Zeit in die sorgfältige Rückenbeschriftung mithilfe von selbstklebenden Ordneretiketten. Zudem empfiehlt es sich, auch Schubläden, Regale, Ablagefächer und Hängemappen übersichtlich zu markieren. So tun Sie nicht nur sich selbst einen Gefallen, sondern erleichtern damit Kolleg:innen und neuen Mitarbeiter:innen die Orientierung.

3. Seiso: Der Ordnung folgt Sauberkeit

Durch die ersten zwei Etappen haben Sie bereits für Ordnung gesorgt. Doch nicht nur Chaos, sondern auch mangelnde Sauberkeit stören die Effizienz beim Arbeiten. Ein Kaffeefleck am Schreibtisch, unzählige Notizen am Bildschirm, benutztes Geschirr am Aktenschrank und Mappen auf der Fensterbank stören das Auge und rauben die Aufmerksamkeit. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie zusätzlich auch auf Sauberkeit im Büro achten. Sorgen Sie deswegen dafür, dass alle benötigten Arbeitsmittel stets funktionsfähig und einsatzbereit sein.

Niemand ändert sich von heute auf morgen, weshalb Sie sich auch bei Ordnung und Sauberkeit des Arbeitsplatzes an eine gewissen Regelmäßigkeit gewöhnen sollten. Dafür können Sie sich feste Zeiten zum Aufräumen, Reinigen und Kontrollieren Ihres Arbeitsplatzes sowie der benötigten Arbeitsmittel nehmen, wie beispielsweise vor dem Feierabend.

4. Seiketsu: Das neue System wird zum Standard

5S-Kaizen Methode: System beibehalten
Finden Sie für alles einen festen Platz – © Racle Fotodesign / stock.adobe.com
Der Unterschied zwischen der 5S-Kaizen-Methode und anderen Ordnungsmethoden ist, dass die 5S nicht für einen kurzen Putztag, sondern langfristig gelten. Nachdem Sie Struktur und Sauberkeit erzielt haben, müssen Sie das neue System nur noch beibehalten. Mit den ersten drei Schritten haben Sie hierfür die ideale Basis geschaffen. Denn nun hat alles seinen Platz und muss nach der Verwendung nur noch dorthin zurückwandern. Die Zeit und Nerven, die Sie bisher im Suchen investiert haben, können Sie nun zum effizienten Arbeiten nutzen.

Legen Sie Standards und Regeln für Ihre Ablage, Ihre Checklisten, Formulare und Verantwortlichkeiten fest. Damit niemand Ihr neues System stört, führen Sie alle Mitarbeiter:innen in dieses ein und sorgen Sie dafür, dass es auch eingehalten wird.

5. Shitsuke: Selbstdisziplin für langanhaltende Ordnung

Damit die 5S-Kaizen-Methode als Prozess gelingt, werden Kontinuität und damit Selbstdisziplin gefordert. Somit müssen Sie Ihr neues System strategisch beibehalten und dürfen daher nicht in alte Verhaltensmuster fallen. Immerhin sind Sie nicht auf der Suche nach kurzen Aufräumtipps, sondern wollen dauerhaft mehr Effizienz im Büroalltag erreichen. Der Vorteil an den 5S ist aber auch, dass hier ständige Optimierung im Fokus steht. So ist immer Platz für Veränderung und neue Ideen – diese müssen aber ins System integriert und ebenso erhalten werden.

Es ist also nicht sinnvoll, ineffektive Arbeitsprozesse zu standardisieren. Überdenken Sie daher immer wieder Ihre Vorgehensweise und bleiben Sie für Verbesserungen offen. Sollten Sie Möglichkeiten zur Verbesserung erkennen, nutzen Sie diese und pflegen Sie sie im Sinne der Optimierung in die 5S ein.

Fazit:

Denken Sie nicht lange nach – fangen Sie an! Sie haben sich entschieden Ihre Büroorganisation zu verbessern oder wollen Ihren Schreibtisch neu organisieren? Dann starten Sie mit Ihrer 5S-Kaizen-Kampagne! Dadurch schaffen Sie mehr Transparenz in Ihrem Unternehmen und bieten Mitarbeiter:innen mehr Eigenverantwortung im jeweiligen Bereich – und das sorgt für Effizienz!

Jede Methode bringt aber auch ganz klar Nachteile mit sich: So ist es zwingend notwendig, mit genügend Selbstdisziplin an die Sache heranzugehen, um die Kaizen-Denkweise nachhaltig in die Praxis umsetzen zu können. Die Vorteile der 5S-Kaizen-Methode sprechen allerdings für sich, denn die Methode lässt sich einfach erlernen und in den Büroalltag sowie auch im Homeoffice problemlos integrieren. Zudem eignet sich diese Herangehensweise ebenso, um Teilbereiche des Büroalltags effizienter zu gestalten, wie beispielsweise das eigene E-Mail-Postfach zu strukturieren oder Dokumente digital zu managen.